「採用から退職まで」のポジション管理データテンプレート

活動名とは、ポジション管理ライフサイクル内で行われる単一のステップまたはアクションを記述するものです。これらの活動はプロセスマップの構成要素を形成し、「ポジションリクエスト開始」、「予算承認済み」、または「ポジション終了」などの主要なイベントを表します。

分析のために、これらの活動を追跡することでプロセスフロー全体を可視化できます。これにより、イベントの順序を特定し、プロセスバリアントを発見し、「ポジションリクエスト手戻り要請」活動の繰り返しなどのボトルネックや手戻りループを特定するのに役立ちます。活動名の明確さと一貫性は、正確で理解しやすいプロセスモデルを構築するために不可欠です。

この属性は、プロセスマップの構築、ボトルネックの特定、およびポジションライフサイクルにおけるイベントの順序を理解するために不可欠です。

HRまたはポジション管理システム内のイベントログ、ステータス変更テーブル、またはトランザクションコードから生成されます。

イベントタイムは、活動が発生した正確な瞬間を記録するタイムスタンプです。これはプロセス全体の時系列的な文脈を提供し、イベントを正しく順序付けて、プロセスフローがどのように起こったかを再構築できるようにします。

このタイムスタンプは、すべての時間ベースの分析の基礎となります。活動間のサイクルタイムの計算、承認ステップの期間の特定、ポジション作成から充足までの全体的なリードタイムの測定に使用されます。正確なタイムスタンプは、「ポジション管理サイクルタイム」のようなダッシュボードや、「平均ポジション承認サイクルタイム」のようなKPIにとって不可欠です。

イベントを時系列順に並べ、サイクルタイムやリードタイムなどのすべての期間ベースのメトリックを計算するために不可欠です。

通常、ソースシステム内のシステムログ、トランザクションレコード、または文書作成日および変更日フィールドに記載されています。

ポジションIDは、各ポジションを一意に識別するために割り当てられる固有のキーです。これは、最初の申請から最終的なクローズまで、単一のポジションのライフサイクルに関連するすべての活動とイベントを結びつける中心的な役割を果たします。

プロセスマイニングでは、関連する活動を単一のプロセスインスタンスにグループ化するために、すべてのイベントログにケース識別子が必要です。ポジションIDをケースIDとして使用することで、アナリストは各ポジションの完全なエンドツーエンドのジャーニーを追跡できます。これにより、プロセスフローの可視化、個々のポジションのサイクルタイム計算、および一般的なパスや逸脱の特定が可能になります。

すべての関連活動を単一のプロセスインスタンスにグループ化するために不可欠であり、各ポジションのライフサイクルのエンドツーエンド分析を可能にします。

通常、ポジション管理または人事情報システム（HRIS）モジュールのヘッダーまたは主レコードに記載されています。

ソースシステム属性は、プロセスデータの発生元を識別します。多くの組織では、「採用から退職まで」のプロセスは、例えばポジション管理のための基幹人事システム（HRシステム）と採用のための応募者追跡システム（ATS）といった複数のアプリケーションにまたがっています。

異なるソースからのデータを組み合わせて統合されたプロセスビューを作成する場合、ソースシステムを特定することは非常に重要です。これにより、データ検証、統合問題のトラブルシューティング、および異なるシステムが全体プロセスにどのように貢献しているかを理解するのに役立ちます。これにより、システム間の引き継ぎで発生する遅延やデータ不一致が明らかになることがあります。

データ発生源に関するコンテキストを提供します。これはデータ検証や、複数の統合システムにまたがるプロセスの分析にとって不可欠です。

この情報は通常、データ抽出のメタデータで利用可能であるか、データ変換中に静的値として追加できます。

この属性は、データセットがソースシステムから最後に更新された日時を記録します。これは、分析対象データの鮮度と現状に関する重要なコンテキストを提供するメタデータフィールドです。

アナリストは、この情報を使用して、分析がカバーする期間を理解し、利用可能な最新データで作業していることを確認します。継続的なプロセスモニタリングの場合、最後の更新時刻を知ることは、ダッシュボードやKPIが現在の運用状況を反映しており、導き出された結論がタイムリーな情報に基づいていることを保証するために不可欠です。

アナリストにデータの適時性を通知し、分析が関連性があり、利用可能な最新情報に基づいていることを保証します。

このタイムスタンプは通常、データ抽出・変換（ETL）プロセス中に生成および保存されます。

コストセンターとは、ポジションを組織の勘定科目体系内の特定の予算エンティティにリンクする財務的ディメンションです。これは、人員数と人件費に関連する財務計画、予算編成、報告のために使用されます。

