采购到付款 (P2P) — 采购申请数据模板
采购到付款 (P2P) — 采购申请数据模板
- 建议收集的属性
- 需要追踪的关键活动
- Oracle Fusion Financials 数据提取指南
采购到付款 - 请购属性
| 名称 | 描述 | ||
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Event 时间
EventTime
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活动发生的时间戳。 | ||
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描述
“事件时间”记录了特定活动发生的精确日期和时间。此时间戳是案例中事件按时间顺序排序的基础,源自系统中的创建日期、最后更新日期或特定操作时间戳。 在分析中,事件时间用于计算所有基于时长的指标,例如活动间的周期时间、等待时间以及案例的总时长。它对于识别瓶颈、衡量 SLA 绩效以及了解请购流程的时间动态至关重要。
为何重要
此属性对于计算所有时间相关的 KPI、正确排列事件以及分析流程绩效和瓶颈至关重要。
获取方式
这通常源自与事务或状态更改相关的 'LAST_UPDATE_DATE' 或 'CREATION_DATE' 列,常见于 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 等表或工作流历史表。
示例
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-15T11:05:21Z2023-04-16T09:00:15Z
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活动
ActivityName
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在请购流程中特定时点发生的业务事件名称。 | ||
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描述
“活动”代表采购请购生命周期中的一个特定步骤或里程碑。例如:“请购单已创建”、“审批步骤已批准”或“采购订单已创建”。这些活动源自源系统审计日志或事务表中记录的状态更改、用户操作或系统事件。 此属性对于构建流程图至关重要,它能直观展示请购单的流动。通过分析活动的顺序和频率,有助于识别常见的流程路径、瓶颈、返工循环以及与标准程序的偏差。
为何重要
它构成了流程图的核心骨干,实现了请购工作流的可视化与深入分析。
获取方式
衍生自 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 等表中的状态变更记录、事务历史记录或 FA_FUSION_SOAINFRA.WFTASK 等工作流审计追踪。
示例
已创建招聘需求审批步骤已批准请购单已驳回采购订单已创建
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采购请购ID
PurchaseRequisitionId
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采购请购单的唯一标识符,作为该流程的案例 ID(Case ID)。 | ||
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描述
“采购请购 ID”是将与特定商品或服务请求相关的所有活动联系起来的核心标识符。每个请购单在创建时都会分配一个唯一 ID,且在整个生命周期中保持不变。 在流程挖掘中,此属性用于将所有相关事件(如创建、提交、审批步骤和最终关闭)归集到一个案例中。这可以实现对请购历程的端到端分析,从而可视化流程图、计算周期时间并分析每个单独请求的变体。
为何重要
这是追踪请购单从开始到结束完整生命周期的基础属性,支持所有案例级分析和 KPI 计算。
获取方式
这通常是请购单头表中的主键,例如 Oracle Fusion Financials 中的 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.REQUISITION_HEADER_ID。
示例
100234810023491002350
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最后数据更新
LastDataUpdate
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源系统最近一次数据刷新时间戳。 | ||
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描述
此属性表示最后一次从 Oracle Fusion Financials 提取数据的日期和时间。它适用于整个数据集,而非单个事件。 分析师使用此信息了解数据的实时性,并确认包含了哪些最新事务。它是仪表板报告和确保分析基于最新信息的关键元数据。
为何重要
告知用户数据的实时性,确保分析与最新的可用信息保持一致,从而保障分析的参考价值。
获取方式
此时间戳在数据提取过程中生成并存储,通常由 ETL 工具或数据管道执行。
示例
2023-10-27T02:00:00Z
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源系统
SourceSystem
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此数据的来源系统。 | ||
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描述
此属性识别流程数据的来源。对于此数据模型,它将始终是 'Oracle Fusion Financials'。 在拥有多个 ERP 或集成系统的环境中,此字段对于数据血缘、故障排除和确保数据质量至关重要。它为所分析的流程事件提供了真相来源背景。
为何重要
提供有关数据来源的关键背景,这对于数据治理以及集成多个系统的数据至关重要。
