Melhoria contínua da qualidade na saúde

Melhoria contínua da qualidade na área da saúde com Process Mining

A melhoria contínua da qualidade na saúde começa por entender como o trabalho acontece nos percursos reais dos pacientes, não apenas como as políticas dizem que deveria acontecer. Na saúde, o Process Mining usa registros de data e hora de eventos administrativos e dos percursos para reconstruir fluxos de processo, revelar variações e mostrar onde as etapas demoram mais ou se repetem. A análise não avalia o julgamento clínico nem os resultados dos pacientes.

Por exemplo, analise o fluxo administrativo entre o encaminhamento e a primeira consulta: quando cada etapa ocorreu, onde os casos ficaram parados e com que frequência a sequência variou. Isso fornece evidências para as equipes de qualidade e fluxo de pacientes investigarem, sem incluir conteúdo clínico nem informações que identifiquem pacientes na análise.

O que o Process Mining na área da saúde pode mostrar?

O Process Mining na área da saúde transforma dados de eventos dos sistemas operacionais em uma visão de como o processo acontece em diferentes casos. Compare a execução observada com um padrão documentado e investigue as variantes relevantes para o trabalho de melhoria da qualidade.

Dependendo do processo e dos dados disponíveis, você pode analisar:

• Quanto tempo os casos aguardam entre etapas administrativas.
• Onde ocorrem transferências, retrabalho ou etapas repetidas.
• Quais variantes de percurso aparecem e com que frequência.
• Se as etapas registradas seguem uma sequência definida.
• Como o tempo de ciclo e as exceções variam ao longo do processo.

Essas descobertas ajudam você a direcionar as revisões para etapas e padrões específicos. Elas não explicam decisões clínicas nem determinam se o atendimento foi adequado.

Como isso apoia a acreditação e a avaliação da qualidade?

As avaliações de acreditação e qualidade muitas vezes exigem evidências de que os processos operacionais seguem padrões documentados. O Process Mining pode reconstruir a execução com base nos dados de eventos, sinalizar desvios para investigação e exportar evidências para análise.

A análise complementa seu programa de qualidade atual. Ela não substitui a avaliação clínica, os requisitos de acreditação nem o julgamento das equipes de qualidade e assistência. Você escolhe quais padrões comparar, quais desvios investigar e como interpretar os resultados.

Para uma visão prática dos requisitos de dados de processo, veja do que você precisa para usar Process Mining.

Quais gargalos nos percursos você deve investigar?

O percurso de um paciente pode envolver muitas etapas administrativas e transferências. Os gargalos na jornada do paciente podem passar despercebidos quando os relatórios mostram apenas o tempo de ciclo total. Analisar o tempo entre as atividades pode revelar onde o tempo se acumula e quais variantes merecem uma análise mais detalhada.

Por exemplo, no percurso entre o encaminhamento e a primeira consulta, os casos podem aguardar em diferentes etapas, entre o recebimento do encaminhamento, a análise, o agendamento e a consulta. O Event Log mostra quando essas etapas registradas ocorreram, mas não por que uma decisão clínica foi tomada.

Outros pontos que vale a pena analisar incluem:

• Etapas de agendamento seguidas por uma longa espera.
• Casos que voltam a uma etapa administrativa anterior.
• Atividades repetidas de documentação, codificação ou autorização.
• Transferências seguidas por atraso na próxima ação registrada.
• Cancelamentos e reagendamentos, quando as datas e horas disponíveis permitem essa análise.

De quais dados você precisa?

Comece com um Event Log administrativo que contenha um identificador de caso, uma atividade e a data e hora. Dependendo do processo, você também pode precisar da sequência de atividades e de atributos operacionais relevantes para diferenciar as variantes do processo.

Use dados pseudonimizados e siga os requisitos de privacidade e os termos de tratamento de dados da sua organização. Não inclua conteúdo clínico no Event Log. Concentre a análise nas datas e horas do processo e nos eventos administrativos, não em detalhes que identifiquem pacientes nem em julgamentos clínicos.

O ProcessMind pode analisar dados de eventos preparados por você a partir dos sistemas de origem. Sua equipe continua responsável por selecionar e preparar os dados e gerenciar os controles de acesso. Para conhecer a estrutura de um Event Log, leia como criar um Event Log para Process Mining.

Como usar Process Mining em um ciclo de melhoria da qualidade?

Você pode incluir Process Mining em um programa de melhoria contínua da qualidade já existente:

1. Escolha um percurso. Comece por um processo ligado a uma questão operacional clara, como o percurso entre o encaminhamento e a primeira consulta.
2. Prepare os dados de eventos. Inclua as atividades administrativas e as datas e horas necessárias para reconstruir o percurso. Exclua conteúdo clínico e use dados pseudonimizados.
3. Analise o fluxo do processo. Identifique os caminhos mais comuns, as variantes menos frequentes, as esperas e as etapas repetidas.
4. Compare com o padrão documentado. Use um modelo de processo para esclarecer a sequência esperada e, em seguida, investigue as diferenças.
5. Defina as ações de acompanhamento. As equipes de qualidade e operações decidem o que analisar ou mudar. O Process Mining fornece evidências, mas não implementa mudanças.
6. Monitore o processo novamente. Analise os dados atualizados para verificar se o fluxo observado mudou.

Essa abordagem incorpora evidências do processo à melhoria contínua da qualidade, em vez de depender de um diagrama pontual ou de uma análise baseada em amostras.

Como comparar a execução real com um padrão?

Documente o percurso esperado em BPMN 2.0 e compare-o com o processo reconstruído a partir dos dados de eventos. O ProcessMind oferece modelagem BPMN e Process Mining, para que você documente um padrão e analise a execução observada na mesma plataforma.

Uma diferença entre o modelo e os dados de eventos é um sinal para investigar, não uma prova de falha de conformidade. Verifique se os dados estão completos, se o padrão se aplica aos casos incluídos no escopo e se uma exceção aprovada explica a variante.

Por onde começar?

Escolha um percurso com uma questão operacional clara, limites de processo definidos e datas e horas administrativas acessíveis. O percurso entre o encaminhamento e a primeira consulta é um exemplo. Antes de analisar os dados, alinhe a sequência esperada e as medidas que sua equipe quer avaliar.

Em seguida, use o ProcessMind para:

• Reconstruir o percurso a partir de eventos administrativos.
• Explorar variantes, esperas e etapas repetidas.
• Comparar a execução observada com um processo documentado.
• Criar Dashboards e KPIs para analisar o processo.
• Exportar evidências para discussões sobre acreditação e qualidade.

Se você está avaliando Process Mining na área da saúde, comece com uma extração administrativa preparada e uma pergunta específica. Mapeie um percurso de paciente a partir do registro para ver quais variantes aparecem nos seus dados.

Se o seu trabalho se concentra nas operações das operadoras, e não nos percursos dos prestadores, veja o caso de uso para operadoras de planos de saúde.

Para conhecer uma abordagem relacionada ao acompanhamento contínuo de processos, saiba como monitorar um processo continuamente.