Seu Template de Dados para Atendimento ao Cliente
Seu Template de Dados para Atendimento ao Cliente
- Atributos recomendados para coletar
- Atividades-chave a monitorizar
- Guia de extração para Microsoft Dynamics 365 Customer Service
Atributos de Atendimento ao Cliente
| Nome | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Solicitação de Serviço
ServiceRequest
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O identificador exclusivo para uma solicitação de atendimento, também conhecido como caso ou ticket. | ||
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Descrição
A Solicitação de Serviço serve como identificador principal, vinculando todas as atividades relacionadas a um único chamado. Atua como o Case ID para o Process Mining, garantindo uma visão completa e consistente de cada interação, do início ao fim. Analisar por Solicitação de Serviço permite rastrear a jornada ponta a ponta, medir tempos de resolução e identificar padrões em casos semelhantes.
Por que é importante
ID essencial do caso que conecta todos os eventos relacionados em uma única instância de processo, permitindo a análise ponta a ponta.
Onde obter
Chave primária da entidade Case (incident) no Microsoft Dynamics 365 Customer Service.
Exemplos
CAS-01024-F3B4V6SR-2023-00589TKT-4815162342
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Atividade
ActivityName
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O nome do evento de negócio específico que ocorreu em um determinado momento para uma solicitação de serviço. | ||
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Descrição
Este atributo descreve um passo ou mudança de status (ex: 'Caso Criado', 'Agente Investigou'). Essas atividades formam a espinha dorsal do mapa de processo, permitindo visualizar o fluxo. Cada atividade com seu timestamp cria um evento que define a sequência do processo.
Por que é importante
Atividades definem as etapas do processo. Analisar a sequência e a frequência das atividades é fundamental para entender o fluxo, identificar desvios e encontrar gargalos.
Onde obter
Geralmente derivado do mapeamento de mudanças de status (statuscode) ou eventos de entidades como Tarefas, E-mails ou Chamadas para um nome de atividade padrão.
Exemplos
Caso CriadoAgente Investigou o ProblemaSolução proposta ao clienteCaso Encerrado
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Hora de Início
EventTime
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O timestamp indicando quando a atividade ocorreu. | ||
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Descrição
Registra a data e hora exatas de cada atividade. É essencial para sequenciar os eventos e para todas as análises temporais, como cálculos de tempo de ciclo e de espera. Timestamps precisos são vitais para a integridade do Process Mining.
Por que é importante
Ordena os eventos cronologicamente e permite cálculos de duração, essenciais para analisar o desempenho e identificar gargalos.
Onde obter
Corresponde a campos como 'createdon' ou 'modifiedon' na entidade Case (incident) ou entidades de atividade relacionadas (ex: E-mail, Tarefa, Chamada Telefônica).
Exemplos
2023-04-15T10:00:00Z2023-05-20T14:35:10Z2023-06-01T09:12:45Z
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Sistema de Origem
SourceSystem
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Identifica o sistema de origem do qual os dados foram extraídos. | ||
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Descrição
Especifica a origem dos dados do evento. Neste caso, identificará o Microsoft Dynamics 365 Customer Service. Em ambientes multissistemas, este campo é crítico para distinguir fontes e garantir a rastreabilidade.
Por que é importante
Garante uma linhagem de dados clara, o que é fundamental para governança e para resolver inconsistências, especialmente em análises que envolvem múltiplos sistemas.
Onde obter
Este é tipicamente um valor estático adicionado durante o processo de extração e transformação de dados para rotular a origem do dataset.
Exemplos
Microsoft Dynamics 365 Customer Service
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Última Atualização de Dados
LastDataUpdate
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O timestamp da última atualização ou extração de dados do sistema de origem. | ||
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Descrição
Indica quando os dados foram extraídos do Microsoft Dynamics 365 pela última vez. É fundamental para garantir que os usuários saibam o quão atualizadas são as informações ao interpretarem os Dashboards e as análises.
Por que é importante
Informa sobre o quão recentes são os dados, algo vital para tomar decisões ágeis baseadas na análise do processo.
Onde obter
Este valor é gerado e registrado no conjunto de dados no momento da extração de dados.