获取方式
这是在数据提取和转换过程中添加的静态值,用于标记数据集的来源。
示例
Oracle Fusion Financials
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业务单元
BusinessUnit
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该请购单所属组织内的特定业务单位。 | ||
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描述
“业务单位”代表公司内提出请购申请的特定法律或职能实体。它是比部门更高层级的组织分组。 按业务单位分析数据可以实现组织不同部门间的高层级绩效对比。这有助于高层管理人员了解流程低效是局部的还是普遍的,以及应将改进精力集中在何处。它是过滤几乎所有仪表板和 KPI 的关键维度。
为何重要
提供高层组织背景,支持企业不同部门间的绩效对比和战略分析。
获取方式
这是 Oracle Fusion 中的基础组织字段,通常见于 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 等表中的请购单头信息。
示例
北美业务单元欧洲业务部公司总部
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拒绝原因
RejectionReason
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当请购单或审批步骤被驳回时,审批人提供的理由。 | ||
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描述
当请购单被拒绝时,审批人通常会从预定义列表中选择或手动输入原因。此属性专门捕获该理由。 这是对流程故障进行根本原因分析的关键属性。它通过揭示拒绝背后的“原因”,为“修订与拒绝趋势”仪表板提供直接支持。通过分析拒绝原因,您可以识别诸如科目编码错误、超预算或违反政策等常见问题,进而通过业务培训或系统管控来加以解决。
为何重要
提供关于请购单被驳回原因的直接见解,从而支持针对性改进以减少返工并提高直通处理率。
获取方式
源自工作流备注或工作流审计轨迹中的特定驳回原因代码字段,可能位于与 FA_FUSION_SOAINFRA.WFTASK 相关的表或关联的备注存储中。
示例
总账科目错误超出成本中心预算选择了非首选供应商重复申请
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申请人姓名
RequesterName
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创建并提交采购请购单的员工姓名。 | ||
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描述
此属性识别发起商品或服务请求的个人。此信息通常在流程开始、请购单初次创建时捕获。 按“申请人”分析流程绩效对于“申请人绩效指标”仪表板至关重要。通过突出显示与特定用户或群体相关的频繁修改、驳回或长周期时间,有助于识别谁可能需要额外培训。它提供了以人为中心的流程视角。
为何重要
支持按请求者进行绩效分析,有助于识别培训需求,并突出高效的用户或部门。
获取方式
源自请购单头数据,通常通过将申请人 ID 与员工或用户主数据表关联。查找 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 中与 'PREPARER_ID' 相关的字段并关联至 PER_ALL_PEOPLE_F 表。
示例
约翰·史密斯Jane DoeEmily Jones
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要求到货日期
RequiredByDate
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申请人需要商品或服务的日期。 | ||
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描述
此日期由申请人指定,用于指示接收申请物品的截止日期。它是采购流程的内部服务水平协议(SLA)目标。 此属性是“需求日期绩效”仪表板和“需求日期达成率”KPI 的基础。通过将此日期与实际采购订单创建日期或收货日期进行对比,分析可以揭示采购流程满足内部客户需求的程度,并识别系统性延迟。
为何重要
对于衡量流程绩效是否符合内部截止日期,以及了解采购流程是否能及时满足业务需求至关重要。
获取方式
通常存储在请购单行项目层级,在 POR_REQUISITION_LINES_ALL 等表的 'NEED_BY_DATE' 等字段中。
示例
2023-11-012023-12-152024-01-31
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请购总金额
RequisitionTotalAmount
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采购请购单的总货币价值。 | ||
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描述
此属性代表单个采购请购单上所有行项价值的总和。它是理解每个请求财务重要性的关键数据点。 在流程挖掘中,总金额用于广泛的分析。它可用于筛选高价值请购单,这些请购单通常具有不同的审批路径或更高的审查强度。仪表板可以使用此属性来分析周期时间或驳回率等流程指标与请购价值之间的相关性。
为何重要
提供财务背景,支持基于价值的分析,以便优先处理流程改进并了解请购价值对流程行为的影响。
获取方式
位于请购单头信息中,通常见于 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 表中的 REQUISITION_TOTAL 等字段。也可以通过汇总 POR_REQUISITION_LINES_ALL 表中的各行金额来计算。
示例
