A process mining kihívásai: hogyan tartsa a projektet a megfelelő mederben?
Gyakorlati ellenőrzőlista a projekt kudarcának jeleihez és megelőzéséhez.
A process mining kihívásai többnyire még azelőtt jelentkeznek, hogy a projekt hivatalosan elakadna: nehéz megbízni az adatokban, folyamatosan bővül a hatókör, vagy senki nem cselekszik az eredmények alapján. Ezzel az ellenőrzőlistával azonosíthatja a tünetet, megértheti az okát, és kiválaszthatja a megelőző lépést.
Milyen process mining kihívások akasztják meg a projekteket?
A projektek leggyakrabban az adatokkal, a módszerrel, a szervezeti felelősségi körökkel vagy az eszközökkel kapcsolatos problémák miatt akadnak el. Mindegyik területen keresse meg a tünetet, annak valószínű okát és a gyakorlati megoldást.
Az átalakulás nehéz, és a jó szándékú kezdeményezések gyakran lendületüket vesztik vagy még azelőtt kudarcot vallanak, hogy igazán elkezdődnének. Senki sem akar kudarcot vallani, a kutatások mégis azt mutatják, hogy a vállalatok 70 százaléka így jár.
Data: quality, access, scope, and history
Tünet: Ügyek tűnnek el az elemzésből, a tevékenységek sorrendje hibásnak látszik, vagy ugyanaz a lépés több néven szerepel.
Ok: Előfordulhat, hogy az ügyazonosítók nem egyeznek a rendszerek között. Az időbélyegek eltérő időzónát vagy részletességet használhatnak. A tevékenységek nevei változhatnak, a hiányzó események pedig hiányosnak mutathatják az ügyeket. A hozzáférés is késhet a felelősségi körök tisztázatlansága, adatvédelmi követelmények vagy hiányzó forrásmezők miatt.
Megelőzés: Kezdje egy folyamattal. Ellenőrizze, hogy az ügyazonosító stabil-e, a tevékenységnevek egyértelműek-e, az időbélyegek használhatók-e, és elegendő teljes ügy áll-e rendelkezésre a munka bemutatásához. A hozzáférési és adatvédelmi követelményeket időben egyeztesse az adatgazdákkal. Rögzítse a hiányosságokat, és döntse el, befolyásolják-e a megválaszolandó kérdést.
Ne feltételezze, hogy valamelyik rendszer automatikusan hibátlan adatokat szolgáltat. Ellenőrizze a rendelkezésére álló adatkivonatot, bármilyen forrásból származik is. A teljes ügyeket tartalmazó, célzott adatkészlet általában hasznosabb, mint egy szélesebb, de hiányos adatkivonat.
Az eseménynaplók gyakori hibáinak lépésről lépésre történő ellenőrzéséhez vizsgálja meg, hogy az eseménynaplóban megtalálható-e a négy gyakori hiba.
Módszer: nincs kérdés, csak egyszeri elemzés vagy nincs kiinduló érték
Tünet: A csapat dashboardokat használ, de nem tud megegyezni abban, min kellene javítani, vagy újra és újra elvégzi az elemzést anélkül, hogy tudná, történt-e változás.
Ok: A projekt egy eszközzel vagy adatkészlettel indult, nem pedig egy megválaszolandó döntési kérdéssel. Kiinduló érték nélkül nem hasonlítható össze a folyamat a beavatkozás előtt és után. Az egyszeri elemzés is egyre kevésbé hasznos, ahogy változik a folyamat.
Megelőzés: Fogalmazza meg a kérdést a napi működés szempontjából. Például azt vizsgálja meg, hol késik egy adott folyamatlépés, vagy mely változatoknál fordul elő a legtöbb újramunka. Válasszon az adott problémát tükröző KPI-t, rögzítse a kiinduló értékét, és egyezzenek meg arról, mikor tekintik át újra. A process mininget ismételhető folyamatfejlesztési ciklusként kezelje, ne félretehető jelentésként.
Szervezet: nincs felelős, felhatalmazás vagy utánkövetés
Tünet: Az érintettek érdekesnek tartják az eredményeket, de senki sem dönt a teendőkről. A folyamatgazdák nincsenek jelen, vagy az első bemutató után elapad a támogatás.
Ok: Lehet, hogy a munkát ismerő embereket nem vonják be, vagy senkinek sincs felhatalmazása és ideje a cselekvéshez. Ha a projekt nem kapcsolódik az üzleti prioritásokhoz, aktuális probléma megoldása helyett pluszfeladatnak tűnhet.
