数据模板:采购到付款 - 采购订单

SAP ECC
数据模板:采购到付款 - 采购订单

你的采购到付款-采购订单数据模板

此模板指导您完成分析SAP ECC中“从采购到付款 - 采购订单”流程所需的重要数据点。它概述了需要收集的关键属性、要跟踪的关键活动,并提供了如何从系统中提取这些信息的实用指导。利用此资源为您的流程挖掘计划构建一个强大的事件日志。
  • 建议收集的属性
  • 需要追踪的关键活动
  • SAP ECC数据提取指南
不熟悉事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

采购到付款 - 采购订单属性

以下为建议纳入事件日志的关键数据字段,帮助开展对“采购到付款—采购订单”流程的全面分析。
3 必填 6 推荐 13 可选
名称描述
Event 时间
EventTime
活动发生的精确日期和时间。
描述

此时间戳标记事件发生的精确时刻,例如采购订单批准或货物收货过账的时间。它提供了案例中所有活动的按时间顺序排列。

时间戳是流程挖掘的基础,因为它们支持所有基于时间的分析。这包括计算活动之间的周期时间、识别延迟、分析流程吞吐量以及衡量与服务级别协议(SLA)的绩效。

为何重要

此时间戳对于计算所有基于持续时间的指标(如周期时间、瓶颈)以及按时间顺序排列事件至关重要。

获取方式

来源于SAP各表的日期与时间字段,例如EKKO-AEDAT(变更日期)、CDHDR-UDATE/UTIME(变更日志时间戳)或EKBE-BUDAT(过账日期)。

示例
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
活动
Activity
采购订单生命周期中发生的具体业务事件或步骤名称。
描述