550.0012500.7599.99
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请购状态
RequisitionStatus
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采购请购单的当前或最终状态。 | ||
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描述
此属性表示请购单在特定时点的总体状态或最终结果,如“已批准”、“已驳回”、“处理中”或“已关闭”。事件日志中的许多活动通常都派生自此来源。 此属性是“请购状态概览”仪表板的关键,提供了当前工作量和积压情况的快照。它还通过筛选以特定状态结束的案例,用于计算基于结果的 KPI(如“请购驳回率”)。
为何重要
提供请购单当前状态的快照,用于确定 KPI 计算的最终结果。
获取方式
存在于请购单头表中,通常在 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 的 'DOCUMENT_STATUS' 或 'APPROVAL_STATUS' 字段中。
示例
APPROVED处理中REJECTED已撤回
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部门
DepartmentName
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申请人所属的业务部门。 | ||
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描述
此属性表示创建请购单人员所属的组织单位,如“财务”、“IT”或“营销”。它通常源自 HR 系统中申请人的用户配置文件。 按“部门”分析是细分流程数据的常用且强大的方式。它有助于识别部门特定的行为(如较高的驳回率或较长的周期时间),从而为针对性的流程改进计划提供依据。这是“申请人绩效指标”仪表板的关键维度。
为何重要
支持按业务单元分段进行流程分析,揭示各部门特有的模式、绩效和合规问题。
获取方式
通常派生自申请人的配置文件,往往需要将请购单表与包含部门信息的 HR 或用户目录表关联。
示例
信息技术财务运营市场营销
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供应商名称
SupplierName
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商品或服务的建议或预选供应商名称。 | ||
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描述
此属性识别拟采购商品或服务的供应商。供应商可由申请人建议,也可由系统根据目录或事先协议确定。 按供应商分析可以揭示重要的采购模式。例如,它可以帮助识别某些供应商的请购单是否审批时间更长或驳回率更高。这些信息对于供应商关系管理和采购策略具有重要价值。
为何重要
支持按供应商分析流程绩效,有助于制定采购战略和供应商关系管理。
获取方式
位于请购单行项目表 POR_REQUISITION_LINES_ALL 中,通常通过 VENDOR_ID 关联到供应商主表(如 POZ_SUPPLIERS)。
示例
办公用品有限公司Global Tech Solutions创意营销代理机构
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审批工作流路径
ApprovalWorkflowPath
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该请购单所需的预定义审批人或审批组序列。 | ||
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描述
此属性根据公司政策定义了给定请购单的预期标准审批流程,考虑了请购金额、类型和部门等因素。它代表了“理想”流程模型。 “审批工作流路径”是合规性和一致性分析的基础。它通过将实际审批步骤与规定路径进行直接对比,直接支持“合规性与偏差分析”仪表板和“请购一致性指数”KPI。偏差可能预示着政策违规或流程低效。
为何重要
支持一致性检查,通过将实际流程流向与要求的审批层级进行对比,突出显示违规请购。
获取方式
此信息配置在 Oracle Fusion BPM 工作列表或审批管理引擎(AMX)中。提取每份请购单的定义路径可能很复杂,可能需要查询配置表。
示例
经理 > 总监 > 财务副总裁成本中心负责人 > IT 安全经理 > 部门负责人
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是否已修改
IsAmendedFlag
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布尔标志,若请购单至少被修改过一次,则为 true。 | ||
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描述
此计算属性指示请购单在初次提交后是否经历了任何变更。它是通过检查案例历史中是否存在“请购单已修改”活动得出的。 此标记简化了分析和 KPI 计算。它直接用于计算“请购修改率”KPI 并识别非直通案例。它允许在已修改和未修改的请购单之间轻松筛选和对比流程指标。
为何重要
简化了修改率的计算,并允许轻松对比已修改与未修改的请购单。
获取方式
此属性不在源系统中,而是在数据转换期间根据事件日志中是否存在修改相关活动计算得出的。
示例
truefalse
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是否已自动化
IsAutomated
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一个标记,指示该活动是否由系统自动执行。 | ||
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描述