Megelőzés: Az elemzés előtt jelöljön ki folyamatgazdát és vezetői támogatót. Vonja be a munkát végző és irányító munkatársakat. Egyezzenek meg abban, milyen döntést kell támogatnia az elemzésnek, tűzzenek ki reális célt, és ütemezzenek felülvizsgálatot.
Eszközök: beállítás, illeszkedés és összetettség
Tünet: A csapat több időt tölt az adatkapcsolat előkészítésével vagy az eszköz megismerésével, mint a folyamatra vonatkozó kérdés megválaszolásával. Minden módosításhoz szakértő segítségére van szükség.
Ok: Előfordulhat, hogy az eszköz nem kezeli a rendelkezésre álló adatformátumokat, nem illik a csapat készségeihez vagy a projekt terjedelméhez. A bonyolult beállítás késleltetheti az első elemzést, a licenc és a tervezett használat eltérése pedig korlátozhatja, kik vehetnek részt a munkában.
Előzze meg: Mielőtt széles körben bevezetné, próbálja ki a munkafolyamatot egyetlen exportált adatállománnyal. Ellenőrizze, hogy az eszköz kezeli-e a rendelkezésre álló adatokat, és az elemzésért felelős munkatársak tudják-e használni. Tisztázza, mit mér, modellez vagy szimulál az eszköz. Ne várja el tőle, hogy végrehajtsa Ön helyett a folyamat módosításait.
Azt látom, hogy a projektek gyakran túl nagyra nőnek már az induláskor, és rendkívül összetetté válnak. Kezdje kicsiben, majd bővítse a munkát: egy folyamat, egy döntés, egy kiinduló mérés.
Miben más a ProcessMind a gyakori hibamódok kezelésében?
A ProcessMind egy platformon egyesíti az adatimportot, a process miningot, a folyamatmodelleket, a dashboardokat, a szimulációt és a közzétételt. Így kevesebb átadásra lehet szükség az elemzés és a dokumentálás között, miközben a folyamatokról továbbra is az Ön csapata dönt.
| Hibamód | Mi történik általában? | Miben más a ProcessMind? |
|---|---|---|
| Az adatok előkészítése késlelteti az első elemzést | A csapatok azzal töltik az időt, hogy kitalálják, hogyan strukturálják és képezzék le az exportált adatokat, mielőtt vizsgálni tudnák a folyamatot. | CSV/XLSX-fájlokat importálhat, az AI-alapú adatajánlások pedig segíthetnek az adatok előkészítésében. Ellenőrizze az ajánlásokat a forrásadatok és az elemzési kérdés alapján. |
| Az elemzés és a folyamat dokumentációja eltávolodik egymástól | Az eseményadatok azt mutatják, mi történt, egy külön diagram pedig azt írja le, minek kellene történnie. | A folyamatot elemezheti, és a modelljét ugyanahhoz a folyamatrekordhoz rendelheti, így az elemzés és a dokumentáció együtt marad. |
| A csapatok nem látnak közös képet a folyamat állapotáról | Az eredmények külön jelentésekben szerepelnek, ezért nehezebb egységesen áttekinteni a folyamat teljesítményét. | A dashboardok része a Process Health, amely közös felületet ad a folyamatmutatók áttekintéséhez. |
| A csapatok nem tudják megvizsgálni a lehetséges változtatásokat a döntés előtt | A javasolt módosításokról úgy egyeztetnek, hogy nincs strukturált módszer a lehetséges hatások feltárására. | A szimulációval döntés előtt vizsgálhatja meg a forgatókönyveket. A módosítást nem hajtja végre. |
| Nem egyértelmű a folyamatgazda és a módosítások nyomon követése | A dokumentumok úgy kerülnek körbe, hogy nem látható egyértelműen a közzétételi előzmény vagy a felelős. | A közzététel és a verzióelőzmények segítik a folyamatdokumentumok kezelését és a módosítások követését. |
Továbbra is szükség van egy világos kérdésre, megfelelő adatkészletre és olyan munkatársakra, akik ellenőrizni tudják az eredményeket. A platform támogatja a munkát, de nem helyettesíti a folyamatgazdát, és nem dönti el, min változtasson a szervezet. Nézze meg, hogyan támogatja a ProcessMind a process mining elemzést.
Honnan ismerhető fel, ha egy projekt kezd elakadni?
A projekt áttekintésekor kapcsolja össze az egyes tüneteket az okkal, a javító intézkedéssel és a név szerint kijelölt felelőssel. Ezzel a listával még azelőtt azonosíthatja a kockázatokat, hogy azok a projekt megszokott részévé válnának.