此属性描述流程中的单个步骤,例如“采购订单已创建”、“采购订单已批准”或“收货过账”。这些活动的先后顺序共同构成每张采购订单的流程流转。

对活动之间的顺序、频次与间隔时长进行分析,是流程挖掘的核心。可据此识别瓶颈、返工循环以及对标准流程的偏离,从而开展有针对性的改进与标准化。

为何重要

活动定义了流程的具体步骤。分析其先后顺序与时间分布,可揭示真实的流程走向、瓶颈与偏差。

获取方式

来自多个SAP表与交易日志,如CDHDR/CDPOS(变更)、EKBE(收货/发票)和EBAN(请购)。通常需要自定义逻辑或抽取程序生成。

示例
采购订单已创建采购订单已批准收货已过账
采购订单
PurchaseOrder
采购订单(PO)凭证的唯一标识,用作跟踪采购流程的主案例。
描述

采购订单号是贯穿从创建到最终收货与完结的核心标识。每一个唯一的PO号代表一次完整的采购流程实例。

在流程挖掘中,该属性用于重建每笔采购的端到端旅程,是基础中的基础。借此可对每张订单的周期时间、流程变体与合规性进行细粒度分析,构成整个流程模型的基石。

为何重要

这是连接所有相关事件的核心标识符,使得分析每个独立采购订单的完整生命周期成为可能。

获取方式

表:EKKO,字段:EBELN

示例
450001762345000176244500017625
供应商编号
VendorNumber
供应商的唯一标识。
描述

这是唯一标识商品或服务供应商的代码,是采购流程中至关重要的主数据。

该属性对于以供应商为中心的分析至关重要。它有助于评估供应商的交付绩效、比较不同供应商的交付周期,并分析支出模式。它是“供应商交付绩效”仪表板的主要维度。

为何重要

支持供应商绩效分析,帮助识别可靠的供应商,以及导致延迟或质量问题的供应商。

获取方式

表:EKKO,字段:LIFNR

示例
100345V-20598700112
公司代码
CompanyCode
发起采购的法人实体或公司标识。
描述

在SAP中,公司代码代表一个独立的法律实体。所有业务凭证都以公司代码为层级入账,因此它是最基础的组织单元。

按公司代码分析流程,可横向比较不同业务单元或国家的采购效率与合规性。这样既能复用表现优秀实体的最佳实践,也能定位在流程上存在困难的具体单位。

为何重要

表示法人实体,可用于在组织不同单元间进行流程绩效对比与合规检查。

获取方式

表:EKKO,字段:BUKRS

示例
10002100US01
凭证类型
DocumentType
用于区分不同采购订单类型的编码。
描述

凭证类型是SAP中的配置项,用于控制编号范围、字段选择以及采购订单的整体流程。例如,标准PO、服务类PO或库存调拨订单可能使用不同的凭证类型。

该属性是强有力的分析维度,因为不同凭证类型往往对应有意设计的差异化流程。按凭证类型筛选,可更准确地进行“同类对比”,衡量周期时长与流程走法的差异。

为何重要

区分不同类型的采购流程(如标准、服务、退货),这些流程通常路径不同、绩效预期也不同。

获取方式

表:EKKO,字段:BSART

示例
NBFOUB
物料组
MaterialGroup
按相似特征对物料或服务进行分组的分类。
描述

物料组(采购类别)用于对采购的商品或服务进行分类,例如“IT硬件”“办公用品”“专业服务”等。

该属性对于支出分析与理解采购模式至关重要。通过分类筛选,可分析不同品类的处理方式、审批人以及对应供应商。它也是“采购订单价值分析”仪表板中的关键维度。

为何重要

可按产品或服务品类对流程分段,不同支出类型往往呈现不同的行为模式、周期时间或供应商表现。

获取方式

表:EKPO,字段:MATKL

示例
00101IT_HWCONSULT
用户名称
UserName
执行该活动的用户ID。
描述

此属性记录创建、变更或审批单据的SAP用户名。对自动化步骤,可能显示系统或批处理用户ID。

按用户维度分析有助于识别培训需求、发现高绩效个人,或提前预警合规风险。它是构建工作量分布、审批矩阵合规以及团队或个人绩效相关仪表板的关键字段。

为何重要

将用户操作精确归因到个人,可用于分析用户绩效、工作负载以及对合规要求的遵循情况。

获取方式

表:EKKO,字段:ERNAM(创建人);表:CDHDR,字段:USERNAME(修改人)。

示例
JSMITHMBROWNBATCH_USER
订单金额
OrderAmount
采购订单行项目的总金额。
描述

此属性表示采购订单某一行项目的总金额,按“数量×净价”计算。若需获得整张PO金额,需汇总各行项目。

按订单金额维度分析,有助于识别需要更严格管控或差异化审批路径的高价值交易。它支撑“采购订单金额分析”仪表板,并帮助将改进精力优先投向财务影响最大的订单。

为何重要

量化每笔采购的财务影响,支持基于价值的分析,帮助优先处理高金额订单并识别降本机会。

获取方式

表:EKPO,字段:NETWR(净订单金额)。

示例
1500.00250.7512345.50
供应商名称
VendorName
供应商的法定名称。
描述

供应商的名称,比供应商编号更便于识别,通常来自供应商主数据。

供应商编号用于关联与唯一标识,而供应商名称更适合用于面向业务用户的仪表板与报表。对于不熟悉供应商编码的业务用户,它能让分析更直观、更易懂。

为何重要

提供易读的供应商名称,让业务用户更易理解仪表板与报告。

获取方式

表:LFA1,字段:NAME1。需将EKKO-LIFNR与LFA1-LIFNR进行关联。

示例
Staples Inc.Global Tech Solutions办公用品公司
最后数据更新
LastDataUpdate
指示源系统数据上次刷新时间的时间戳。
描述

此属性记录最近一次数据抽取或更新的日期和时间,用于体现所分析数据的时效性。

在仪表板上展示该信息至关重要,便于用户判断洞察基于接近实时的数据还是历史快照,从而管理预期,确保基于已知数据时效的决策。

为何重要

告知用户数据的时效性,确保他们了解分析是否反映了最新的运行状态。

获取方式

此时间戳在执行时由数据提取或ETL流程生成并添加。

示例
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
工厂
Plant
货物计划交付的实体地点或工厂。
描述

