Record to Report: naplókönyvelési adatmintája

Oracle Fusion Financials
Record to Report: naplókönyvelési adatmintája

Record to Report: naplókönyvelési adatmintája

Ez az adatmintasablon útmutatást ad az Oracle Fusion Financials naplókönyvelési adatainak kinyeréséhez és rendszerezéséhez. Bemutatja, mely attribútumokat érdemes összegyűjteni, és mely tevékenységeket célszerű nyomon követni, hogy a folyamatelemzéshez szükséges adatok rendelkezésre álljanak. Azt is ismerteti, hogyan nyerheti ki ezeket közvetlenül a rendszerből.
  • Javasolt attribútumok
  • Nyomon követendő tevékenységek
  • Útmutató az adatok kinyeréséhez az Oracle Fusion Financials rendszerből
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Record to Report: a naplókönyvelés attribútumai

Az alábbi adatmezőket javasoljuk felvenni az eseménynaplóba a Record to Report naplókönyvelési folyamatának részletes elemzéséhez.
5 Kötelező 6 Javasolt 10 Nem kötelező
Név Leírás
Journal Entry ID
JournalEntryId
Egyetlen naplótétel egyedi azonosítója, amely összekapcsolja a hozzá tartozó pénzügyi tranzakciókat.
Leírás

A Journal Entry ID az elsődleges esetazonosító. Egyedileg összekapcsolja az adott pénzügyi tranzakciókhoz tartozó összes tevékenységet. Így nyomon követhető egy naplótétel teljes életciklusa az indítástól a végső könyvelésig, és ellenőrizhető, hogy minden tartozik és követel összeg szerepel-e.

A process mining során ez az azonosító elengedhetetlen az egyes naplótételek teljes folyamatának rekonstruálásához. Összekapcsolja az olyan különálló eseményeket, mint a „Journal Entry Created”, a „Journal Submitted For Approval” és a „Journal Entry Posted”, így elemezhetők a ciklusidők, a szűk keresztmetszetek és a folyamat eltérései.

Miért fontos?

Ez az alapvető azonosító teszi lehetővé a naplótétel teljes folyamatának nyomon követését és az egyes esetek folyamatának elemzését.

Hol szerezhető be?

Ez az elsődleges kulcs megtalálható az olyan alapvető főkönyvi táblákban, mint a GL_JE_HEADERS és a GL_JE_LINES.

Példák
JE100523JE202311001882019
Kezdési idő
EventTime
Az az időbélyeg, amely megmutatja, mikor történt egy adott tevékenység vagy esemény.
Leírás

Ez az időbélyeg rögzíti a tevékenység pontos dátumát és időpontját. A process mining ezt használja az események sorrendjének meghatározásához és a köztük eltelt idő kiszámításához.

Az esemény időpontjának pontossága minden időalapú elemzésnél fontos, így a ciklusidők számításánál, a szűk keresztmetszetek feltárásánál és a szolgáltatási szintű megállapodások teljesülésének nyomon követésénél is. Az időrendi sorrend alapján rekonstruálható a folyamat tényleges menete.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges az események sorrendbe rendezéséhez, a folyamat időtartamainak kiszámításához és minden időalapú elemzéshez.

Hol szerezhető be?

Ezt az adatot jellemzően auditnapló-táblák tárolják, vagy a GL_JE_HEADERS és GL_JE_LINES tranzakciós táblák „Last Update Date” vagy „Creation Date” mezője tartalmazza az adott eseményhez.

Példák
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:00Z
Tevékenység
ActivityName
A naplótétel folyamatában egy adott időpontban bekövetkezett üzleti esemény vagy feladat neve.
Leírás

A tevékenység neve a naplótétel életciklusának egyetlen lépését jelöli, például „Journal Entry Created” vagy „Journal Entry Approved”. Ezek az adatok elengedhetetlenek a folyamattérkép elkészítéséhez és az események sorrendjének megértéséhez.

A tevékenységek elemzésével feltárható a folyamat menete, beleértve a szokásos útvonalakat, az eltéréseket és az ismételt munkavégzési köröket. A különböző tevékenységek nyomon követésével mérhető az egyes szakaszok, például a jóváhagyás időigénye, és azonosíthatók a legtöbb időt igénylő vagy hibára hajlamos lépések.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamat lépéseit, a folyamattérkép alapját adja, és lehetővé teszi a folyamatmenet, a szűk keresztmetszetek és az eltérések elemzését.

Hol szerezhető be?

Ez az attribútum jellemzően a főkönyvi modul naplótételeihez kapcsolódó állapotváltozásokból, eseménynaplókból vagy auditnapló-táblákból származik.

Példák
Naplótétel létrehozvaNaplótétel jóváhagyásra beküldveNaplótétel jóváhagyvaNaplótétel könyvelve
Forrásrendszer
SourceSystem
Az a rendszer vagy modul, ahonnan az adat származik.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a forrásrendszert, amelyből a folyamatadatokat kinyerték. Összetett informatikai környezetben az adatok több integrált rendszerből is érkezhetnek, ez a mező pedig segít megkülönböztetni őket.