Exemplos
2023-10-27T08:00:00Z
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Canal
Channel
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O canal de comunicação pelo qual a solicitação de serviço foi iniciada. | ||
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Descrição
Identifica a origem da interação (Telefone, E-mail, Portal, Chat). Canais diferentes costumam ter fluxos e expectativas distintos. Analisar por canal ajuda a otimizar workflows específicos e a melhor alocação de recursos.
Por que é importante
Oferece insights sobre como os diferentes canais de contato impactam a eficiência do processo, o tempo de resolução e a satisfação final.
Onde obter
Corresponde ao campo 'Case Origin' (caseorigincode) na entidade Case (incident).
Exemplos
TelefoneEmailWebChat
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Meta de tempo de resolução do SLA
SlaTargetResolutionTime
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O tempo alvo acordado em contrato para resolver a solicitação de serviço. | ||
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Descrição
Especifica o tempo alvo para resolução conforme o SLA ativo. Serve como o benchmark para medir o desempenho real, sendo crucial para o dashboard de Conformidade de SLA e para identificar onde os compromissos de serviço não estão sendo cumpridos.
Por que é importante
Principal benchmark para medir o desempenho do serviço frente aos compromissos assumidos, permitindo analisar conformidade e violações de SLA.
Onde obter
Valor determinado pela configuração de SLA no Dynamics 365 e associado ao caso via instâncias de KPI de SLA.
Exemplos
2592008640014400
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Motivo do status
StatusReason
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Fornece um motivo mais detalhado para o status atual da solicitação de serviço. | ||
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Descrição
Enquanto um caso tem um status geral como 'Ativo', a Razão do Status traz contexto específico (ex: 'Informação Fornecida'). Esse atributo é crucial para entender as nuances da jornada do caso e diferenciar resoluções de sucesso de cancelamentos pelo cliente.
Por que é importante
Oferece uma visão detalhada do desfecho de um caso e dos motivos das mudanças de status, permitindo uma análise mais precisa dos caminhos de resolução e das causas raiz.
Onde obter
Corresponde ao campo 'Status Reason' (statuscode) na entidade Case (incident).
Exemplos
Em ProgressoEm EsperaProblema ResolvidoInformação Fornecida
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Nome do Agente
AgentName
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O nome do agente de atendimento ou usuário responsável pela atividade. | ||
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Descrição
Identifica o agente ou usuário que realizou a atividade. É crucial para analisar o desempenho individual, a distribuição da carga de trabalho e as necessidades de treinamento, além de identificar desequilíbrios na equipe.
Por que é importante
Permite analisar o desempenho individual e de equipe, ajuda a equilibrar a carga de trabalho e identifica oportunidades de coaching.
Onde obter
Corresponde ao campo 'Proprietário' (ownerid) na entidade Caso (incident), que se vincula à entidade Usuário do Sistema (systemuser).
Exemplos
Alice SmithBob JohnsonSistema
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Nome do Cliente
CustomerName
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O nome do cliente ou da conta associada à solicitação de serviço. | ||
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Descrição
Identifica o cliente que abriu o chamado, permitindo uma análise centrada no cliente. Ajuda a entender quais perfis geram mais demandas ou enfrentam resoluções mais demoradas, sendo vital para a gestão de contas e melhoria do serviço personalizado.
Por que é importante
Permite análises em nível de cliente para identificar padrões, melhorar o serviço para contas-chave e entender a jornada do consumidor.
Onde obter
Campo de busca 'Customer' (customerid) na entidade Case (incident), que pode apontar para uma Conta ou um Contato.
Exemplos
Global Tech Inc.Jane DoeInovação em Soluções
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Prioridade
Priority
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O nível de prioridade atribuído à solicitação, indicando sua urgência. | ||
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Descrição
Este atributo define a urgência (Baixa, Normal, Alta ou Urgente) e determina a ordem de atendimento e as metas de SLA. Analisar o impacto da prioridade no fluxo e na alocação de recursos é essencial para garantir que problemas críticos sejam resolvidos prontamente.
Por que é importante
Ajuda a entender se solicitações prioritárias são processadas mais rápido e como os níveis de prioridade afetam o desempenho geral.
Onde obter
Corresponde ao campo 'Priority' (prioritycode) na entidade Case (incident).