工厂是一个组织单元,代表生产设施、仓库或其他接收货物或服务的地点。

按工厂分析有助于理解采购流程的地域差异。它可以揭示供应商向不同地点的交付时效差异,或指出某些工厂在收货环节效率偏低,从而支持对收货及时性的分析。

为何重要

指定收货地点,可用于分析区域间的流程差异与物流绩效。

获取方式

表:EKPO,字段:WERKS

示例
100011002000
拒绝原因
RejectionReason
用于解释采购申请或采购订单被拒绝原因的代码或文本。
描述

此属性用于记录在审批工作流中采购订单被拒绝的具体原因。该信息对理解返工和延迟的根因至关重要。

分析拒绝原因有助于找出常见问题,如价格错误、预算超支或供应商选择不合规。基于这些洞察,企业可以直击根因,提高PO首次创建质量,简化审批流程。

为何重要

直接洞察审批失败原因,便于有针对性改进,减少返工并缩短审批周期。

获取方式

该信息往往不易定位,可能存放在长文本字段中,或依赖自定义工作流配置,通常需要具体的实施知识才能获取。

示例
价格错误超出预算重复请求
是否为审批后变更
IsPostApprovalChange
标记初次审批通过后是否发生PO变更。
描述

当同一PO中“采购订单已批准”之后又出现“采购订单已变更”时,此布尔属性为true,用于定位发生在流程后期的问题性变更。

该计算字段直接支撑“审批后PO变更率”KPI与“采购订单返工与变更”仪表板,帮助量化并突出会引发延迟且需重新审批的变更,从而暴露初始规格或范围界定阶段的问题。

为何重要

直接衡量审批后的返工情况,这是评估流程稳定性与效率的关键KPI。高返工率通常意味着上游需求定义存在问题。

获取方式

这是一个计算属性,基于事件日志中的活动序列推导而来。

示例
truefalse
是否准时交付
IsOnTimeDelivery
标记货物是否在要求的交货日期当日或之前入库。
描述

当“收货过账”的时间戳早于或等于“要求交货日期”时,此布尔属性为true,为每个PO行项目提供清晰的到货表现二元结果。

该属性是“准时收货率”KPI的基础。它便于对准时与延迟交付进行聚合与筛选,从而简化对供应商绩效及内部收货效率的分析。

为何重要

为交付及时性提供清晰的达成与未达成指标,直接支撑供应商绩效KPI与仪表板。

获取方式

这是一个计算属性,通过比较收货过账日期(EKBE-BUDAT)与要求交货日期(EKPO-EINDT)得出。

示例
truefalse
期望交货日期
RequestedDeliveryDate
企业要求供应商交付货物或服务的日期。
描述

这是采购订单中指定的目标交货日期。它作为衡量实际交付绩效的基准。

此日期对于计算“货物准时收货率”KPI至关重要。通过将实际收货日期与该请求日期进行比较,企业可以量化衡量供应商可靠性和内部收货效率,这直接支持“供应商交付绩效”仪表板。

为何重要

这是目标交货日期,对于计算准时交付KPI和评估供应商可靠性至关重要。

获取方式

表:EKPO,字段:EINDT

示例
2023-06-102023-07-222023-08-01
源系统
SourceSystem
数据提取来源系统。
描述

此属性用于标识数据来源,通常是SAP ECC实例标识(如“ECC_PROD_100”)。在多系统环境中,可用于区分数据源。

从治理与数据血缘角度,明确源系统至关重要。这有助于确保数据完整性,并在不同ERP系统或模块合并数据时,定位数据抽取或数据质量问题。

为何重要

用于标识数据来源,这对数据治理、校验以及跨系统分析管理至关重要。

获取方式

这通常是在数据抽取过程中写入的静态值,用于标记数据集的来源系统。

示例
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
端到端周期时间
EndToEndCycleTime
一张采购订单从第一个活动到最后一个活动所经历的总用时。
描述

