Seu Template de dados para integração de clientes KYC

A hora de início do evento registra a data e a hora exatas em que uma atividade começou. É um dos três pilares essenciais do Process Mining, junto com o ID do caso e o nome da atividade. Esses dados com data e hora permitem ordenar cronologicamente os eventos de cada caso, o que é necessário para reconstruir o fluxo do processo como ele realmente aconteceu.

Esse atributo serve de base para todas as análises relacionadas ao tempo. Ele é usado para calcular a duração das atividades, quando há uma hora de término disponível, o tempo de espera entre atividades (tempo de handoff) e o tempo total de ciclo do processo de onboarding. A análise dessas durações ajuda a identificar gargalos, medir a conformidade com o SLA e acompanhar a performance geral do processo.

Mostra a ordem cronológica dos eventos, essencial para descobrir o modelo do processo e calcular todas as métricas de performance baseadas em tempo.

Fica em Event Logs, trilhas de auditoria de solicitações ou tabelas de transações, geralmente com nomes como 'Timestamp', 'Creation Date' ou 'Start Time'.

O ID da solicitação do cliente é uma chave exclusiva atribuída a cada novo pedido de onboarding, desde o início até a conclusão ou o encerramento. Esse identificador conecta todas as atividades, eventos e dados relacionados a uma única jornada de onboarding, sendo o atributo mais importante para Process Mining.

Na análise, esse ID permite reconstruir o processo de ponta a ponta de cada cliente. Com ele, você acompanha o andamento da solicitação, calcula o tempo total de ciclo e compara o percurso com o de outros casos. As variantes do processo, os gargalos e as métricas de performance são analisados por solicitação. Para isso, é essencial identificar e usar corretamente esse atributo como ID do caso.

É essencial para agrupar todos os eventos relacionados em um único processo de ponta a ponta e serve de base para toda análise de Process Mining.

Geralmente, fica no cabeçalho ou na tabela principal do sistema de solicitações de clientes ou de gestão de casos.

O nome da atividade descreve uma etapa ou um marco específico da jornada de onboarding, como 'Solicitação enviada', 'Análise de Conformidade iniciada' ou 'Solicitação aprovada'. Cada atividade representa uma ação realizada por uma pessoa ou por um sistema para dar andamento à solicitação.

Esse atributo é fundamental para visualizar o mapa do processo, que é a base do Process Mining. Ao analisar a sequência e a frequência das atividades, os analistas entendem o fluxo real do processo, identificam os caminhos mais comuns, descobrem desvios e localizam pontos de retrabalho ou repetição. Nomes de atividades claros e consistentes são essenciais para criar um modelo de processo útil e fácil de entender.

Define as etapas do processo e permite visualizar e analisar o fluxo, os gargalos e as variações.

Pode ser encontrado em Event Logs, trilhas de auditoria ou tabelas de transações que registram as etapas dos processos de negócio.

O atributo Sistema de origem indica o aplicativo ou a plataforma que gerou os dados de uma atividade. Em ambientes complexos, o processo de KYC pode passar por vários sistemas, como um CRM para o envio da solicitação, uma plataforma específica de KYC para a avaliação de risco e um sistema bancário central para a criação da conta.

Analisar o processo por sistema de origem ajuda a entender o panorama tecnológico e seu impacto no processo. Essa análise pode revelar problemas de integração, atrasos na troca de dados entre sistemas ou diferenças na forma como cada sistema registra as informações. Essa visão é útil para as equipes de TI e de melhoria de processos que buscam simplificar a arquitetura dos sistemas que dão suporte à jornada de onboarding.

Mostra onde cada etapa do processo acontece e ajuda a identificar ineficiências entre sistemas e desafios de integração de dados.

Costuma aparecer em extrações de dados ou Event Logs, especialmente em ambientes com vários sistemas integrados.

Esse atributo registra a data e a hora da extração ou atualização mais recente dos dados. Ele não faz parte do processo de negócio em si, mas é um metadado importante para a validação e a governança dos dados. Também informa com clareza o quão atualizados estão os dados analisados.