Exemplos
BaixoNormalAlto
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Tipo de solicitação de serviço
ServiceRequestType
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A categoria ou classificação principal da solicitação de serviço. | ||
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Descrição
Este atributo categoriza o chamado com base em sua natureza (ex: 'Dúvida de Faturamento', 'Suporte Técnico'). É fundamental para segmentar a análise e entender como diferentes tipos de solicitações são tratadas, revelando quais categorias demoram mais ou exigem mais escalonamentos.
Por que é importante
Permite a segmentação do processo para descobrir gargalos específicos por tipo de caso, necessidades de recursos e oportunidades de melhoria, apoiando melhores estratégias de roteamento.
Onde obter
Geralmente armazenado no campo 'Subject' (subjectid) ou em um campo de categoria customizado na entidade Case (incident).
Exemplos
Consulta de FaturamentoSuporte TécnicoFeedback do ProdutoGestão de Contas
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É Resolução no Primeiro Contato
IsFirstContactResolution
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Um sinalizador que indica se a solicitação foi resolvida logo no primeiro contato. | ||
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Descrição
Identifica chamados resolvidos sem reinterações ou atrasos significativos. Baseia-se em tempos de ciclo curtos e ausência de reaberturas, servindo como base para o KPI de Taxa de Resolução no Primeiro Contato (FCR).
Por que é importante
Métrica crítica de eficiência e satisfação, pois destaca a capacidade de resolver problemas de forma rápida e definitiva.
Onde obter
Calculado com base na sequência e no tempo das atividades no log de eventos de cada caso.
Exemplos
verdadeirofalse
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É Retrabalho
IsRework
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Um sinalizador calculado que indica se um caso envolveu atividades de retrabalho. | ||
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Descrição
Sinaliza casos com loops de retrabalho ou repetição (ex: múltiplas solicitações de info ou reativação de casos). É calculado analisando padrões de ineficiência e é fundamental para o dashboard de Análise de Retrabalho.
Por que é importante
Ajuda a quantificar e isolar ineficiências, permitindo que analistas foquem nas causas raiz do retrabalho e esforço desperdiçado.
Onde obter
Calculado detectando sequências específicas de atividades (ex: Resolvido -> Reativado) ou atividades repetidas dentro de um caso por meio de análises de Process Mining.
Exemplos
verdadeirofalse
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Equipe Proprietária
OwnerTeam
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A equipe que detém a responsabilidade atual pela solicitação de serviço. | ||
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Descrição
Identifica a equipe responsável pelo chamado. Analisar por equipe é vital para entender o desempenho coletivo, a distribuição entre níveis de suporte e as variações de processo entre diferentes departamentos.
Por que é importante
Permite a análise de desempenho em nível de equipe, o que é essencial para gerenciar níveis de suporte e grupos especializados de forma eficaz.
Onde obter
Derivado do campo 'Proprietário' (ownerid) na entidade Caso (incident) quando o proprietário é um registro de Equipe em vez de um Usuário do Sistema.
Exemplos
Suporte Nível 1Departamento de FaturamentoEspecialistas Técnicos
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Escalado
IsEscalated
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Um sinalizador que indica se a solicitação de serviço foi escalonada. | ||
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Descrição
Atributo booleano que indica se houve escalonamento. É essencial para o dashboard de Caminhos de Escalonamento e para o KPI de Taxa de Escalonamento Interno, ajudando a identificar pontos fracos nos níveis iniciais de suporte.
Por que é importante
Mede diretamente a frequência de escalonamentos, destacando falhas na resolução no primeiro contato e apontando áreas que precisam de melhoria no processo ou treinamento.
Onde obter
Corresponde ao campo 'Is Escalated' (isescalated) na entidade Case (incident).
Exemplos
verdadeirofalse
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ID do Artigo de Conhecimento
KnowledgeArticleId
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O identificador de um artigo da base de conhecimento vinculado à solicitação de serviço. | ||
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Descrição
Este atributo captura o ID de qualquer artigo de conhecimento utilizado ou vinculado durante a resolução de um chamado. Ele mede a eficácia do uso da base de conhecimento pelos agentes, sendo essencial para o dashboard de Utilização de Artigos e para avaliar a qualidade da sua base.
Por que é importante
Monitora o uso da base de conhecimento, ajudando a entender se os agentes usam os recursos para resolver problemas de forma rápida e padronizada.