此属性识别流程中由系统用户或自动化代理(而非人工)执行的事件。示例包括系统驱动的状态更改或针对低价值物品的自动审批步骤。 分析此属性有助于量化流程的自动化水平。它可用于对比自动化步骤与人工步骤的速度和效率,并识别进一步自动化的机会。
为何重要
有助于衡量流程的自动化水平,并识别自动化手动任务的机会。
获取方式
通过检查与活动关联的用户是否为系统或服务账号来推导。这需要一份已知的系统用户 ID 列表。
示例
truefalse
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是否直通
IsStraightThrough
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指示请购单是否在没有任何修改或驳回的情况下获得批准的标志。 | ||
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描述
此计算标记识别了从提交到批准过程中没有任何返工循环(如修改或驳回)的请购单。它标志着单个案例的完美执行流程。 此属性是“请购直通率”KPI 的基础。分析直通请购单的特征(如常见的部门、申请人或类型)可以揭示最佳实践和自动化机会。相反,分析非直通案例有助于精准定位导致低效的主要因素。
为何重要
直接衡量流程效率,是“一次性过审请购率 (Straight-Through Requisition Rate)”KPI 的基础,有助于识别返工的诱因。
获取方式
此属性在数据转换期间计算。如果没有“请购单已修改”或“审批步骤已驳回”活动,案例将被标记为 true。
示例
truefalse
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物品描述
ItemDescription
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请购单行项中申请的产品或服务的描述。 | ||
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描述
此属性包含所采购物品的文本描述,提供了有关所申请商品或服务的具体细节。 虽然通常是非结构化的,但“物品描述”为分析提供了宝贵的背景信息。它可用于筛选,以隔离出可能无法通过“请购类型”捕获的特定采购申请。例如,分析师可以搜索所有包含“软件许可”的请购单,以了解其特定的流程流向和周期时间。
为何重要
提供有关采购内容的详细背景信息,从而实现对特定商品或服务的更细颗粒度筛选和分析。
获取方式
位于请购单行项目表 POR_REQUISITION_LINES_ALL 中,通常在 ITEM_DESCRIPTION 等字段。
示例
15 英寸笔记本电脑,16GB 内存咨询服务 - 第四季度项目年度软件维护续订
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用户名称
UserName
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执行特定活动的用户姓名,如审批人或编辑人。 | ||
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描述
虽然“申请人姓名”用于识别流程发起者,但“用户名”则明确了执行特定事件(如审批或拒绝)的具体人员。这在涉及多个环节的多级审批工作流中尤为重要。 此属性是分析审批瓶颈、衡量特定审批人或团队绩效的关键。通过分析审批链中每位用户的处理时长,它为“审批工作流瓶颈”仪表板提供了核心数据支持。
为何重要
识别每个事件的执行者,这对于分析交接时间、审批人绩效和资源分配至关重要。
获取方式
源自工作流历史或审计轨迹表(如 FA_FUSION_SOAINFRA.WFTASK),该表记录了与每项任务完成相关的用户。
示例
David LeeSusan ChenMichael Brown
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申请单类型
RequisitionType
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请购单类别,例如商品或服务请求。 | ||
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描述
此属性根据申请内容对请购单进行分类。常见类型包括商品、服务或资本支出。类型会影响所需的审批工作流和采购策略。 在分析中,“请购类型”是一个强大的筛选和对比维度。例如,可以分析服务类请购的审批周期是否比商品类长。它有助于了解不同类型的请求是否表现出不同的流程行为或瓶颈。
为何重要
支持分段分析,以了解不同采购类型(如商品与服务)在流程上的差异。
获取方式
这通常由请购单创建期间选择的行项目类型或类别决定。它可能存储在请购单行表 POR_REQUISITION_LINES_ALL 中。
示例
货物服务资本支出
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货币
CurrencyCode
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请购金额的货币代码,例如 USD 或 EUR。 | ||
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描述
此属性指定了请购总金额的计价货币。对于全球化组织,请购单可能以各种货币创建。 它对于正确解读和汇总财务数据至关重要。在任何涉及货币价值的分析中,必须使用货币代码以确保金额对比的准确性,无论是通过筛选单一货币还是将所有金额转换为通用货币。
为何重要
确保准确的财务分析和报表,尤其对于处理多种货币跨国公司。
获取方式
通常见于请购单头信息表,与金额字段并列,例如在 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 中。
示例
美元EURGBPJPY
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采购订单号