Az első elemzés időpontja folyton kitolódik
Valószínű ok: Nem tisztázott az adatokhoz való hozzáférés, a felelősség vagy az előkészítés módja.
Teendő: Tisztázza, ki az adatgazda, mely mezőkre van szükség, és hogyan lehet hozzáférni az adatokhoz. Próbáljon ki egy kisebb exportot.
A projektben egyre több folyamatot és kérdést vesznek fel
Valószínű ok: A projekt terjedelmét nem kötötték egy konkrét döntéshez.
Teendő: Térjen vissza az eredeti kérdéshez. A további folyamatokat tegye félre, amíg el nem készül az első elemzés.
A folyamattérkép nem egyezik azzal, ahogyan a csapatok ismerik a folyamatot
Valószínű ok: Hiányoznak események, eltérnek a tevékenységek elnevezései, vagy nem világos, hol húzódik a folyamat határa.
Teendő: Tekintsen át mintaként kiválasztott eseteket a folyamat szakértőivel, és pontosítsa az események meghatározását.
Senki sem tudja megmondani, javult-e a folyamat
Valószínű ok: A csapatnak nincs kiinduló mérése vagy közösen elfogadott KPI-ja.
Teendő: Rögzítse az aktuális KPI-t, és határozza meg, mikor és hogyan méri meg újra.
Bemutatják az eredményeket, de nem követi őket változás
Valószínű ok: Nincs, aki felelősséget vállaljon a döntésért vagy a következő lépésért.
Teendő: Jelöljön ki felelőst, állapodjanak meg a teendőben, és tűzzenek ki egy felülvizsgálati időpontot.
A munkatársak megkérdőjelezik az elemzést, vagy nem használják
Valószínű ok: A projektet az érintett munkát végzők bevonása nélkül tervezték meg.
Teendő: Vonja be őket a folyamat ellenőrzésébe és a vizsgálandó kérdés kiválasztásába.
Minden frissítéshez szakértő segítsége kell
Valószínű ok: Túl összetett a munkafolyamat, vagy egyetlen embernél összpontosul a tudás.
Teendő: Dokumentálja a lépéseket, és fejlessze azoknak a munkatársaknak a tudását, akik az elemzést karbantartják majd.
Ha ugyanaz a tünet több felülvizsgálatkor is előjön, kezelje projektkockázatként. Rögzítse az okot, a teendőt és a felelőst, így láthatja, hogy halad-e a projekt, vagy ugyanazt a kérdést veszik újra és újra elő.
Milyen, a folyamathoz kapcsolódó problémákat érdemes ellenőrizni?
A folyamatokkal kapcsolatos nehézségek gyakran a nem egyértelmű határokból, az eltérő meghatározásokból vagy a dokumentált folyamat és az eseményadatokban rögzített munka közötti eltérésből adódnak.
A folyamatmodell túl részletes ahhoz, hogy értelmezni lehessen
Tünet: A csapat azon vitatkozik, hogy az egyes lépések beletartoznak-e az elemzésbe, vagy a modell túl összetett ahhoz, hogy segítsen a döntésben.
Ok: A valós folyamatoknak több változata, kivétele és átadási pontja van. Ha egy konkrét kérdés feltevése előtt minden részletet feltérképez, az csak növeli az összetettséget. Az is félrevezető lehet, ha a modellt minden eset teljes leírásának tekinti.
Előzze meg: Határozza meg a folyamat határait, és összpontosítson azokra a mérföldkövekre, amelyek a kérdés megválaszolásához szükségesek. A process mining segítségével tárja fel az esetek közötti eltéréseket, majd vizsgálja meg a problémához kapcsolódó változatokat. Kérje meg a munkát végzőket, hogy ellenőrizzék, megfelel-e a valóságnak, amit az eseményadatok mutatnak.
A csapatok nem értenek egyet a tevékenységek elnevezésében vagy az eset lezárásában
Tünet: A különböző csapatok más néven emlegetik ugyanazt a tevékenységet, vagy nem értenek egyet abban, mikor tekinthető lezártnak egy eset.
Ok: A folyamat meghatározásai az osztályok, rendszerek vagy dokumentációk között idővel eltérővé váltak. Ez megnehezíti az összehasonlítást, és elrejtheti a késedelem okát.
Előzze meg: Az eredmények összehasonlítása előtt állapodjanak meg az eset meghatározásáról és a fontos tevékenységek jelentéséről. Rögzítse a feltételezéseket és az adatátalakításokat, hogy később ellenőrizhesse és megismételhesse az elemzést.