该指标衡量整个采购订单流程的总持续时间,从最早记录的事件(例如,“采购申请已创建”)到最终事件(例如,“采购订单已完成”)。

这是衡量整体流程效率的关键KPI。它提供了一个高层次的绩效视图,其分析有助于识别运行时间最长的案例和普遍存在的瓶颈。它直接支持“端到端采购订单周期时间分析”仪表板和“平均端到端采购订单周期时间”KPI。

为何重要

衡量整体采购流程的速度与效率,是评估流程健康度的关键指标。

获取方式

这是一个计算属性,对每个流程实例,用最后一次事件的时间戳减去第一次事件的时间戳计算得到。

示例
10天4小时22天1小时5天8小时
货币
Currency
采购订单金额所用的货币代码。
描述

此属性指明采购订单的币种,如USD、EUR或GBP,为所有金额提供必要背景。

对全球化组织而言,币种是做好财务分析的前提。它使订单金额能够被正确汇总与比较,且所有金额类KPI都需结合其币种解读。

为何重要

为所有金额提供必要的币种背景,确保财务分析准确,尤其适用于跨国组织。

获取方式

表:EKKO,字段:WAERS

示例
美元EURJPY
采购申请
PurchaseRequisition
在采购订单之前对应的采购申请标识。
描述

此属性将采购订单关联回其来源的采购申请;并非所有PO都有前置申请。

该关联是分析“申请转订单转化”仪表板与“PR到PO转化率”KPI的关键。它可衡量从最初需求到正式下单的上游流程效率,并识别无申请创建的非合规PO。

为何重要

将采购订单与其来源采购申请关联,便于分析PR到PO的转化过程,并识别未有前置申请就创建的PO。

获取方式

表:EKPO,字段:BANFN

示例
1001589010015891
采购组
PurchasingGroup
负责该采购活动的具体采购员或采购组。
描述

采购组代表负责某类采购活动的个人或采购团队,是供应商的主要联络窗口。

与采购组织相比,该属性提供了更细粒度的分析维度。它有助于了解采购员之间的工作量分配与绩效差异,从而为资源配置与培训提供依据。

为何重要

细化呈现采购责任归属,支持在采购员或团队层面开展工作量与绩效分析。

获取方式

表:EKKO,字段:EKGRP

示例
001002N01
采购组织
PurchasingOrganization
负责议价并采购物料或服务的组织单元。
描述

采购组织是SAP中负责采购活动的关键组织单元,可在全公司集中设置,也可按工厂或区域分散设置。

按采购组织分析流程绩效,有助于识别哪些团队效率更高。可比较不同组织单元的周期时间、返工率与成本等指标,沉淀最佳实践并发现需要支持的领域。

为何重要

标识负责的采购团队,便于跨组织单元进行绩效对比与分析。

获取方式

表:EKKO,字段:EKORG

示例
1000US01DE01
必填 推荐 可选

采购到付款 - 采购订单活动

这些是事件日志中需要采集的关键流程步骤与里程碑,是精准进行流程发现与瓶颈识别的基础。
6 推荐 8 可选
活动描述
已创建采购申请
该活动标志着针对商品或服务的正式需求被创建。当用户保存一条新的采购申请(如事务码ME51N)时,会显式产生此事件,并在EBAN表生成唯一记录。
为何重要

这是采购流程的主要起点。分析从该事件到采购订单创建的时间,有助于衡量将内部需求转化为可执行订单的效率。

获取方式

在采购申请抬头表(EBAN)产生记录时写入。创建日期(EBAN-BADAT)与时间作为本事件的时间戳。

捕获

根据创建日期识别EBAN表中的新增记录。

事件类型 explicit
收货已过账
该活动表示针对某一采购订单的实物收货。过账收货(如事务码MIGO)是一个显式动作,会生成物料凭证并更新库存。
为何重要

这是用于跟踪供应商交付绩效并启动发票校验流程的关键里程碑,可用于计算准时交付率与收货及时性。

获取方式

在创建物料凭证时记录。事件时间戳取自物料凭证抬头表(MKPF)的过账日期(MKPF-BUDAT)或创建日期(MKPF-CPUDT),并通过行项目表(MSEG)与PO关联。