PurchaseOrderNumber
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根据已获批请购单创建的采购订单标识符。 | ||
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描述
此属性将采购请购单与生成的采购订单关联。请购单获得完全批准后,通常会转换为一个或多个采购订单发送给供应商。 在分析中,此 ID 对于追踪请购后的下游流程至关重要。它支持计算“请购到 PO 前置时间”KPI,并支持“请购到 PO 周期时间”仪表板。它还允许将请购流程数据与后续的 PO 和发票流程结合,实现真正的端到端采购到付款分析。
为何重要
将请购单与后续采购订单(PO)关联,从而实现请购到订单周转时间的测量以及端到端流程分析。
获取方式
此信息在 PO 创建后存储。通常可以通过查看 PO 分配表(如 PO_DISTRIBUTIONS_ALL)中的支持请购单引用来找到,该表链接回请购单行。
示例
PO-2023-5832PO-2023-5833PO-2023-5834
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采购到付款 - 请购活动
| 活动 | 描述 | ||
|---|---|---|---|
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已创建招聘需求
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标志着用户首次保存新采购请购单时采购流程的启动。此事件通常被捕获为系统中具有对应时间戳的明确记录创建。 | ||
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为何重要
这是请购流程的主要起始事件。分析从创建到提交的时间可以揭示请求正式化过程中的延迟。
获取方式
此事件记录在 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 表中,在生成新请购 ID 时从 creation_date 列捕获。
捕获
使用请购单头记录的创建时间戳。
事件类型
explicit
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招聘需求已提交
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代表用户将填写完成的请购单提交至审批工作流的操作。当请购单状态从“未完成”或“草稿”变为指示待审批的状态时,即捕获此操作。 | ||
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为何重要
此活动会触发审批周期。它是测量请购审批周期时间和整体前置时间的关键里程碑。
获取方式
根据 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 表中的状态变更(例如状态变为“PENDING APPROVAL”)推断。提交日期通常也会明确存储。
捕获
识别文档状态字段首次变更为“待审批 (Pending Approval)”的时间戳。
事件类型
inferred
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请购单已关闭
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表示请购单生命周期的最终结束,意味着其所有行均已履行(例如转换为 PO)或已取消。这是通过最终状态更新推断出来的。 | ||
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为何重要
这是流程的主要成功结束事件。它确认请购单已完全处理,无需进一步操作。
获取方式
根据 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 中的请购单头状态变更为“CLOSED”推断。
捕获
识别请购单文档状态变更为“已关闭 (Closed)”的时间戳。
事件类型
inferred
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请购单已驳回
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代表请购单的最终驳回,终止了该请求的流程。这是根据请购单总体状态更新为“已驳回”推断而出的。 | ||
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为何重要
此活动是未成功请求的终点。分析这些案例对于理解请购驳回率 KPI 及失败原因至关重要。
获取方式
根据 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 表中文档状态变更为“REJECTED”推断。
捕获
识别文档状态首次被设置为“已驳回 (Rejected)”的时间戳。
事件类型
inferred
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采购申请已批准
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标志着采购请购单在成功通过工作流的所有步骤后获得最终批准。这是根据请购单总体状态变为“已批准”推断而出的。 | ||
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为何重要
这是一个关键里程碑,表示请求已准备好进行采购操作。它是测量请购审批总周期的终点。
获取方式
根据 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 表中文档状态字段变更为“APPROVED”推断。此状态变更日期即为事件时间。
捕获
识别文档状态首次被设置为“已批准 (Approved)”的时间戳。
事件类型
inferred