Na análise de processos, saber quando os dados foram atualizados pela última vez é essencial para avaliar a atualidade dos insights gerados. Essa informação ajuda você a confiar nos dados, pois mostra o quanto estão atualizados e evita interpretações equivocadas com base em informações antigas. No monitoramento contínuo, esse atributo pode ser usado para configurar alertas caso as atualizações atrasem ou falhem, mantendo a confiabilidade dos Dashboards de Process Mining.

Traz transparência ao indicar a atualidade do conjunto de dados, essencial para que a análise seja relevante e precisa.

Gerado durante o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL); geralmente aparece nos metadados do conjunto de dados.

O departamento do usuário indica a área funcional ou a equipe à qual pertence a pessoa que realizou a atividade, como 'Conformidade', 'Onboarding de clientes' ou 'Operações'. Esse atributo oferece um contexto organizacional mais amplo do que o ID individual do usuário.

Analisar o processo por departamento é essencial para entender a colaboração entre áreas e identificar gargalos sistêmicos. Isso ajuda a visualizar as transferências de trabalho entre equipes, que muitas vezes são uma das principais causas de atrasos e ineficiências. Essas informações são importantes para otimizar a estrutura das equipes, esclarecer responsabilidades e melhorar os canais de comunicação, tornando a experiência de onboarding mais fluida.

Permite analisar a performance do processo e as transferências de trabalho entre equipes, destacando oportunidades para melhorar a colaboração entre áreas.

Geralmente, está disponível nos dados do perfil do usuário associados ao ID do usuário ou é registrado diretamente na transação.

A hora de término do evento registra a data e a hora exatas em que uma atividade foi concluída. Quando combinada com a hora de início do evento, permite calcular com precisão o tempo de processamento de cada tarefa. Nem todos os sistemas fornecem as horas de início e de término; alguns registram apenas uma data e hora de conclusão.

Ter a hora de término é muito útil para analisar a performance. Com ela, você pode criar métricas detalhadas, como 'Tempo médio de análise de Conformidade', distinguindo o tempo em que uma pessoa trabalhou ativamente na tarefa do tempo em que ela ficou aguardando em uma fila. Esse nível de detalhe é essencial para identificar gargalos com precisão e direcionar as melhorias para a capacidade da equipe ou para as transferências de trabalho entre etapas.

Permite calcular com precisão o tempo de processamento das atividades e diferenciar o tempo de trabalho ativo do tempo de espera.

Pode ser encontrada em Event Logs ou tabelas de transações, junto com a hora de início. Pode aparecer como 'End Time', 'Completion Date' ou 'Modified On'.

O ID do usuário identifica a pessoa ou o bot responsável por realizar uma atividade específica do processo. Pode ser um profissional de Conformidade, alguém responsável pela entrada de dados ou um mecanismo automatizado de pontuação de risco. Identificar os usuários de forma consistente é essencial para uma análise de recursos precisa.

Esse atributo oferece uma visão do processo centrada nas pessoas. É essencial para analisar a distribuição da carga de trabalho, a performance individual e da equipe e a alocação de recursos. Ao filtrar o mapa do processo pelo ID do usuário, gestores entendem como diferentes pessoas realizam as tarefas, identificam oportunidades de treinamento e verificam se o trabalho está bem distribuído. O atributo também ajuda a analisar a colaboração, mostrando como o trabalho é transferido entre as pessoas.

Permite analisar a carga de trabalho, a performance dos recursos e os padrões de colaboração, contribuindo para uma gestão de recursos e um treinamento mais eficazes.

Disponível em trilhas de auditoria do sistema ou logs de transações, geralmente associado ao usuário que criou ou alterou um registro pela última vez.

O nível de risco é um resultado importante do processo de KYC. Ele classifica os clientes com base em fatores como setor, localização geográfica e padrões de transação. Essa classificação determina o nível de análise e de diligência prévia necessário para a solicitação.

