Fundamentos de Dados para um Eficaz Process Mining

Tem dados brutos? Isso é só o primeiro ingrediente! Process Mining adora dados limpos, então explore, prepare e tempere seus dados de eventos à perfeição. É o molho secreto para criar insights poderosos em processos!

Quais dados são necessários para começar

Imagine que você está gerenciando um quiosque de limonada, mas tem uma memória terrível! Para entender como seu quiosque está indo, você decide acompanhar algumas informações básicas:

• Customer ID (CaseID): É como um número que você dá a cada cliente. Isso permite saber que é a mesma pessoa voltando para mais limonada (ou talvez reclamando de um lote azedo!).
• Action Taken (Activity): Isso é o que aconteceu! Você “Recebeu Pedido,” “Preparou Limonada,” ou talvez “Resolveu Reclamação de Cliente Irritado” (esperançosamente não com muita frequência!).
• Action Time (Timestamp): É quando você realizou as ações. Saber a ordem de suas ações é crucial!

Com apenas essas três informações, Process Mining pode ser como um pequeno espião no seu quiosque. Ele pode ver o fluxo básico de clientes, identificar quaisquer gargalos (talvez você demore a fazer a limonada!) e até mesmo dizer se alguns clientes ficam mais irritados do que outros (hora de melhorar sua receita!).

Aqui está um exemplo de como os dados podem parecer em uma tabela:*

Isso pode parecer pouca informação, mas é suficiente para que o Process Mining comece a fazer perguntas e descobrir alguns insights básicos sobre a eficiência do seu quiosque de limonada!

Capítulo 2: O Caso dos Registros de Limonada Desaparecidos

Nosso quiosque de limonada foi um sucesso estrondoso! Os clientes adoraram nossa receita secreta (na maioria das vezes), e os negócios estavam prosperando. Mas com o grande sucesso veio um novo desafio: estávamos atolados de clientes. As filas eram longas, os ânimos se exaltavam, e o pior de tudo: não tínhamos ideia do porquê!

Lembra-se daquele pequeno espião que contratamos (Process Mining)? Acontece que não faz milagres. Precisa de boas informações, e tudo o que tínhamos eram alguns rabiscos em um guardanapo. Aí é que começou a bagunça:

• O Detetive de Dados: Nosso primeiro problema foi encontrar todos os detalhes suculentos. Os pedidos dos clientes estavam espalhados por notas adesivas, recibos soltos e até um guardanapo amassado em nosso bolso (nojento!). Era como uma história de detetive, juntando informações de todas essas fontes aleatórias (bancos de dados, arquivos planos, logs de mensagens, você nomeia!).
• Falando a Mesma Língua: Mesmo quando encontramos os dados, nem sempre estava claro. Algumas notas diziam “Cliente Feliz!” enquanto outras tinham apenas uma carinha triste. Precisávamos de um tradutor (padronização de dados) para garantir que o espião entendesse o que cada rabisco significava.
• Fazendo as Perguntas Certas: Por fim, tivemos que descobrir o que realmente queríamos saber. As filas eram longas porque as pessoas demoravam a fazer o pedido ou porque estávamos demorando demais para fazer a limonada? Fazer as perguntas certas nos ajudou a focar na coleta de dados (diferentes visões sobre os dados).

Acontece que limpar essa bagunça de dados foi uma nova aventura. Mas no próximo capítulo, você verá como, com um pouco de trabalho de detetive e alguma ajuda do nosso espião amante de dados, conseguimos otimizar nosso quiosque de limonada e nos tornar a inveja da vizinhança!

Capítulo 3: A Grande Escavação de Dados

Nosso quiosque de limonada foi um sucesso estrondoso, mas as filas eram um pesadelo! Sabíamos que precisávamos do nosso espião de dados (Process Mining) para nos ajudar, mas primeiro, tínhamos que fornecer a ele informações decentes. Isso significava um mergulho profundo no mundo da extração de dados – basicamente, encontrar todas as pistas ocultas sobre nossos clientes e transformá-las em algo que nosso espião pudesse entender.