Onde obter
Esta informação é encontrada no relacionamento entre as entidades Case (incident) e Knowledge Article (knowledgearticle).
Exemplos
KA-01337KA-02048
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Pontuação CSAT
CustomerSatisfactionScore
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A pontuação de satisfação fornecida pelo cliente após a resolução do caso. | ||
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Descrição
Este atributo contém a nota da pesquisa de satisfação (CSAT). É uma métrica direta da percepção do cliente, essencial para o dashboard de Tendências de Satisfação e para vincular o desempenho do processo aos resultados percebidos pelo cliente.
Por que é importante
Oferece uma métrica direta de satisfação, permitindo correlacionar o comportamento dos processos com o sentimento do cliente para impulsionar melhorias.
Onde obter
Geralmente originado de uma entidade de pesquisa relacionada, como o Customer Voice, e vinculado à entidade Case (incident).
Exemplos
5341
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Produto envolvido
ProductInvolved
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O produto associado à solicitação de atendimento do cliente. | ||
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Descrição
Identifica o produto ou serviço relacionado ao problema. Permite segmentar o processo para revelar se certos produtos geram mais chamados ou exigem habilidades mais especializadas, auxiliando na melhoria do produto e no planejamento de recursos.
Por que é importante
Permite análise de processos por produto para identificar falhas recorrentes, melhorar a documentação de suporte e alocar especialistas de forma eficaz.
Onde obter
Corresponde ao campo de busca 'Product' (productid) na entidade Case (incident).
Exemplos
Impressora Alpha-100Software Zeta CRMPlano de Dados Omega
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SLA violado
IsSlaBreached
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Um sinalizador calculado que indica se a solicitação de serviço excedeu sua meta de SLA. | ||
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Descrição
Determinado comparando o tempo real com a meta de SLA. Fica como 'true' se o prazo for ultrapassado. É a base para o dashboard de Conformidade de SLA e para o cálculo do KPI de taxa de adesão.
Por que é importante
Fornece um resultado claro de sucesso ou falha na adesão ao SLA para cada caso, facilitando a filtragem, agregação e análise das causas raiz das violações.
Onde obter
Calculado comparando o 'ServiceRequestCycleTime' com o 'SlaTargetResolutionTime'.
Exemplos
verdadeirofalse
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Tempo de ciclo da solicitação
ServiceRequestCycleTime
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O tempo total decorrido desde a criação até a resolução de uma solicitação de serviço. | ||
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Descrição
Mede a duração ponta a ponta de cada chamado (da criação à resolução). É o KPI principal para avaliar a eficiência geral e identificar atrasos sistêmicos ou casos fora da curva.
Por que é importante
Métrica central de desempenho que mede a eficiência da resolução ponta a ponta e ajuda a identificar casos excessivamente demorados.
Onde obter
Calculado subtraindo o timestamp do primeiro evento do timestamp do último evento de resolução para cada ID de Caso.
Exemplos
1728006048003600
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Atividades de Atendimento ao Cliente
| Atividade | Descrição | ||
|---|---|---|---|
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Caso Atribuído
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Esta atividade representa a atribuição de um caso a uma fila ou usuário específico. O sistema registra explicitamente as mudanças de proprietário, que podem ser rastreadas pelos logs de auditoria. | ||
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Por que é importante
Rastrear atribuições é vital para analisar a carga de trabalho e a eficiência do roteamento, ajudando a entender a rapidez com que os casos chegam às pessoas certas.
Onde obter
Capturado pelo rastreamento de alterações no campo 'ownerid' da entidade 'Incident'. O timestamp da alteração está disponível nos logs do histórico de auditoria.
Captura
Extraia as alterações com timestamp no campo 'ownerid' dos logs de auditoria.
Tipo de evento
explicit
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Caso Criado
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Esta atividade marca o início do processo, quando um novo caso é criado. A criação é um evento explícito, registrado com um timestamp específico quando o registro da entidade 'Incident' é salvo pela primeira vez. | ||
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Por que é importante
Sendo o principal evento inicial, esta atividade é essencial para calcular a duração total do ciclo de vida do caso e entender as tendências de volume. Serve como a âncora para toda a análise posterior.