捕获

使用MKPF表中引用采购订单的物料凭证的过账/创建时间戳。

事件类型 explicit
采购订单已创建
该活动表示正式采购订单被创建,它与供应商构成具有约束力的合同。用户创建并保存PO(如事务码ME21N)时会显式记录此事件,并在EKKO与EKPO表产生记录。
为何重要

标志着采购订单生命周期的正式开始,是衡量PR到PO转化时长及端到端履行时长的关键里程碑。

获取方式

取自采购订单抬头表(EKKO)中的创建日期(EKKO-AEDAT),按对应的采购订单号(EKKO-EBELN)关联。

捕获

使用EKKO表中每个新采购订单的创建时间戳。

事件类型 explicit
采购订单已发送给供应商
该活动表示已获批准的采购订单被正式发送给供应商,如通过EDI、电子邮件或打印。当输出消息成功处理时,消息控制相关表会显式记录此事件。
为何重要

这是启动供应商交付周期计时的关键里程碑。分析从该事件到收货的用时,是评估供应商绩效与交付及时性的关键。

获取方式

记录在消息状态表(NAST)中。当相关PO输出类型的处理状态(NAST-VSTAT)为'1'(处理成功)时,可从NAST-DATVR和NAST-UHRVR获取时间戳。

捕获

使用NAST表中采购订单输出消息的处理时间戳。

事件类型 explicit
采购订单已完成
表示某个采购订单行被视为已完全交付。此为推断的事件,通常基于该行的“交货完成”指示器被自动或手动设置为有效。
为何重要

该活动作为履约环节的逻辑终点,用于计算从创建到完成的PO端到端周期时间。

获取方式

根据变更文档(CDHDR/CDPOS)推断:当PO行的“交货完成”指示器(EKPO-ELIKZ)被设为“X”时。最后一行被标记为完成通常意味着整张PO已完成。

捕获

从变更文档中提取设置EKPO-ELIKZ指示器时的时间戳。

事件类型 inferred
采购订单已批准
表示采购订单的最终批准,授权其发送给供应商。该关键里程碑通常通过PO释放状态变为“完全释放”或“已批准”来推断。
为何重要

该活动对于计算“PO审批周期”KPI并发现审批工作流中的瓶颈至关重要;它也是后续大多数活动(如向供应商发送订单)的前提。

获取方式

通过跟踪采购订单抬头表(EKKO)的变更日志(CDHDR/CDPOS)进行推断:当最终释放码被应用,或整体释放状态指示器(EKKO-FRGKE)被设为“已释放”时。

捕获

识别PO整体释放状态(EKKO-FRGKE)变为最终批准状态时的时间戳。

事件类型 inferred
已发起采购订单审批
表示已创建或已变更的采购订单按其配置的释放策略已提交审批。当释放策略被触发、PO进入待审批状态时,可推断出该事件。
为何重要

区分PO创建与审批流程的启动,有助于精准衡量审批周期时间这一KPI,并暴露审批开始前的等待时滞。

获取方式

根据采购订单(对象EINKBELEG)的变更文档(CDHDR/CDPOS)推断:当首次设置释放状态,或当整体释放状态(EKKO-FRGKE)首次被设为表示审批流程已激活的值时。

捕获

识别首次触发PO释放策略的那条变更文档记录。

事件类型 inferred
已录入服务确认
对于服务类采购订单,此活动表示服务已完成的确认。该步骤通过创建服务验收单(如交易码ML81N)产生明确的事件。
为何重要