A folyamattérképet és az elemzést külön kezelik
Tünet: Van folyamattérképük, de nincs egységes módszerük arra, hogyan használják az elemzés mellett.
Ok: A dokumentációt és az eseményadatokat külön kezelik. A diagram a tervezett folyamatot írhatja le, az eseménynapló viszont azt mutatja, mi történt a gyakorlatban.
Előzze meg: Használja a modellt viszonyítási alapként, majd vesse össze a megfigyelt folyamattal. Az üzleti kérdés szempontjából fontos eltéréseket vizsgálja meg, ne próbáljon minden változatot megszüntetni.
Milyen szervezeti problémák veszélyeztethetik a munkát?
Szervezeti nehézségek gyakran akkor jelentkeznek, ha a projektnek nincs egyértelmű üzleti célja, közös értelmezése vagy terve arra, mi történjen a pilot után.
Az érintettek megkérdőjelezik a projekt értékét
Tünet: Az érintettek ellenzik az eredmények alapján javasolt változtatásokat, vagy megkérdőjelezik az elemzés relevanciáját.
Ok: Lehet, hogy a projekt nem kapcsolódik aktuális üzleti prioritáshoz. Az eredményekben akkor sem bíznak, ha nem értik, hogyan készült az elemzés, vagy nem vettek részt a kérdés meghatározásában.
Előzze meg: Magyarázza el az elemzés célját, terjedelmét és korlátait. Már korán vonja be a folyamatgazdákat és a munkát végző csapatokat, és kapcsolja a munkát konkrét működési célhoz. Ne csak a következtetéseket, hanem az azokat alátámasztó adatokat és feltételezéseket is ossza meg.
A projekt egyetlen elemzőtől vagy egy kis központi csapattól függ
Tünet: Megakad a munka, ha egy adott elemző nem elérhető, vagy más csapatok nem tudják karbantartani az elemzést.
Ok: Nem osztották meg az adatokra, a meghatározásokra és az elemzés lépéseire vonatkozó tudást.
Előzze meg: Dokumentálja a folyamatot, az adatmeghatározásokat és a döntéseket. Képezze az eredményeket használó munkatársakat, és alakítson ki egyértelmű eljárást a módosítási igények és az eredmények felülvizsgálatára. A Center of Excellence összehangolhatja a csapatok munkáját, de nem helyettesíti a folyamatgazdát.
A pilot úgy ér véget, hogy nem döntenek a folytatásról
Tünet: Véget ér a pilot, de senki sem tervezi meg, hogy folytassák, módosítsák vagy leállítsák-e a munkát.
Ok: A csapat a pilotot végcélnak tekintette, nem pedig egy megismételhető módszer kipróbálásának.
Előzze meg: Már a pilot előtt határozza meg, milyen bizonyíték indokolná a következő lépést. Tekintse át az eredményeket a projekt támogatójával és a folyamatgazdával. Csak akkor bővítse a projektet, ha az adatok, a módszer és a felelősségi körök ezt lehetővé teszik.
Milyen költsége van annak, ha figyelmen kívül hagyja a process mining kihívásait?
Ha figyelmen kívül hagy egy hibamódot, a csapat időt tölthet a munkával anélkül, hogy megbízható alapja lenne a cselekvéshez. A hatás a folyamattól, az adatoktól és a működési környezettől függ.
| Megoldatlan probléma | Idővel felmerülő lehetséges költség |
|---|---|
| Gyenge adatminőség | Az elemzők az exportált adatok ellenőrzésével és javításával töltik az időt. A csapatok olyan eredmények alapján cselekedhetnek, amelyek nem tükrözik a folyamatot. |
| Folyamatosan bővülő projektterjedelem | Késik az első hasznos elemzés, és az érintettek még az eredeti kérdés megválaszolása előtt elveszíthetik a bizalmukat. |
| Nincs kiinduló mérés | Nem állapítható meg, hogy javított-e a folyamaton egy változtatás, így a csapat megismételheti a munkát, vagy túl korán felhagyhat egy hasznos intézkedéssel. |
| Nincs felelős | Az eredmények kihasználatlanul maradnak, miközben ugyanazok a késések, újramunkálások vagy kivételek folytatódnak. |
| Nem megfelelő eszközök | A beállítás és a szakértői támogatás olyan időt emészt fel, amelyet elemzésre és folyamatfejlesztésre lehetne fordítani. |
| Nincs terv az elemzés megismétlésére | A folyamat változásait nem mérik, az eredeti megállapítások pedig a munka alakulásával egyre kevésbé lesznek relevánsak. |
A hatást a saját adatai alapján becsülje meg: mennyi időt tölt az exportok előkészítésével, mennyibe kerül az újramunka, mennyi idő telik el a probléma felismerése és a cselekvés között, és mekkora erőfeszítést igényel az elemzés megismétlése. Ne számoljon megtakarítással, amíg nincs kiinduló mérése és módszere a változás mérésére.