A folyamat elemzésekor a forrásrendszer ismerete segít megérteni a különböző rendszerek működéséből adódó eltéréseket. Az adatellenőrzést és a hibakeresést is támogatja, mert az adatok eredete visszakövethető.

Miért fontos?

Megmutatja az adatok eredetét, ami fontos az adatirányítás és az ellenőrzés szempontjából, valamint a különböző rendszerek folyamateltéréseinek megértéséhez.

Hol szerezhető be?

Ez gyakran az adatkinyerés során beállított állandó érték, de a forrástáblákban is szerepelhet olyan mező, amely azonosítja a rögzítéshez használt rendszert.

Példák
Oracle Fusion Financials CloudOracle EBS R12Fusion GL
Utolsó adatfrissítés
LastDataUpdate
A forrásrendszerből végzett legutóbbi adatfrissítés vagy adatkinyerés időbélyege.
Leírás

Ez az attribútum rögzíti, mikor frissült utoljára az adatkészlet. Megmutatja, mennyire aktuálisak az elemzett adatok, ami segít megítélni a belőlük levont következtetések érvényességét.

Az elemzés során, különösen az operatív dashboardokon, az utolsó adatfrissítés időpontja segít abban, hogy a felhasználók megbízzanak az adatokban és megalapozott döntéseket hozzanak. Egyértelműen jelzi, meddig terjednek a process mining modellben szereplő adatok.

Miért fontos?

Jelzi, mennyire frissek az adatok, így a felhasználók tudják, milyen időszakot fed le a folyamatelemzés, és megbízhatnak az eredményekben.

Hol szerezhető be?

Az érték az adatkinyerés és -átalakítás során jön létre és kerül tárolásra. Jellemzően az ETL/ELT-feladat befejezésének időbélyege.

Példák
2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z2023-11-22T08:00:00Z
Elutasítás oka
RejectionReason
Az elutasítás okát magyarázó szöveges leírás vagy kód.
Leírás

Ha a naplótételt a jóváhagyási folyamat során elutasítják, ez az attribútum rögzíti az elutasítás okát. Ez lehet előre meghatározott kód vagy a jóváhagyó szabad szöveges megjegyzése.

Ez az attribútum az egyik legfontosabb a folyamat hatékonysági problémáinak kiváltó okait feltáró elemzéshez. A leggyakoribb elutasítási okok elemzésével a szervezet azonosíthatja a fejlesztendő területeket, például a rögzítők képzését, az egyértelműbb útmutatást vagy a rendszerkontrollok fejlesztését. Közvetlenül támogatja a „Journal Entry Rejection Rate Analysis” dashboardot.

Miért fontos?

Közvetlenül feltárja az ismételt munkavégzés és a folyamatkésések kiváltó okait, így célzott fejlesztésekkel csökkenthető az elutasítások aránya.

Hol szerezhető be?

Ez az adat a jóváhagyási folyamathoz kapcsolódó munkafolyamat- vagy auditnapló-táblákban, illetve a naplótétel fejlécének megjegyzésmezőjében tárolható.

Példák
Hibás számlakombinációHiányos alátámasztó dokumentációTúllépi a költségkeretet
Felhasználó
UserName
Az a felhasználó, aki végrehajtotta a tevékenységet, például létrehozta, jóváhagyta vagy könyvelte a naplótételt.
Leírás

Ez az attribútum azonosítja azt a munkatársat vagy rendszerfelhasználót, aki felelős a tevékenység végrehajtásáért. Segít megérteni a munkaterhelés eloszlását és a teljesítményt, valamint feltárni az egyéni szűk keresztmetszeteket.

Az elemzésben a UserName alapján felhasználók szerint szűrhetők a folyamatok, összehasonlítható a hatékonyságuk, és vizsgálhatók a késések vagy hibák okai. Közvetlenül támogatja például a „User Workload & Efficiency Across Teams” dashboardot és a „User Journal Bottleneck Index” KPI-t.

Miért fontos?

A folyamatlépésekhez rendeli a felelősséget, így elemezhető a felhasználók munkaterhelése, egyéni teljesítménye és képzési igénye.

Hol szerezhető be?

A GL_JE_HEADERS tranzakciós táblában található, például a CREATED_BY és LAST_UPDATED_BY mezőben, valamint a kapcsolódó auditnapló-táblákban.

Példák
john.doesusan.smithautoprocess_user
Felhasználó szervezeti egysége
UserDepartment
Az a szervezeti egység vagy csapat, amelyhez a tevékenységet végrehajtó felhasználó tartozik.
Leírás

Ez az attribútum szervezeti kontextust ad azzal, hogy a tevékenységet egy adott szervezeti egységhez, például a pénzügyhöz, a számviteli működéshez vagy a belső ellenőrzéshez kapcsolja. Az adat jellemzően a felhasználói törzsadatokból származik.