プロセスマイニングの観点から見ると、コストセンターは財務的な視点からポジション管理プロセスを分析することを可能にします。特定のコストセンターがより頻繁なポジション変更を経験しているか、より長い承認時間を有しているか、またはより高い採用コストに関連しているかを特定するのに役立ちます。これは、予算遵守分析やポジション管理決定の財務的影響を理解する上で特に有用です。

ポジションを財務エンティティにリンクさせ、予算領域ごとのプロセスパフォーマンスとコストの分析を可能にします。

HRまたはERPシステム内のポジションレコードの財務または組織割り当ての詳細に記載されています。

ポジションステータスは、ポジションのライフサイクル内での状態を示します。この属性は動的であり、ポジションがプロセスを進むにつれて変化します。例えば、ポジションは「承認待ち」から始まり、「募集公開中」へ移行し、その後「充足済み」となり、最終的に「終了済み」となる場合があります。

この属性は、ステータスベースの分析や「陳腐化および非アクティブポジション分析」のようなダッシュボードにとって不可欠です。各ステータスに費やされた時間を分析することで、組織は「公開中」ステータスに長くとどまっているポジションなどのボトルネックを特定できます。また、キャパシティプランニングや人材パイプライン全体の健全性を理解する上でも役立ちます。

ポジションが各ステータスにどれくらい留まるかの分析を可能にし、これは陳腐化したポジションの特定と人員計画の管理に不可欠です。

通常、主要なポジションレコードに保存され、ステータス変更アクティビティが発生するたびに更新されます。

マネージャー名は、新しいポジションで従業員を監督する個人を特定します。これは多くの場合、リクエストを開始する人物であり、承認および採用プロセスにおける主要なステークホルダーです。

この属性は、「承認ボトルネック分析」ダッシュボードの中心です。マネージャーごとに活動をグループ化することで、ワークロードのため、または追加トレーニングの必要性のため、プロセス上のボトルネックとなる可能性のある個人を特定できます。また、プロセス内での管理レベルの関与と意思決定パターンを理解するのにも役立ちます。

ポジションの主要なステークホルダーを特定し、承認遅延とマネージャー固有のプロセスパターンを分析できるようにします。

ポジション詳細にあり、多くの場合、報告構造または組織割り当ての一部として見られます。

ユーザー名は、プロセス内の特定のタスクを実行した個々の従業員（マネージャー、HRビジネスパートナー、予算責任者など）を識別します。これは、ポジションを要求した人、ステップを承認した人、またはポジションの詳細を変更した人である可能性があります。

この属性は、リソースのパフォーマンス、ワークロードの配分、およびコンプライアンスに関するあらゆる分析にとって重要です。「どのユーザーが最も多くの要求を処理しているか？」「特定の承認者に関連する遅延があるか？」といった疑問に答えるのに役立ちます。また、重要なタスクが同じ個人によって実行されていないことを確認するための職務分離分析にも使用されます。

ワークロードの配分、ユーザーのパフォーマンス、およびコンプライアンスの分析を可能にし、トレーニングの必要性やリソースの制約を特定するのに役立ちます。

通常、トランザクションの詳細、変更ログ、または監査証跡で利用可能であり、多くの場合ユーザーIDを介してリンクされています。

職務タイトルは、ポジションの役割や機能を記述します。単一の職務タイトルに対して複数のポジションが存在する場合でも、この属性は管理されている役割の性質に関する重要なコンテキストを提供します。

職務タイトル別、またはより広範なジョブファミリー別にプロセスを分析することで、特定の種類の役割に固有のパターンを明らかにできます。例えば、シニア職や高度に専門化された役割は、エントリーレベルのポジションと比較して、より長い承認サイクルやより複雑な採用プロセスを持つ可能性があります。この情報は、採用戦略を調整し、現実的なタイムラインを設定するために価値があります。

役割に関するコンテキストを提供し、さまざまな職務タイプ、レベル、または機能間のプロセス差異の分析を可能にします。

ポジションマスタデータに保存され、多くの場合、HRシステム内の中央職務カタログまたは職務プロファイルにリンクされています。

イベントタイムがアクティビティの開始を示す一方、終了タイムはその完了を示します。両者の差は、その特定のタスクの処理時間または期間を表します。瞬間的なイベントの場合、終了タイムは開始タイムと同じである場合があります。

分析において、この属性はプロセス内で最も時間を消費している特定のアクティビティを正確に特定するために不可欠です。非効率なステップを特定し、詳細なボトルネック分析を支援します。例えば、承認ステップの終了タイムを分析することで、組織はどの承認が最も時間がかかっているかを判断し、それに応じて改善 efforts に焦点を当てることができます。