Mit ellenőrizzen az első elemzés előtt?
Az elemzés előtt használja ezt az ellenőrzőlistát, majd minden projektfelülvizsgálatkor térjen vissza hozzá. A projektterv összeállításához is kiindulópontot adhat.
- Válasszon ki egy folyamatot, és határozza meg a határait. Rögzítse, hol kezdődik és hol ér véget egy eset. A többi folyamatot hagyja ki az elemzésből, amíg meg nem válaszolta az első kérdést.
- Fogalmazza meg az elemzési kérdést. Általános lehetőségek keresése helyett írja le, milyen döntést kell meghoznia a csapatnak.
- Nevezze meg a folyamatgazdát és a támogatót. Tisztázza, ki tudja ellenőrizni a folyamatot, dönteni a következő lépésekről és támogatni a munkát.
- Ellenőrizze az adatokhoz való hozzáférést és az adatvédelmi követelményeket. Az elemzés elkészítése előtt azonosítsa az adatgazdát, a szükséges mezőket és a korlátozásokat.
- Ellenőrizze az adatminőséget. Vizsgálja meg az esetazonosítókat, az időbélyegeket, a tevékenységneveket és az esetek teljességét.
- Rögzítse az alapállapotot. Válasszon a kérdéshez illő KPI-t, és jegyezze fel az aktuális értékét a változtatás előtt.
- Állapodjanak meg abban, mit jelent a siker. Határozzanak meg mérhető célt és felülvizsgálati időpontot. A dashboard használata önmagában nem mutatja meg a folyamat eredményét.
- Vonja be azokat, akik a munkát végzik. Kérje meg őket, hogy ellenőrizzék, értelmezhetők-e az eseményadatok és a folyamat leírása.
- Tegye megismételhetővé az elemzést. Dokumentálja az adatdefiníciókat, a feltételezéseket és a lépéseket, hogy a csapat később újra elvégezhesse.
- Tekintse át az eredményeket, és intézkedjen. Minden elfogadott teendőhöz rendeljen felelőst, majd a következő felülvizsgálatkor vesse össze a folyamatot az alapállapottal.
- A bizonyítékok alapján terjessze ki a munkát. Csak akkor vonjon be újabb folyamatot, ha az elsőhöz megbízható adatok, hasznos elemzés és egyértelmű felelősségi körök állnak rendelkezésre.
Az eseménynapló előkészítéséhez olvassa el, hogyan készíthet process mininghoz eseménynaplót. Ha még az első folyamatot választja ki, kezdjen egyetlen, pontosan körülhatárolt folyamattal.
Milyen egy jól körülhatárolt első projekt?
A jól körülhatárolt projekt egy folyamattal, egy döntéssel és egy olyan kiinduló méréssel kezdődik, amelyet a csapat később megismételhet.
Tegyük fel, hogy egy csapat egy jóváhagyási folyamat késéseit vizsgálja. Meghatározza a folyamat határait, és azt kérdezi, hol várakoznak legtovább az esetek a jóváhagyás előtt. A folyamatgazda és az adatgazda megerősíti az esetazonosítót, a tevékenységek nevét, az időbélyegeket és a hozzáférési követelményeket.
A csapat rögzít egy kiinduló KPI-t, majd áttekinti az első elemzést azokkal, akik irányítják és végzik a munkát. Kijelöl egy konkrét vizsgálati pontot, megállapodik a teendőben, és felelőst nevez ki. Egy későbbi felülvizsgálatkor megismétli az elemzést, és összeveti az eredményt a kiinduló méréssel.
Az első hasznos eredmény egy megismételhető módszer arra, hogy lássák, mi történt, eldöntsék, mit vizsgáljanak meg, és ellenőrizzék, hozott-e változást egy módosítás. Ha ez a módszer egy folyamatnál beválik, a csapat eldöntheti, készen áll-e arra, hogy másutt is alkalmazza.
A hibák elkerüléséhez próbálja ki a módszert
A projekt bővítése előtt próbálja ki a megközelítést egy szűken körülhatárolt folyamaton, egy exportált adatállománnyal és egy kiinduló méréssel.
Where to Go From Here
Fennáll a veszélye, hogy elakad a projekt, mert az adatok, a terjedelem vagy a felelősségi körök még nem tisztázottak.