A felhasználó szervezeti egysége szerinti elemzés segít feltárni a szervezeti egységek közötti szűk keresztmetszeteket, összehasonlítani a csapatok teljesítményét, és megérteni, hogyan tér el a folyamat végrehajtása a szervezet különböző részein. Az eredmények hasznosak az erőforrások elosztásához és a célzott folyamatfejlesztéshez.

Miért fontos?

Szervezeti kontextust ad, így csapat vagy szervezeti egység szerint elemezhető a teljesítmény, és feltárhatók a szervezeti egységek közötti hatékonysági problémák.

Hol szerezhető be?

Ez az adat jellemzően nem szerepel a tranzakciós táblákban. A UserName mezőt össze kell kapcsolni a felhasználói törzsadatokat tartalmazó táblával vagy a HR-rendszer adataival.

Példák
Főkönyvi könyvelésPénzügyi jelentéskészítésSzállítói tartozások
Naplótétel forrása
JournalSource
A naplótételt létrehozó alrendszer vagy forrás, például a „Szállítói tartozások”, a „Vevőkövetelések” vagy a „Manuális”.
Leírás

Ez az attribútum az ERP-rendszeren belül jelzi a naplótétel eredetét. A tételek manuálisan is létrehozhatók a főkönyvben, de automatikusan is érkezhetnek olyan alrendszerekből, mint a szállítói tartozások, a vevőkövetelések vagy a tárgyi eszközök kezelése.

A naplótétel forrása fontos attribútum az automatizálás elemzéséhez. Segít megkülönböztetni a manuálisan rögzített és a rendszer által létrehozott tételeket, és támogatja az „Automated Journal Entry Rate” KPI-t. A különböző forrásból származó tételek folyamata gyakran jelentősen eltér összetettség és hatékonyság szempontjából.

Miért fontos?

Megkülönbözteti a manuális és az automatizált tételeket, ami elengedhetetlen az automatizálás arányának méréséhez és a folyamatok közötti eltérések elemzéséhez.

Hol szerezhető be?

A GL_JE_HEADERS táblában található, jellemzően a JE_SOURCE nevű mezőben.

Példák
ManuálisSzállítói tartozásokTárgyi eszközökVevőkövetelések
Naplótétel kategóriája
JournalCategory
A naplótétel kategóriája, például „Elhatárolás”, „Korrekció” vagy „Átsorolás”.
Leírás

A naplótétel kategóriája az üzleti cél szerint sorolja be a tételeket. Ez részletesebb folyamatelemzést tesz lehetővé, mivel az egyes kategóriákhoz eltérő folyamatmenet, jóváhagyási szabályok vagy ciklusidők tartozhatnak.

Például a hónap végi korrekciós naplótételek folyamata összetettebb és sürgősebb lehet, mint a szokásos elhatárolásoké. A kategória szerinti elemzés feltárja ezeket az eltéréseket, és segít az egyes naplótétel-típusokhoz igazítani a fejlesztéseket.

Miért fontos?

Az üzleti cél szerint bontja fel a folyamatot, így feltárhatók az egyes naplótétel-típusok eltérő jellemzői és teljesítménye.

Hol szerezhető be?

A GL_JE_HEADERS táblában található, jellemzően a JE_CATEGORY nevű mezőben.

Példák
ElhatárolásManuálisKorrekcióÁtértékelés
Naplótétel összege
JournalAmount
A naplótétel teljes pénzösszege, jellemzően a tartozik összegek összege.
Leírás

Ez az attribútum a naplótételben szereplő teljes pénzösszeget mutatja. Az összeg jelentősen befolyásolhatja a folyamatot. A nagy értékű tételek például további jóváhagyási lépéseket vagy alaposabb ellenőrzést igényelhetnek.

A naplótétel összege alapján az esetek pénzügyi hatás szerint csoportosíthatók. Megválaszolhatók például az olyan kérdések, hogy „A nagy értékű tételek jóváhagyása tovább tart?” vagy „Gyakrabban utasítják el a meghatározott értékhatár feletti tételeket?”. Ez fontos üzleti kontextust ad a folyamatmenet elemzéséhez.

Miért fontos?

Fontos üzleti kontextust ad: lehetővé teszi a pénzügyi hatás szerinti elemzést, és segít feltárni, hogy a nagy értékű tételek folyamata eltér-e a többitől.

Hol szerezhető be?

Az érték jellemzően az adott naplótételhez tartozó GL_JE_LINES sorok tartozik vagy követel összegeinek összegeként számítható ki.

Példák
5000.00125000.75750.50
Befejezési idő
EndTime
Az az időbélyeg, amely megmutatja, mikor fejeződött be egy adott tevékenység.
Leírás

A befejezési idő jelzi a tevékenység végét. A kezdési idő a kezdetet rögzíti, a befejezési idő pedig a lezárást, így pontosan kiszámítható az adott lépés feldolgozási ideje.