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采购订单已创建
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当使用已获批的请购单行生成采购订单时,会发生此事件。它将请购流程与下游采购流程联系起来。 | ||
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为何重要
这是测量“请购到 PO 前置时间”的关键里程碑。此环节的延迟反映了从审批到采购交接过程中的瓶颈。
获取方式
这是一个显性事件。请购单与采购订单之间的关联存储在 PO_LINE_LOCATIONS_ALL 等表中,其中包含对源请购行 ID 的引用。
捕获
查找引用特定请购单 ID 的采购订单创建日期。
事件类型
explicit
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审批步骤已开始
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标志着请购单在工作流中被分配给特定审批人或审批组的时刻。这可以从工作流引擎的事务日志中捕获。 | ||
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为何重要
此活动对于计算每个审批步骤的等待时间至关重要。它有助于精准定位由特定审批人或审批层级引起的瓶颈。
获取方式
检索自 Oracle Fusion 的工作流表(记录分配给用户的任务)。使用审批任务的分配时间戳。
捕获
使用该请购单工作流历史中任务的创建时间戳。
事件类型
explicit
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审批步骤已批准
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代表单个审批人在工作流指定步骤中批准请购单的操作。该事件会被明确记录在审批历史中。 | ||
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为何重要
追踪单个审批步骤有助于绘制实际审批路径,并测量各级架构的理时间。
获取方式
从请购单的审批操作历史记录中获取,通常存储在管理审批层级的工作流 (WF) 或人力资本管理 (HCM) 表中。
捕获
使用工作流操作历史日志中“批准”操作的时间戳。
事件类型
explicit
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审批步骤已退回
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审批人将请购单退回给编制人以补充信息或进行细微修正,而非正式驳回。这通常是工作流系统中的一项明确操作。 | ||
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为何重要
这表示需要澄清并产生返工循环,从而延长周期时间。将退回与驳回区分开来,可以更深入地了解流程阻力。
获取方式
从请购单的审批操作历史记录中获取。工作流系统会记录带时间戳的“退回 (RETURN)”或类似操作。
捕获
使用工作流历史中“退回”或“请求信息”操作的时间戳。
事件类型
explicit
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审批步骤已驳回
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某位审批人驳回请购单,这通常会将其退回给编制人进行修正或直接终止请求。此操作会明确记录在工作流历史中。 | ||
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为何重要
此活动是返工和延迟的主要驱动因素。分析驳回情况有助于识别合规性问题、预算问题或理由不明的情况。
获取方式
从请购单的审批操作历史记录中获取。工作流系统会记录带时间戳的“驳回 (REJECT)”操作。
捕获
使用工作流操作历史日志中“驳回”操作的时间戳。
事件类型
explicit
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请购单已修改
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此事件表示用户在初次提交后修改了请购单,通常需要审批流程重新开始。这是通过检测关键数据字段的更改或创建新版本的请购单推断而出的。 | ||
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为何重要
频繁修改表明数据质量存在问题或需求不断变化,导致返工和流程延迟。这直接支撑了“请购修改率 (Requisition Amendment Rate)”KPI。
获取方式
通过跟踪请购单的版本号或识别提交后状态变回“未完成”的情况来推断。变更日志或审计追踪表也可能捕捉到这些修改。
捕获
识别同一请购单 ID 在提交后新版本创建的时间戳。
事件类型
inferred
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请购单已撤回
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发生在申请人在请购单获得完全批准前取消或撤回已提交的请购单。这通常是导致状态更改的明确用户操作。 | ||
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为何重要
追踪撤回情况有助于识别流程提前终止的原因,例如业务需求变更或用户在提交后纠正错误。
获取方式
根据 POR_REQUISITION_HEADERS_ALL 表中状态变更为“WITHDRAWN”推断。该操作记录在请购单的操作历史中。
捕获
检测请购单状态更新为“已撤回 (Withdrawn)”的时间戳。
事件类型
inferred
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