Onde obter
Este evento é capturado a partir do timestamp 'createdon' na entidade 'Incident' (Case) para cada novo registro.
Captura
Use o timestamp 'createdon' do registro de Incident.
Tipo de evento
explicit
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Caso Encerrado
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Encerramento administrativo final do registro do caso. Pode ocorrer junto com a resolução ou depois, sendo capturado pela mudança do estado para 'Closed'. | ||
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Por que é importante
Fim absoluto do ciclo de vida no sistema. O tempo entre 'Resolvido' e 'Fechado' pode indicar sobrecarga administrativa ou atrasos na finalização dos registros.
Onde obter
Capturado por uma mudança no campo 'statecode' da entidade 'Incident' para 'Cancelado' (2) ou um estado fechado personalizado. O timestamp está disponível no histórico de auditoria.
Captura
Rastreie o timestamp do 'statecode' mudando para seu estado terminal (ex: Cancelado/Fechado).
Tipo de evento
explicit
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Caso Escalado
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Representa o escalonamento formal de um caso para um nível de suporte superior ou outra equipe. Pode ser uma ação explícita do usuário que reatribui o caso a uma fila de escalonamento ou a um usuário específico. | ||
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Por que é importante
Monitorar escalonamentos é vital para o KPI de 'Taxa de Escalonamento Interno' e para identificar as causas raiz de problemas que o suporte de primeiro nível não consegue resolver. Isso evidencia pontos fracos no processo e oportunidades de treinamento.
Onde obter
Inferido a partir da mudança do campo 'ownerid' para uma fila ou equipe de escalonamento. Também pode ser uma ação personalizada explícita.
Captura
Identifique uma mudança com timestamp no 'ownerid' para uma fila de escalonamento conhecida.
Tipo de evento
inferred
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Caso Resolvido
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Marco que representa quando o agente considera o problema resolvido. É uma ação explícita no Dynamics 365 que cria um registro de atividade 'Case Resolution'. | ||
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Por que é importante
Sendo o principal evento final de sucesso, esta atividade é essencial para calcular tempos de resolução e taxas de êxito. É um componente crítico para quase todos os KPIs de atendimento.
Onde obter
Este evento corresponde à criação de um registro de atividade de 'Resolution' (Case Resolution). O timestamp 'actualend' marca o tempo de resolução.
Captura
Use o timestamp 'actualend' ou 'createdon' do registro de atividade de 'Resolution' correspondente.
Tipo de evento
explicit
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Timer do SLA iniciado
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Indica a ativação de um temporizador de SLA para o caso, que começa a monitorar métricas como "Primeira Resposta" ou "Tempo de Resolução". É um evento explícito do motor de SLA do Dynamics 365. | ||
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Por que é importante
Esta atividade é fundamental para monitorar a conformidade com o SLA e entender quando começa a contagem para os compromissos de serviço. Ela apoia diretamente a análise de cumprimento das metas de atendimento.
Onde obter
Registrado na entidade 'SLA KPI Instance', que está relacionada à entidade 'Incident'. O timestamp 'createdon' do registro correspondente da instância de KPI de SLA marca o início.
Captura
Use o timestamp de criação do registro de 'SLA KPI Instance' associado ao caso.
Tipo de evento
explicit
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Agente Investigou o Problema
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Representa o agente trabalhando ativamente para diagnosticar o problema. Esta é uma atividade inferida, muitas vezes identificada quando o agente vincula um Artigo de Conhecimento ao caso, indicando que houve pesquisa. | ||
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Por que é importante
Ajuda a medir o uso dos recursos de conhecimento e seu impacto no tempo de resolução, mostrando se a equipe está usando as ferramentas certas.
Onde obter
Inferido a partir da criação de um registro na entidade 'IncidentKnowledgeBaseRecord'. O timestamp da criação desse registro é utilizado.
Captura
Use o timestamp de quando um Artigo de Conhecimento é associado ao Incident.
Tipo de evento
inferred
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Caso Reativado
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Ocorre quando um caso resolvido anteriormente é reaberto manual ou automaticamente, geralmente porque o cliente respondeu ou informou que o problema não foi corrigido. Este é um comportamento padrão do sistema que altera o status do caso de 'Resolvido' para 'Ativo'. | ||
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Por que é importante
Esta atividade é crucial para identificar retrabalho e analisar a 'Taxa de Resolução no Primeiro Contato' (FCR). Um número alto de reativações indica soluções iniciais incompletas ou ineficazes.