Ez szükséges a tevékenységek feldolgozási idejének kiszámításához, ami alapvető mutató a szűk keresztmetszetek feltárásához és az erőforrások hatékonyságának méréséhez. Például a „Journal Entry Reviewed” tevékenység befejezési és kezdési idejének különbsége megmutatja, mennyi időt fordított az ellenőr a feladatra.

Miért fontos?

Lehetővé teszi az egyes tevékenységek tényleges időtartamának és feldolgozási idejének kiszámítását, ami segít feltárni a hatékonysági problémákat.

Hol szerezhető be?

A kezdési időhöz hasonlóan ez is gyakran megtalálható az auditnapló-táblákban, vagy kikövetkeztethető a következő tevékenység kezdési idejéből.

Példák
2023-10-26T10:15:00Z2023-11-15T14:55:10Z2024-01-05T09:22:00Z
Főkönyv neve
LedgerName
Annak a főkönyvnek a neve, amelyben a naplótételt rögzítik.
Leírás

A főkönyv neve azonosítja, melyik főkönyvhöz tartozik a naplótétel. Több jogi személlyel vagy jelentéstételi kötelezettséggel rendelkező szervezetek több főkönyvet is használhatnak, például egy elsődleges főkönyvet a vállalati könyveléshez és másodlagos főkönyveket a helyi jogszabályi jelentésekhez.

Ez az attribútum lehetővé teszi a különböző jogi személyek vagy üzleti egységek folyamatainak szűrését és összehasonlítását. Biztosítja, hogy az elemzés a megfelelő szervezeti környezetben történjen, ami különösen fontos a pénzügyi megfelelés és a jelentéskészítés szempontjából.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamatok szűrését és összehasonlítását a különböző jogi személyek vagy számviteli keretrendszerek között, ami nagy szervezeteknél különösen fontos.

Hol szerezhető be?

A GL_JE_HEADERS táblában található, jellemzően a LEDGER_ID mezőn keresztül kapcsolódik a GL_LEDGERS táblához, ahonnan lekérhető a főkönyv neve.

Példák
Egyesült államokbeli elsődleges főkönyvEgyesült királyságbeli jogszabályi főkönyvGlobális konszolidációs főkönyv
Határidőre könyvelve
IsOnTimePosting
Számított jelző, amely akkor igaz, ha a naplótételt a tervezett dátumon vagy előtte könyvelték.
Leírás

Ez a logikai attribútum a „Journal Entry Posted” tevékenység időbélyegének és a „Target Posting Date” értékének összehasonlításával számítható ki. Ha a könyvelés a célidőpontban vagy előtte történik, az érték „true”, egyébként „false”.

Az attribútum egyszerűbbé teszi az „On-Time Journal Posting Rate” KPI kiszámítását. A késve könyvelt tételek könnyen szűrhetők és elemezhetők, így feltárhatók a késések gyakori okai, például bizonyos naplótétel-kategóriák vagy jóváhagyók.

Miért fontos?

Egyértelmű, igen-nem eredményt ad a könyvelési teljesítményről, így egyszerűbb elemezni a határidőre teljesítést és a késések kiváltó okait.

Hol szerezhető be?

Ezt az attribútumot a process mining eszköz számítja ki. Ehhez szükség van a „TargetPostingDate” attribútumra és a „Journal Entry Posted” tevékenység időbélyegére.

Példák
truefalse
Ismételt munkavégzés
IsRework
Számított jelző, amely akkor igaz, ha a naplótételt elutasították, majd javították.
Leírás

Ez a logikai attribútum az ismételt munkavégzéssel érintett eseteket azonosítja. Jellemzően „true” értéket kap minden olyan tevékenység, amely a „Journal Entry Rejected” eseményt követi, például a „Journal Corrected and Resubmitted”.

Az ismételt munkavégzést jelző attribútummal egyszerűen mérhető az ismételt munkavégzési körök mennyisége és hatása. Közvetlenül támogatja az „Average Journal Rework Rate” KPI-t, és lehetővé teszi az ismételt munkavégzéssel érintett esetek folyamatmenetének és időtartamának összehasonlítását azokéval, amelyeket elsőre helyesen dolgoztak fel.

Miért fontos?

Közvetlenül jelzi azokat az eseteket, amelyeknél nem hatékony ismételt munkavégzési körre volt szükség, így könnyen mérhető a folyamat hibáinak gyakorisága és hatása.

Hol szerezhető be?

Ez az adat nem érhető el a forrásrendszerben. A process mining eszköz számítja ki az egyes esetek tevékenységeinek sorrendje alapján.

Példák
truefalse
Könyvelési állapot
PostingStatus
A naplótétel aktuális könyvelési állapota, például „Könyveletlen” vagy „Könyvelt”.
Leírás

Ez az attribútum a naplótétel főkönyvi könyvelésének aktuális állapotát mutatja. Jelzi, hol tart a naplótétel az életciklusában, különösen a még folyamatban lévő eseteknél.