No Process Mining, esse atributo é uma dimensão importante para análises de Conformidade e de variantes. Por definição, o processo para um cliente de alto risco deve ser diferente e mais rigoroso do que para um cliente de baixo risco. Ao comparar os fluxos reais de cada nível de risco com os procedimentos esperados, as organizações podem verificar a conformidade com políticas internas e regulamentações. O atributo ajuda a responder perguntas como: 'Os clientes de alto risco sempre passam por diligência prévia reforçada?' ou 'Estamos dedicando tempo demais aos clientes de baixo risco?'.

É essencial para a Conformidade e a gestão de riscos, pois permite verificar se os processos de diligência prévia variam de forma adequada conforme o perfil de risco.

Calculado por um mecanismo de risco ou definido manualmente por um profissional de Conformidade. Fica armazenado no registro principal do cliente ou da solicitação.

O status da solicitação indica o resultado final, como 'Aprovado', 'Rejeitado' ou 'Retirado'. Ele representa o resultado de negócio do processo e é uma dimensão importante para medir a performance.

Esse atributo é essencial para análises baseadas em resultados. Ele permite comparar os caminhos do processo que levam a resultados bem-sucedidos com aqueles que terminam em rejeição. Os analistas podem usá-lo para identificar padrões associados a altas taxas de rejeição, calcular KPIs como a 'Taxa de rejeição de solicitações' e criar uma 'Análise do funil de onboarding' para identificar em que etapa as pessoas desistem. Entender por que as solicitações não são aprovadas é o primeiro passo para melhorar o processo e aumentar a taxa de sucesso.

Define o resultado de negócio de cada caso e permite analisar por que as solicitações são rejeitadas e como aumentar a taxa de aprovação.

Geralmente, fica na tabela principal de casos ou solicitações e indica o estado final do registro.

O tipo de cliente classifica a pessoa solicitante em categorias distintas, como 'Pessoa física', 'Pessoa jurídica', 'Trust' ou 'Organização sem fins lucrativos'. Os requisitos de onboarding e a complexidade do processo podem variar bastante conforme o tipo de cliente.

Esse atributo é importante para segmentar a análise. Ao filtrar o mapa do processo e os KPIs por tipo de cliente, as organizações podem identificar diferenças significativas. Por exemplo, o onboarding de uma empresa costuma incluir etapas mais complexas, como a verificação dos beneficiários finais, que não são necessárias para uma pessoa física. Essa análise ajuda a tornar cada variante do processo mais eficiente para seu segmento e a direcionar melhorias.

Permite segmentar o processo para comparar e otimizar a jornada de onboarding de diferentes tipos de clientes.

Geralmente, é registrado no início do processo de solicitação e armazenado na tabela principal do cliente ou da solicitação.

Esse atributo booleano diferencia as tarefas executadas por softwares ou bots daquelas realizadas por pessoas. Entre as atividades automatizadas estão a validação inicial de dados, a verificação em listas de sanções e o envio de comunicações padronizadas.

Analisar esse atributo é essencial para avaliar a eficácia das iniciativas de automação. Ao comparar a velocidade e os resultados das etapas automatizadas com os das etapas manuais, as empresas podem identificar oportunidades para ampliar a automação, reduzir custos e diminuir o tempo de ciclo. O atributo também ajuda a monitorar a performance dos sistemas automatizados e a verificar se estão funcionando como esperado no processo de ponta a ponta.

Ajuda a medir o impacto e a eficiência da automação no processo e a identificar oportunidades para novas melhorias robóticas ou sistêmicas.

Pode ser um campo específico no Event Log ou ser identificado pelo ID do usuário, por exemplo, quando o ID é 'SYSTEM' ou 'BOT'.

Esse atributo identifica o meio usado pelo cliente para enviar a solicitação, como 'Portal web', 'Aplicativo móvel' ou 'Agência'. Cada canal pode ter processos de coleta de dados e experiências diferentes.

Analisar o processo por canal ajuda a avaliar a performance e a eficiência de cada ponto de contato com o cliente. Isso permite responder perguntas como: 'As solicitações feitas pelo aplicativo móvel são processadas mais rápido do que as enviadas pelo portal web?' ou 'A taxa de retrabalho é maior nas solicitações feitas em uma agência?'. Esses insights ajudam a otimizar a jornada do cliente em todos os canais e a alocar recursos de forma eficaz.

