您的问题管理数据模板

Zendesk Support
您的问题管理数据模板

您的问题管理数据模板

此模板提供了一个全面的框架,用于映射 Zendesk Support 中的问题管理生命周期。它概述了识别根本原因分析瓶颈所需的核心属性、流程里程碑和提取逻辑。遵循此结构,您可以构建高质量的事件日志,以获得更深入的流程洞察。
  • 详细分析的推荐属性
  • 关键流程活动和状态转换
  • Zendesk Support 数据提取指南
不熟悉事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

问题管理属性

这些推荐的数据字段提供了必要的上下文,用于分析整个问题解决生命周期中的工单类别、优先级和归属。
5 必填 8 推荐 7 可选
名称 描述
最后数据更新
LastDataUpdate
指示问题记录最后修改时间的时间戳。
描述

此属性反映源系统中问题记录数据最后更新的时间。它不同于事件时间戳,因为它指的是记录级别而非活动级别。

在分析中,这有助于确定数据的时效性。它用于识别数据集是否为最新,或者源系统与流程挖掘环境之间是否存在同步延迟。

为何重要

追踪数据新鲜度并辅助增量数据加载策略。

获取方式

Zendesk Ticket 对象,字段 'updated_at'

示例
2023-11-01T14:20:00Z
开始时间
EventTimestamp
活动发生的特定日期和时间。
描述

此属性记录活动在 Zendesk 系统中发生的准确时刻。它提供了对事件进行正确排序并计算步骤间持续时间所需的维度。

在分析中,这对计算周期时间、识别延迟、检查 SLA 合规性以及随时间推移可视化流程至关重要。没有准确的时间戳,就无法了解问题解决流程的推进速度。

为何重要

支持活动排序及所有基于时间的 KPI 计算。

获取方式

Zendesk Ticket Audits,字段 'created_at'

示例
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T09:15:22Z
活动
ActivityName
对问题记录执行的事件或操作的名称。
描述

此属性捕获问题记录生命周期中采取的具体步骤或操作。例如,状态从“开启”变为“待处理”、分配更改,或特定的工作流步骤如“临时方案已发布”。

在分析中,这些构成了流程图的节点。这些活动的顺序使分析人员能够可视化工作流、识别瓶颈并测量特定流程步骤之间花费的时间。

为何重要

定义流程中的“动作”,实现流程图可视化和变体分析。

获取方式

源自 Zendesk 工单审计或工单指标

示例
问题记录已记录调查已开始临时方案已发布
源系统
SourceSystem
数据来源系统的名称。
描述

此属性识别提取流程数据的软件平台。在此上下文中,它将始终填充为“Zendesk Support”。

在分析中,特别是当组合来自多个系统(如 Zendesk 和 Jira)的数据时,此字段允许分析人员按来源过滤或分组数据。它确保了多系统流程视图中的数据血缘和可追溯性。

为何重要

确保数据血缘并支持多系统流程挖掘配置。

获取方式

数据提取期间硬编码

示例
Zendesk Support
问题记录
ProblemRecordId
分配给 Zendesk 问题工单的唯一数字标识符。
描述

此属性代表 Zendesk Support 系统中问题记录的唯一键。它作为流程挖掘的核心案例 ID,允许将所有后续事件、更新和交互分组到单个流程实例中。

在分析中,此 ID 用于唯一标识从创建到关闭的每个问题调查旅程。它实现了相关事件的关联,并能跨各个支持层级跟踪问题的生命周期。

为何重要

是将事件分组为“案例”的基础必填键,适用于任何流程挖掘分析。

获取方式

Zendesk Ticket 对象,类型为 'problem' 的 'id' 字段

示例
1045293849921
SLA 到期日期
SlaDueDate
问题应得到解决的目标日期和时间。
描述

此属性代表基于服务水平协议配置的解决截止期限。通常根据优先级和工单创建时间计算。

在分析中,这会与实际解决时间进行对比,以计算“问题 SLA 达成率”。它通过突出显示即将到期或已超时的案例,为“SLA 绩效与风险”仪表板提供支持。

为何重要

对于衡量合规性和合同履行情况至关重要。

获取方式

Zendesk Ticket Metrics 或 SLA Policies 端点

示例
2023-12-01T17:00:00Z
优先级
Priority
分配给问题记录的紧急程度。
描述

此属性指示问题的相对重要性,通常分为“低”、“普通”、“高”或“紧急”。它决定了预期的服务水平协议(SLA)和资源分配。

在分析中,这用于细分流程并比较不同紧急程度下的绩效。例如,它有助于验证“紧急”问题的解决速度是否确实快于“低”优先级问题,这是“根本原因调查速度”仪表板的要求。

为何重要

对于细分案例以分析 SLA 达成率和资源优先级至关重要。

获取方式

Zendesk Ticket 对象,字段 'priority'

示例
紧急普通
关联事件计数
RelatedIncidentCount
与此问题记录关联的事件工单数量。
描述

此属性统计与此问题记录关联的个人事件工单数量。在 Zendesk 中,这通过事件工单上的“problem_id”字段链接回此记录来管理。

在分析中,这是“事件关联与影响”的核心指标。它有助于优先处理影响用户数量最多的问题,从而在减少工单量方面引导实现最高投资回报率(ROI)的战略决策。

为何重要

指示问题的严重程度和用户影响范围。

获取方式

Zendesk Tickets API,类型为 'incident' 且 problem_id=ThisID 的工单计数

示例
015342
支持组
SupportGroup
当前分配处理该问题记录的团队或部门。
描述

此属性识别在特定时间点负责该问题的特定客服小组。随着工单在团队间交接,该属性会发生变化。

在分析中,这对“支持小组交接分析”仪表板至关重要。它允许衡量每个团队的绩效、识别交接期间的瓶颈并分析资源工作量分配。

为何重要

支持组织分析并识别部门间的瓶颈。

获取方式

Zendesk Ticket 对象,字段 'group_id' (解析为名称)