A könyvelési állapot a „Real-Time Journal Entry Status Tracker” dashboard egyik alapadata, amely pillanatképet ad az összes aktív tételről. Segít nyomon követni a könyveletlen tételek torlódását és feltárni a folyamat utolsó szakaszában jelentkező késéseket.

Miért fontos?

Jelzi a naplótétel aktuális állapotát, ami szükséges a torlódások figyeléséhez és a folyamatban lévő tételek nyomon követéséhez.

Hol szerezhető be?

A GL_JE_HEADERS táblában található, jellemzően a STATUS vagy POSTING_STATUS oszlopban.

Példák
KönyveltKönyveletlenHiba
Pénznem
CurrencyCode
A naplótétel összegének pénznemkódja, például USD, EUR vagy GBP.
Leírás

A pénznemkód jelzi, milyen pénznemben szerepelnek a naplótétel pénzügyi összegei. Ez elengedhetetlen a több pénznemben tranzakciókat végző nemzetközi szervezeteknél.

Az attribútum biztosítja a pénzügyi értékek helyes értelmezését. Lehetővé teszi a pénznem szerinti szűrést, és szükséges a különböző régiók pénzösszegeinek összehasonlításához vagy összesítéséhez.

Miért fontos?

Megadja a pénzösszegek értelmezéséhez szükséges kontextust, és lehetővé teszi az egyes pénznemek szerinti elemzést.

Hol szerezhető be?

A GL_JE_HEADERS táblában található, jellemzően a CURRENCY_CODE nevű mezőben.

Példák
USDEURGBPJPY
Pénzügyi időszak
AccountingPeriod
Az a pénzügyi időszak, amelyre a naplótételt könyvelik, például „2024. január”.
Leírás

A pénzügyi időszak azt jelöli, amelyben a tranzakciót elszámolják. Ez minden pénzügyi jelentés és elemzés alapja.

A process mining során ez az attribútum fontos az időbeli trendek elemzéséhez. Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének, például a ciklusidőknek vagy az elutasítási aránynak az összehasonlítását különböző hónapok vagy negyedévek között. Így feltárhatók a szezonális hatások, például a hónap végi záráskor megnövekedő munkaterhelés, és idővel mérhető a folyamatfejlesztések hatása.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a KPI-k időbeli trendjeinek elemzését, segít mérni a folyamatfejlesztések hatását, és feltárni az olyan szezonális mintákat, mint a hónap végi terhelés.

Hol szerezhető be?

A GL_JE_HEADERS táblában található, jellemzően a PERIOD_NAME nevű mezőben.

Példák
2024. január2024. február2024. március
Teljes folyamat ciklusideje
EndToEndCycleTime
A naplótétel létrehozásától a végső egyeztetéséig eltelt, számított teljes időtartam.
Leírás

Ez a mutató a naplótétel teljes folyamatban töltött idejét jelzi, az első „Journal Entry Created” eseménytől a végső „Journal Entry Reconciled” eseményig. Átfogó képet ad a folyamat teljesítményéről.

A folyamat általános hatékonyságának mérésére szolgáló elsődleges KPI. Trendeket bemutató dashboardokon követhető vele a fejlesztési kezdeményezések időbeli hatása, és viszonyítási alapot ad a folyamat minden módosításának értékeléséhez.

Miért fontos?

A teljes folyamat állapotának és hatékonyságának magas szintű mérőszáma, ezért fontos mutató a vezetői jelentésekben.

Hol szerezhető be?

A process mining platform az egyes esetek első és utolsó eseményének időbélyege közötti különbségből számítja ki ezt a mutatót.

Példák
10 nap 5 óraP4DT12HP22D
Tervezett könyvelési dátum
TargetPostingDate
Az előre meghatározott dátum, ameddig a naplótételt várhatóan lekönyvelik.
Leírás

A tervezett könyvelési dátum a naplótétel főkönyvi könyvelésének határideje. Ezt gyakran szolgáltatási szintű megállapodások (SLA-k) vagy a hónap végi zárás ütemezése határozza meg. A teljesítmény méréséhez viszonyítási alapként szolgál.

Ez az attribútum szükséges a „On-Time Journal Posting Rate” KPI kiszámításához. A tényleges könyvelési dátum és a célidőpont összehasonlításával a rendszer automatikusan jelzi, hogy a tételt határidőre vagy késve könyvelték-e, így egyértelműen mérhető az ütemezés betartása.

Miért fontos?

Meghatározza a könyvelés határidejét vagy szolgáltatási szintű megállapodását, így kiszámíthatók a határidőre teljesítést mérő KPI-k.

Hol szerezhető be?

Lehet, hogy nincs ilyen szabványos mező. Az érték üzleti szabályok alapján is meghatározható a létrehozás dátumából, a pénzügyi időszakból vagy a naplótétel kategóriájából.