個々の活動の処理時間の計算を可能にし、どの特定のタスクが最も時間がかかっているかを特定するのに役立ちます。

システムイベントログまたはトランザクションデータ内で開始時刻と並んでよく見られます。また、後続イベントの開始時刻として導出することも可能です。

部門属性は、各ポジションを「財務」、「エンジニアリング」、「営業」など、ビジネスの特定の部分に割り当てることで、組織的なコンテキストを提供します。これにより、会社の異なる領域間でポジション管理プロセスをセグメント化し、比較することが可能になります。

分析において、部門ごとのフィルタリングやグループ化は強力な手法です。特定の部門における承認時間の長期化や手戻り率の高さなど、プロセスパフォーマンスのばらつきを特定するのに役立ちます。この洞察は、ターゲットを絞ったプロセス改善イニシアチブを導き、組織全体で共有できる高パフォーマンス部門のベストプラクティスを明らかにできます。

異なるビジネスユニット間でのプロセス比較を可能にし、効率性、コンプライアンス、コストのばらつきを特定するのに役立ちます。

HRシステムのポジションマスタデータまたは組織管理モジュールに記載されています。

ジョブファミリーとは、関連する職務タイトルをグループ化した分類です。例えば、「ソフトウェアエンジニア」、「QAテスター」、「DevOpsエンジニア」はすべて「エンジニアリング」ジョブファミリーに属するかもしれません。これは、特定の職務タイトルよりも広範なレベルでポジションを分類・分析する方法を提供します。

分析でジョブファミリーを使用することで、人材トレンドとプロセスの効率性について戦略的な視点を持つことができます。これにより、組織は「財務」と「IT」のように、異なる機能間でのポジション管理ライフサイクルを比較できます。これは、機能固有のボトルネックやベストプラクティスを明らかにし、戦略的な人材計画に役立つ情報を提供します。

類似する職務をグループ化することで高レベルの分析が可能となり、異なる企業機能間でのプロセストレンドを理解するのに役立ちます。

組織の職務カタログまたはアーキテクチャで定義され、職務プロファイルまたはポジションレコードの属性として保存されます。

「Location」属性は、ポジションに関連するオフィス、都市、州、または国を特定します。この地理情報は、採用プロセスにおける地域差や人員配置の状況を理解する上で重要です。

場所ごとにプロセスを分析することで、重要な洞察を得ることができます。例えば、現地の労働市場状況によるサイクルタイムの違い、国ごとの承認階層の差異、特定の地域でプロセスに追加されるコンプライアンス要件などが明らかになります。この分析は、必要な地域差を考慮しつつ、グローバルなプロセス標準化の取り組みを支援します。

地理的分析を可能にし、プロセス効率、採用需要、およびコンプライアンス要件における地域差を明らかにします。

組織詳細の一部として、ポジションマスタデータに保存されます。

変更理由は、プロセスにおける特定の、しばしば非標準的なイベントの説明を捕捉するものです。これには、リクエストを却下する理由、再分類の根拠、またはリクエストが変更のために開始者へ差し戻された際に提供されるコメントが含まれます。

この定性データは、根本原因分析にとって極めて価値があります。プロセス逸脱の「なぜ」を提供し、例えば却下理由を分析することで、予算情報の欠落や不明確な職務記述など、ポジションリクエストにおける一般的な問題を浮き彫りにできます。この洞察は、「初回通過率」の向上と「ポジション手戻り率」の削減に不可欠です。

手戻り、却下、その他の逸脱を理解するための重要なコンテキストを提供し、ターゲットを絞った根本原因分析とプロセス改善を可能にします。

通常、却下、手戻り、または変更トランザクションに関連するコメントフィールド、メモ、または特定の理由コードフィールドに記載されています。

リクワイヤリングIDは、ポジション管理プロセスと採用プロセスの間の橋渡しとなります。ポジションが承認され、採用準備が整うと、採用活動を正式に開始するために、通常、求人リクワイヤリングが作成されます。

この識別子を含めることは、「採用から退職まで」のサイクルを真のエンドツーエンドで把握するために不可欠です。これにより、ポジションの作成および承認データと、候補者ソーシング、面接、オファーといった下流の採用データを連携させることができます。この連携により、最初の申請から候補者の入社日までにかかる総充員期間を包括的に分析することが可能になります。

ポジションを採用プロセスにリンクさせ、人材獲得ライフサイクル全体のより広範なエンドツーエンド分析を可能にします。

通常、応募者追跡システム（ATS）または採用モジュールによって生成され、基幹HRISのポジションレコードにリンクされます。