Onde obter
Capturado por uma mudança no campo 'statecode' da entidade 'Incident' de 'Resolvido' (1) de volta para 'Ativo' (0). O timestamp desta alteração é registrado no histórico de auditoria.
Captura
Rastreie o timestamp da mudança do 'statecode' de Resolvido para Ativo nos logs de auditoria.
Tipo de evento
explicit
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Categorização do Caso Alterada
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Ocorre quando um agente altera a categoria ou o assunto de um caso após a criação. É uma mudança explícita rastreada pela auditoria do sistema. | ||
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Por que é importante
Essencial para o KPI de 'Taxa de Recategorização'. Frequência alta indica falhas na triagem inicial, gerando roteamento errado e atrasos.
Onde obter
Capturado do histórico de auditoria da entidade 'Incident', especificamente pelo rastreamento de alterações no campo 'subjectid' ou outros campos de categorização personalizados.
Captura
Extraia as alterações com timestamp no campo 'subjectid' dos logs de auditoria.
Tipo de evento
explicit
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Informação Solicitada ao Cliente
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Esta atividade marca o ponto em que o agente precisa de mais informações do cliente. Geralmente é identificada pela alteração do status para 'em espera' ou pelo envio de um e-mail de saída na linha do tempo do caso. | ||
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Por que é importante
Essencial para medir atrasos causados pelo cliente e entender o KPI de 'Tempo de Espera por Informação do Cliente', isolando o tempo gasto aguardando dados externos.
Onde obter
Pode ser inferido a partir de uma mudança no campo 'statuscode' na entidade 'Incident' para um valor como 'Suspenso' com o motivo 'Aguardando Cliente'. O timestamp desta mudança é utilizado.
Captura
Rastreie o timestamp da mudança do 'statuscode' para o estado 'aguardando cliente'.
Tipo de evento
inferred
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Item da fila retirado pelo agente
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Ocorre quando um agente retira ativamente um caso de uma fila compartilhada. É uma ação deliberada do usuário, diferente da atribuição automática do sistema para a fila. | ||
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Por que é importante
Esta atividade ajuda a medir o tempo real que um caso espera em uma fila antes de um agente começar a trabalhar. É fundamental para identificar gargalos nas filas e entender a proatividade da equipe.
Onde obter
Registrado quando o usuário atualiza o campo 'workedbyid' na entidade 'QueueItem' ou quando o proprietário do caso muda de uma fila para um usuário.
Captura
Identifique o timestamp quando o campo 'workedbyid' no QueueItem é preenchido.
Tipo de evento
explicit
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Pesquisa de satisfação enviada
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Marca o envio de uma pesquisa de satisfação do cliente, geralmente disparada de forma automática após a resolução de um caso. Isso costuma ser registrado como um e-mail de saída ou uma atividade de pesquisa no Customer Voice. | ||
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Por que é importante
Esta atividade vincula o processo operacional aos resultados da experiência do cliente. Ela permite analisar as pontuações de satisfação no contexto do caminho que o caso percorreu no processo.
Onde obter
Inferido a partir da criação de um e-mail de saída com link de pesquisa ou de um registro de convite do 'Customer Voice' relacionado ao caso.
Captura
Use o timestamp de criação do registro de atividade relacionado à pesquisa.
Tipo de evento
inferred
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Solução proposta ao cliente
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Esta atividade indica que o agente formulou uma solução e a comunicou ao cliente. Geralmente é inferida por um e-mail de saída ou pela mudança de status para 'Pendente de Confirmação do Cliente'. | ||
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Por que é importante
Marco que marca a transição da investigação para a resolução. Analisar o tempo entre a proposta e a confirmação pode revelar atrasos na resposta do cliente ou problemas com a solução proposta.
Onde obter
Pode ser inferido a partir do timestamp de um registro de atividade de 'E-mail' de saída relacionado ao caso ou de uma mudança no statuscode para um estado de pré-resolução.
Captura
Use o timestamp de uma atividade de e-mail de saída ou mudança de status para 'Solução Proposta'.
Tipo de evento
inferred
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