Példák
2023-10-312023-11-302024-01-05
Visszafordításjelző
ReversalIndicator
Jelzi, hogy a naplótétel egy másik tétel visszafordítása-e.
Leírás

Ez a logikai attribútum azonosítja azokat a naplótételeket, amelyeket egy korábban könyvelt tétel visszafordítására hoztak létre. A visszafordító tételek sajátos csoportot alkotnak, és gyakran különálló, esetenként problémás folyamaton mennek végig.

A jelző elemzése fontos a „Journal Reversal Process Performance” dashboardhoz. Segítségével elkülöníthetők a visszafordítási folyamatok, mérhető a gyakoriságuk, okaik és ciklusidejük, valamint feltárhatók az eredeti tételek olyan problémái, amelyek miatt visszafordításra volt szükség.

Miért fontos?

Segít elkülöníteni és elemezni a visszafordítási folyamatot, amely gyakran az eredeti tranzakció hibájára vagy problémájára utal.

Hol szerezhető be?

Ez lehet a GL_JE_HEADERS tábla külön jelzője, például az ACCRUAL_REV_FLAG, vagy az eredeti, visszafordított naplótételre mutató hivatkozás alapján is azonosítható.

Példák
truefalse
Kötelező Javasolt Nem kötelező

Record to Report: a naplókönyvelés tevékenységei

Ezeket a fontos folyamati lépéseket és mérföldköveket érdemes rögzíteni az eseménynaplóban, hogy pontosan feltérképezhesse a naplókönyvelési folyamatot.
5 Javasolt 7 Nem kötelező
Tevékenység Leírás
Naplótétel egyeztetve
A naplótételt az időszak végi számlaegyeztetés során párosították és rendezték. Ez megerősíti, hogy a tranzakció összhangban van más pénzügyi adatokkal, például a bankszámlakivonatokkal.
Miért fontos?

Ez a tevékenység jelenti a naplótétel életciklusának tényleges végét. A könyvelés és az egyeztetés között eltelt idő fontos KPI a pénzügyi zárási folyamat hatékonyságának méréséhez.

Hol szerezhető be?

Ezt az eseményt jellemzően az Oracle Financial Consolidation and Close Cloud Service (FCCS) vagy az Account Reconciliation Cloud Service (ARCS) rögzíti, nem maga a főkönyv. Az esemény a naplótételhez kapcsolódó egyeztetési rekord állapotváltozásából következtethető ki.

Rögzítés

Kapcsolja össze a naplótétel adatait az ARCS- vagy FCCS-táblák egyeztetési állapotfrissítéseivel.

Eseménytípus inferred
Naplótétel jóváhagyásra beküldve
Ez a tevékenység akkor történik, amikor a felhasználó hivatalosan beküldi a kitöltött naplótételt a jóváhagyási munkafolyamatba. A naplótétel ekkor piszkozat vagy hiányos állapotból jóváhagyásra váró állapotba kerül.
Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő: ettől az időponttól mérhető a jóváhagyási ciklus hossza, és azonosíthatók a szűk keresztmetszetek. Elkülöníti az adatrögzítési szakaszt az ellenőrzési és jóváhagyási szakasztól.

Hol szerezhető be?

Ez az esemény a GL_JE_HEADERS tábla állapotváltozásából következtethető ki, különösen akkor, ha az APPROVAL_STATUS_CODE értéke például 'REQUIRED' vagy 'INITIATED' értékre változik. A beküldés időbélyege is rögzítve lehet.

Rögzítés

Kövesse az időbélyeget, amikor a GL_JE_HEADERS tábla APPROVAL_STATUS_CODE mezője a beküldést jelző értékre változik.

Eseménytípus inferred
Naplótétel jóváhagyva
A kijelölt jóváhagyó hivatalosan jóváhagyta a naplótételt, ezzel megerősítve annak pontosságát és érvényességét. Ez a jóváhagyási munkafolyamat utolsó lépése, amely után a tétel könyvelhető.
Miért fontos?

Ez a mérföldkő jelzi a jóváhagyási folyamat végét. A beküldés és a jóváhagyás között eltelt idő fontos KPI a munkafolyamat hatékonyságának méréséhez és a jóváhagyás szűk keresztmetszeteinek feltárásához.

Hol szerezhető be?

Az esemény a GL_JE_HEADERS táblában bekövetkező állapotváltozásból következtethető ki: az APPROVAL_STATUS_CODE értéke „APPROVED” lesz. A munkafolyamat-táblák tartalmazzák a jóváhagyó azonosítóját és az időbélyeget.

Rögzítés

Kövesse nyomon, mikor változik a GL_JE_HEADERS táblában az APPROVAL_STATUS_CODE értéke „APPROVED”-re.