Permite comparar a eficiência do processo e a experiência do cliente em diferentes canais de envio, como web, aplicativo móvel ou atendimento presencial.

Geralmente, é registrado no início do processo, quando a solicitação é criada.

A data-limite do SLA (Acordo de Nível de Serviço) é o prazo definido para concluir o processo de onboarding do cliente. Essa data costuma ser determinada por políticas internas ou obrigações contratuais e serve como referência para medir a pontualidade.

Esse atributo é a base do Dashboard de 'Monitoramento da performance do SLA'. Ao comparar a data real de conclusão da solicitação com a data-limite do SLA, é possível calcular a 'Taxa de conformidade com o SLA'. A análise dos casos que ultrapassaram o prazo ajuda a identificar as atividades ou os departamentos que causaram os atrasos. Assim, é possível gerenciar filas de trabalho e alocar recursos de forma proativa para reduzir violações do SLA e melhorar a satisfação dos clientes.

Serve como referência de performance, permitindo medir a conformidade com o SLA e identificar casos com risco de atraso.

Geralmente, é calculada e armazenada no registro principal da solicitação quando o caso é criado, com base no tipo de solicitação ou em outros critérios.

O ID do cliente é um identificador exclusivo que permanece associado ao cliente em várias interações ou solicitações. Enquanto o ID da solicitação do cliente acompanha uma única jornada de onboarding, o ID do cliente pode conectar várias tentativas de onboarding ou outros processos da mesma pessoa.

Esse atributo permite analisar o processo pela perspectiva do cliente, indo além de um único caso. Ele é útil para identificar pessoas que enviam solicitações repetidas, analisar o relacionamento de longo prazo com o cliente ou conectar o onboarding a outros processos, como 'Solicitação de empréstimo' ou 'Manutenção de conta'. Embora não seja essencial para analisar um único processo, ele enriquece os dados para análises mais complexas de Process Mining centradas em objetos.

Permite analisar o processo pela perspectiva do cliente, conectando várias tentativas de onboarding ou diferentes processos relacionados à mesma pessoa.

Geralmente, fica em um sistema central de cadastro de clientes e é associado ao registro da solicitação.

Quando o status de uma solicitação é 'Rejeitado', o motivo da rejeição informa a causa específica, como 'Documentação incompleta', 'Perfil de alto risco' ou 'Correspondência em listas de sanções'. Esse atributo acrescenta um contexto importante aos processos que não foram concluídos com sucesso.

Analisar os motivos de rejeição é fundamental para o Dashboard de 'Análise de rejeição de solicitações'. Isso ajuda as empresas a fazer uma análise de causa raiz e entender os pontos de falha mais comuns no processo de onboarding. Ao categorizar e quantificar esses motivos, as organizações podem priorizar melhorias. Por exemplo, se 'Documentação incompleta' for um dos principais motivos, a empresa pode se concentrar em esclarecer as instruções para os clientes ou melhorar o portal de envio de documentos.

Aponta a causa raiz das solicitações não aprovadas e permite direcionar melhorias para reduzir a taxa de rejeição e aprimorar a experiência do cliente.

Geralmente, fica na tabela principal de solicitações ou casos e é preenchido quando o status muda para 'Rejeitado'.

O país do cliente indica a localização geográfica da pessoa solicitante. Essa informação é essencial nos processos de KYC, pois as regulamentações e os fatores de risco podem variar bastante de um país para outro.

A análise geográfica acrescenta outra dimensão importante aos insights. Os requisitos legais de cada país podem alterar o processo de onboarding. Ao filtrar os dados por país do cliente, as empresas podem verificar se essas variações jurisdicionais estão sendo seguidas corretamente. A análise também pode revelar diferenças de performance, como tempos de ciclo mais longos para solicitações de países de alto risco, o que pode ser esperado devido aos requisitos reforçados de diligência prévia.

Permite analisar as variações e a performance do processo por localização geográfica, algo essencial para garantir a conformidade com as regulamentações locais.

Informado pelo cliente durante o processo de solicitação e armazenado no registro do cliente ou da solicitação.