Veja o que descobrimos:

• Caça ao Tesouro: Às vezes, os dados eram como um tesouro enterrado – escondido em cantos empoeirados dos nossos sistemas (páginas da web, e-mails, PDFs). Tivemos que nos tornar arqueólogos de dados, cavando em arquivos antigos e usando ferramentas elegantes (screen scraping) para desenterrar as informações de que precisávamos.
• Perdidos na Tradução: Mesmo quando encontramos os dados, nem sempre estavam claros. Algumas pistas estavam rabiscadas em guardanapos (dados não estruturados) e outras estavam trancadas em um código secreto (metadados ausentes). Precisávamos de um tradutor (padronização de dados) para decifrar tudo.
• Foco é fundamental: Com tantas fontes de dados (milhares de tabelas!), era tentador simplesmente pegar tudo. Mas assim como você não experimentaria todas as combinações de sabores na sorveteria, precisávamos focar nas perguntas que queríamos responder. Os clientes demoravam a fazer o pedido ou éramos nós o gargalo ao fazer limonada? Focar nessas questões-chave nos ajudou a priorizar quais dados extrair.

Não foi fácil, mas com um pouco de esforço e uma dose saudável de curiosidade, conseguimos desenterrar um tesouro de dados. No próximo capítulo, veremos como limpamos essa bagunça e finalmente colocamos nosso espião de dados para funcionar!

Capítulo 4: O Detox de Dados

Tínhamos uma montanha de dados, graças aos nossos esforços heroicos de extração (veja o Capítulo 3). Mas segure os chapéus, porque esses dados eram uma mistura – algumas informações úteis dos clientes, alguns rabiscos aleatórios e um monte de coisas que simplesmente não precisávamos. Era hora de um detox de dados!

O filtro tornou-se nosso novo melhor amigo. Pense nisso como organizar uma caixa de ferramentas bagunçada. Começamos com o quadro geral (delimitação de alta granularidade) quando extraímos os dados. Agora era hora de detalhar (delimitação de baixa granularidade).

Veja como enfrentamos o desafio do filtro:

• Foco nas Estrelas: Imagine os pedidos mais frequentes dos clientes como as novas ferramentas brilhantes em nossa caixa de ferramentas. Decidimos focar nas 10 atividades mais comuns (pedir, esperar, receber limonada) para manter as coisas gerenciáveis para nosso espião de dados. O resto poderia esperar nos fundos (por enquanto).
• Iteração é Fundamental: O filtro não era uma coisa única. À medida que nosso espião de dados começava a analisar os dados limpos, nos direcionava para novas áreas de foco. Era como um detetive seguindo pistas, refinando constantemente nosso filtro com base em novos insights.

Com os dados brilhando de limpos (bem, quase limpos), finalmente era hora de liberar o verdadeiro poder do nosso espião de dados (Process Mining) no próximo capítulo! Exploraríamos diferentes técnicas como descoberta, conformidade e aprimoramento para diagnosticar os problemas do nosso quiosque de limonada e nos tornar a operação de limonada mais eficiente da região!

Capítulo 5: A Reforma de Dados

Nosso detox de dados (Capítulo 4) fez maravilhas, mas ainda havia um passo crucial antes de liberar nosso espião de dados (Process Mining) – a reforma dos dados! Imagine um cliente chegando ao nosso quiosque com uma nota amassada. Não iríamos rejeitá-los, mas seria muito mais fácil lidar se a nota estivesse nova e limpa. Essa é a ideia por trás da limpeza de dados.

Veja o que precisávamos fazer:

• Caso Encerrado: Um processo é como a jornada de um cliente – tem começo, meio e fim. Precisávamos conectar todos os eventos relacionados a um único cliente (case) – o pedido, o tempo de espera e, finalmente, o recebimento da limonada. Pense nisso como organizar todos os recibos de uma única visita do cliente.
• Falando Process: Nossos dados nem sempre falavam a língua do processo. As atividades precisavam ser claramente definidas como mudanças de status para a jornada de cada cliente (case). Por exemplo, “Cliente Feliz!” não era específico o suficiente. Precisávamos de um status claro, como “Limonada Entregue.”

Não foi a parte mais glamourosa da aventura, mas com um pouco de trabalho com os dados e um pensamento claro, finalmente tivemos um conjunto de dados brilhante e limpo! Com esses dados que nosso espião de dados transformou, desvendamos os segredos por trás de nossas longas filas e transformamos nosso quiosque de limonada em um farol efervescente de eficiência (e gostosura)!