Eseménytípus inferred
Naplótétel könyvelve
A naplótétel pénzügyi adatai sikeresen bekerültek a főkönyvbe. A tartozik és követel összegek már megjelennek a számlaegyenlegekben.
Miért fontos?

Ez fontos mérföldkő: a naplótétel bekerül a hivatalos pénzügyi nyilvántartásba. Segítségével mérhető a határidőre könyvelt tételek aránya, valamint a létrehozástól a könyvelésig eltelt teljes idő.

Hol szerezhető be?

Az esemény a GL_JE_HEADERS táblában bekövetkező állapotváltozásból következtethető ki: a STATUS mező értéke „P” (Posted) lesz. A GL_JE_BATCHES tábla szintén tartalmaz könyvelési állapotot.

Rögzítés

Kövesse nyomon, mikor változik a GL_JE_HEADERS táblában a STATUS értéke „P”-re.

Eseménytípus inferred
Naplótétel létrehozva
Ez a tevékenység jelzi a naplótétel-folyamat kezdetét. Ekkor a felhasználó létrehoz egy új naplófejlécet, és megkezdi az adatok rögzítését, még az ellenőrzésre vagy jóváhagyásra történő beküldés előtt.
Miért fontos?

Ez a folyamat elsődleges kezdő eseménye. Az ettől a tevékenységtől a következő lépésekig eltelt idő elemzésével mérhető a kezdeti adatrögzítés hatékonysága és a teljes folyamat átfutási ideje.

Hol szerezhető be?

Ez az esemény általában a GL_JE_HEADERS tábla létrehozási dátumából következtethető ki az adott naplótétel-azonosítóhoz. A rekordot létrehozó felhasználó is szerepel ebben a táblában.

Rögzítés

Használja a GL_JE_HEADERS tábla CREATION_DATE mezőjét.

Eseménytípus inferred
Bizonylatok csatolva
A naplótételhez kapcsolódó bizonylatok, például számlák vagy táblázatok csatolását jelenti. Ezek alátámasztják a tételt, és információt nyújtanak az auditoroknak, illetve a jóváhagyóknak.
Miért fontos?

A tevékenység követése segít megállapítani, hogy a késéseket hiányzó dokumentumok okozzák-e. Azt is megmutatja, hogy a naplótételek teljesek és megfelelnek-e az előírásoknak, mielőtt a jóváhagyási munkafolyamatba kerülnének.

Hol szerezhető be?

Ezt nehéz különálló eseményként követni. Az esemény időpontja kikövetkeztethető például az FND_ATTACHED_DOCUMENTS csatolási táblában rögzített időbélyegek alapján, ha a rekordok a GL_JE_HEADERS naplótétel-rekordjához kapcsolódnak.

Rögzítés

A naplótételhez kapcsolódó FND_ATTACHED_DOCUMENTS rekordok létrehozási dátumából következtessen az eseményre.

Eseménytípus inferred
Könyvelés ellenőrizve
A könyvelés utáni ellenőrzés során egy felhasználó vagy rendszer megerősíti, hogy a naplótételt helyesen könyvelték, és az egyenlegek megfelelnek az elvárásoknak. Ez gyakran manuális kontrolllépés.
Miért fontos?

A tevékenység elemzésével felmérhető, mennyi időt vesznek igénybe a könyvelés utáni manuális kontrollok és minőségellenőrzések. Az elemzés az ellenőrzési folyamatok automatizálására is rámutathat.

Hol szerezhető be?

Az Oracle Fusion rendszerben valószínűleg nincs külön esemény erre a lépésre. Más műveletekből kell következtetni rá, például abból, hogy egy felhasználó lefuttat egy adott jelentést, vagy módosul egy egyéni állapotmező. Ez utóbbi nem része az alapfunkcióknak.

Rögzítés

Egyéni logikát igényel, például az ellenőrzési jelentések futási idejének vagy egy leíró flexfield módosításainak nyomon követését.

Eseménytípus inferred
Naplótétel ellenőrizve
Ez az ellenőrzési lépés a hivatalos jóváhagyás előtt vagy annak részeként történhet. Egy munkatárs vagy vezető ellenőrzi a pontosságot és a megfelelést, mielőtt a tétel a végső jóváhagyóhoz kerül.
Miért fontos?

A tevékenység elkülönített elemzésével megkülönböztethető az előzetes ellenőrzés ideje a végső jóváhagyás idejétől. Rejtett szűk keresztmetszetekre is fény derülhet, ha az ellenőrzés informális, de időigényes.

Hol szerezhető be?

Többlépcsős jóváhagyási munkafolyamat esetén ez külön lépésként szerepelhet, és rögzíthetik a munkafolyamat előzményeit tartalmazó táblákban. Informális ellenőrzés esetén nem feltétlenül kerül rögzítésre. Az eseményre következtetni lehet, ha a végső jóváhagyási döntés előtt egy adott felhasználó műveletét naplózzák.