这相当于服务收货,对于跟踪服务订单的完成情况至关重要。它会触发服务付款的财务流程。

获取方式

取自服务验收单抬头表(ESSR)的创建日期(ESSR-ERDAT)。与采购订单的关联在ESLL表中。

捕获

使用ESSR表中与采购订单关联的服务录入表的创建时间戳。

事件类型 explicit
已执行质量检验
表示已收货的物料经过了质量检验。通常在收货时生成检验批,并在质量管理模块对其做出使用判定,据此推断该活动发生。
为何重要

在质量要求高的行业,此活动用于分析检验环节的时长与结果。此处延误会在收货到可投入使用之间形成瓶颈。

获取方式

依据质量管理模块进行推断:收货时会创建检验批(QALS表),当创建使用判定(QAVE表)时即标记该活动,并包含时间戳。

捕获

在QAVE表中获取与该物料凭证关联的检验批的使用判定时间戳。

事件类型 inferred
已退货
表示将已收货物退回给供应商,常因质量问题或发错货所致。这是一个显式事件,通过以退货专用移动类型过账物料凭证来记录。
为何重要

该活动能揭示供应商质量或订单准确性的问题,是衡量流程返工的关键指标,并且是计算“收货差异率”KPI的核心输入。

获取方式

当使用退货移动类型(如“122”,退回供应商)时,会记录在物料凭证表(MKPF/MSEG)中。过账日期(MKPF-BUDAT)作为时间戳。

捕获

识别引用原始PO且具有退货移动类型(如122)的物料凭证。

事件类型 explicit
采购申请审批通过
表示采购申请的正式批准,授权其转换为采购订单。该事件通过采购申请数据中的释放状态字段变更来推断,并由SAP的释放策略工作流进行跟踪。
为何重要

跟踪审批对于识别审批前阶段的瓶颈并确保符合审批政策至关重要。此处的延迟直接影响整体采购周期时间。

获取方式

基于采购申请表(EBAN)的变更日志进行推断:重点监控释放状态字段(如EBAN-FRGZU)的变化,或分析EBAN对象在CDHDR/CDPOS中的变更文档。

捕获

监控EBAN释放状态字段的变更文档,以获取最终批准的时间戳。

事件类型 inferred
采购订单已删除
表示采购订单行的取消或逻辑删除,从而阻止后续处理(如收货或开票)。这是一个推断事件,当PO行被设置删除标识时即会被捕获。
为何重要

这是表明订单已取消的终止性活动。分析订单被取消(或删除)的原因与时点,有助于发现需求计划或供应商选择中的问题。

获取方式

根据变更文档(CDHDR/CDPOS)推断:当采购订单行的删除指示器(EKPO-LOEKZ)被设为“L”时。

捕获

从变更文档中提取设置EKPO-LOEKZ指示器时的时间戳。

事件类型 inferred
采购订单已变更
表示在采购订单初次创建后进行的任何修改,例如数量、价格或交期的调整。这些变更会被SAP的变更凭证系统明确记录。
为何重要

频繁变更,尤其是审批之后的变更,往往意味着流程低效、前期规划不足或范围蔓延。此活动是PO返工与变更仪表板及相关KPI的关键数据点。

获取方式

对于采购订单对象(EINKBELEG),所有变更都会在变更文档头表(CDHDR)与项目表(CDPOS)中显式记录,每次变更都会生成带时间戳的新条目。

捕获

从与采购订单号关联的CDHDR和CDPOS表中提取变更事件及其对应的时间戳。

事件类型 explicit
采购订单被拒绝
在审批工作流中,审批人拒绝采购订单时发生该活动。此为推断事件,基于PO释放策略数据的状态变化判断已发生拒绝。
为何重要

跟踪拒绝有助于识别采购订单数据质量问题、政策不合规或审批矩阵内部问题。这通常会导致返工并增加整体周期时间。

获取方式

根据采购订单释放状态的变更文档(CDHDR/CDPOS)推断:当释放码被取消或设置了特定的拒绝状态时,通常记录为驳回。

捕获

监控变更日志,关注释放码被取消或状态变更为拒绝的记录。

事件类型 inferred
推荐 可选

提取指南

如何从 SAP ECC 获取您的数据