Rögzítés

Elemezze a munkafolyamat előzményeit tartalmazó táblákat, hogy megtalálja a végső 'Approved' állapotot megelőző köztes jóváhagyási vagy ellenőrzési lépéseket.

Eseménytípus inferred
Naplótétel elutasítva
A jóváhagyó ellenőrizte a naplótételt, majd hiba, hiányzó dokumentáció vagy szabályszegés miatt elutasította. A tétel így visszakerül a létrehozóhoz javításra.
Miért fontos?

Ez a tevékenység elengedhetetlen az ismétlődő javítási körök, az elutasítási arány és az elsőre helyes feldolgozás elemzéséhez. A gyakori elutasítás adatminőségi vagy képzési problémára utal.

Hol szerezhető be?

Ez az esemény a GL_JE_HEADERS tábla állapotváltozásából következtethető ki, amikor az APPROVAL_STATUS_CODE értéke 'REJECTED' lesz. A munkafolyamat előzményei rögzítik a műveletet végző felhasználót és az időbélyeget.

Rögzítés

Kövesse az időbélyeget, amikor a GL_JE_HEADERS tábla APPROVAL_STATUS_CODE mezője 'REJECTED' értékre változik.

Eseménytípus inferred
Naplótétel javítva és újra beküldve
A naplótétel elutasítása után a létrehozó elvégzi a szükséges javításokat, majd újra beküldi jóváhagyásra. Ez a tevékenység ugyanannál a naplótételnél egy új jóváhagyási ciklus kezdetét jelzi.
Miért fontos?

Az ismételt munka követése elengedhetetlen a folyamat hatékonysági problémáinak megértéséhez. Ez a tevékenység a „Naplótétel elutasítva” eseménnyel együtt lehetővé teszi az ismételt munka időtartamának és gyakoriságának mérését.

Hol szerezhető be?

Ez egy későbbi „Journal Submitted For Approval” esemény egy olyan naplótételnél, amely korábban „REJECTED” állapotban volt. Az esemény az egyedi Journal Entry ID-hez tartozó állapotváltozások sorrendjének elemzésével azonosítható.

Rögzítés

Azonosítsa azt a beküldési időpontot, amely ugyanahhoz az esetazonosítóhoz tartozó elutasítás után következik.

Eseménytípus inferred
Naplótétel könyvelésének indítása
Megkezdődött a jóváhagyott naplótétel főkönyvi könyvelése. Ez lehet automatikus vagy manuális lépés, amely a tételt a könyvelőprogram feldolgozási sorába helyezi.
Miért fontos?

Ez a tevékenység elválasztja a jóváhagyást a technikai könyvelési folyamattól. A jóváhagyás és a könyvelés indítása közötti késedelem ütemezési problémára vagy a könyvelőmotor erőforráshiányára utalhat.

Hol szerezhető be?

Az esemény a GL_JE_BATCHES táblában bekövetkező állapotváltozásokból, illetve a naplótétel-köteghez tartozó párhuzamos könyvelési kérelem beküldési idejéből következtethető ki.

Rögzítés

Azonosítsa az adott naplótétel-köteghez tartozó General Ledger Posting program beküldési idejét.

Eseménytípus inferred
Naplótétel visszafordítása feldolgozva
Létrehoztak és könyveltek egy visszafordító naplótételt, amely a következő időszakban semlegesíti az eredeti tétel pénzügyi hatását. Ez gyakori elhatárolások esetén.
Miért fontos?

A visszafordítások nyomon követésével azonosíthatók a gyakran visszafordított tételtípusok, és elemezhető maga a visszafordítási folyamat is. Ez az elhatárolások kezelésével kapcsolatos problémákra utalhat.

Hol szerezhető be?

Az esemény úgy azonosítható, hogy megkeresünk egy új naplótételt, amelyet kifejezetten az eredeti tétel visszafordításaként jelöltek meg. A GL_JE_HEADERS táblában például a REVERSAL_PERIOD és a REVERSAL_FLAG mező segít az ilyen tételek azonosításában és összekapcsolásában.

Rögzítés

Azonosítsa annak az új naplótételnek a létrehozási és könyvelési dátumát, amelynek fejléce az eredeti tétel visszafordítására hivatkozik.

Eseménytípus inferred
Javasolt Nem kötelező

Adatkinyerési útmutatók

Adatok kinyerése az Oracle Fusion Financials rendszerből

Kezdje el most?

Használja ezt a sablont, hogy az Oracle Fusion naplókönyvelési adataiból jól hasznosítható elemzéseket készítsen, és felgyorsítsa a Record to Report ciklust. Tegyen ma az optimalizált pénzügyi működésért.

Gyorsítsa fel még ma a Record to Report naplókönyvelési folyamatát

Csökkentse 30%-kal a naplókönyvelés átfutási idejét, és tegye gördülékenyebbé a pénzügyi működést.

Kezdje el az ingyenes próbaverziót

Nincs szükség bankkártyára, indítsa el most a próbaverziót.