示例
二线支持数据库团队网络运维
根因类别
RootCauseCategory
已识别的问题潜在原因(例如:代码缺陷、配置错误)。
描述

此属性捕获导致问题的最终诊断结果,通常在“确定根本原因”活动期间填写。

在分析中,它用于生成“问题分类准确性”报告并分析系统故障趋势。这有助于管理层了解应重点关注代码质量、基础设施稳定性还是供应商管理。

为何重要

支持故障模式分析并指导长期改进工作。

获取方式

Zendesk 工单自定义字段

示例
软件缺陷配置错误用户错误
负责人姓名
AssigneeName
分配处理该问题的特定客服。
描述

此属性包含当前负责该问题记录的个人用户的姓名。它提供了关于谁执行了特定操作的细粒度可见性。

在分析中,这有助于了解个人的工作量和绩效。虽然小组级分析很常见,但受理人级别的数据可以突出培训需求,或识别出在解决复杂根本原因方面特别高效的个人。

为何重要

支持个人层面的资源分析。

获取方式

Zendesk Ticket 对象,字段 'assignee_id' (解析为姓名)

示例
John DoeJane Smith系统
问题状态
ProblemStatus
问题记录在其生命周期中的当前状态。
描述

此属性显示问题的当前状态,如“新建”、“开启”、“待处理”、“已解决”或“已关闭”。它反映了调查的进度。

在分析中,这用于过滤开启与关闭的案例。对于“陈旧问题记录监控”仪表板来说,它至关重要,能识别出哪些活跃案例未按照预期的状态生命周期推进。

为何重要

允许按完成状态过滤案例。

获取方式

Zendesk Ticket 对象,字段 'status'

示例
新建开启待处理已解决已关闭
问题类别
ProblemCategory
问题的分类(例如:软件、硬件、网络)。
描述

此属性根据受影响的服务或技术栈对问题进行分类。它通常是 Zendesk 表单中的自定义下拉字段。

在分析中,它用于“问题分类准确性”仪表板。将此初始类别与最终根本原因进行对比,有助于识别初始分流是否准确地将问题路由到了正确的团队。

为何重要

支持按技术或业务服务进行细分。

获取方式

Zendesk 工单自定义字段

示例
数据库UI/UX网络基础设施
临时方案已生效
WorkaroundActive
指示是否已提供或发布变通方案的标记。
描述

此布尔属性指示是否为该问题记录了临时修复方案。它通常根据是否存在“临时方案已发布”活动或表单上的特定复选框来推导。

在分析中,这用于“临时方案发布合规性”仪表板。它衡量在长期调查持续进行期间,支持团队为用户提供即时缓解措施的频率。

为何重要

是衡量调查期间用户影响缓解情况的关键。

获取方式

根据是否存在“已发布变通方案”活动或自定义字段得出

示例
truefalse
变更请求 ID
ChangeRequestId
用于实施修复的关联变更请求标识符。
描述

此属性将问题记录链接到变更管理记录(可能在另一个系统中或属于不同的工单类型)。它表示已启动正式的变更流程。

在分析中,这支持“变更请求启动率”仪表板。它有助于跟踪从诊断到实施的过渡,确保识别出的根本原因能转化为正式的变更行动。

为何重要

将问题流程与变更管理流程关联起来。

获取方式

Zendesk 工单自定义字段或关联工单

示例
CR-1002CHG00394
已陈旧
IsStale
标记该问题是否已超过 14 天无活动。
描述

此计算属性识别最近未更新的记录。它将当前日期(或分析日期)与最后一次活动的时间戳进行比较。

在分析中,这为“陈旧问题记录监控”仪表板提供支持。它有助于管理人员快速隔离堆积在积压工作中、可能需要行政关闭或重新分配的被忽视案例。

为何重要

帮助识别流程浪费和被忽视的工作项。

获取方式

流程挖掘工具计算得出:(当前时间 - 最后数据更新) > 14 天

示例
truefalse
有 PIR
HasPostImplementationReview
标记是否执行了实施后评审。
描述

此属性指示问题解决流程是否包含评审阶段。它通过检查案例历史记录中是否存在“已开展实施后评审”活动来推导。

在分析中,这支持“实施后评审覆盖率”仪表板。这是一项合规指标,确保组织能够从重大问题中学习。

为何重要

验证对持续改进流程的合规性。

获取方式

根据是否存在“已执行实施后评审”活动得出

示例
truefalse
知识文章 ID
KnowledgeArticleId
为该问题创建或关联的知识库文章 ID。
描述

此属性存储对 Zendesk Guide 文章或外部知识项的引用。它表示从该问题中获得的知识已被捕获。

在分析中,此字段的存在用于计算“知识库集成率”。它验证了组织是否通过记录解决方案供未来参考,从而完成了学习闭环。

为何重要

衡量知识管理流程的有效性。

获取方式

Zendesk 工单自定义字段或关联内容

示例
360045889KB-2991
调查时长
InvestigationDuration
从调查开始到识别根本原因所花费的时间。
描述

此计算属性衡量核心诊断阶段的时长。它计算“调查已开始”活动与“确定根本原因”活动之间的时间差。

在分析中,这是“平均根本原因分析时长”的核心指标。它允许对不同支持小组和问题类别的诊断速度进行基准测试。

为何重要

衡量诊断流程的效率。

获取方式

流程挖掘工具计算得出:时间戳(根因确定) - 时间戳(调查开始)

示例
48 小时5天
问题主题
ProblemSubject
问题记录的简短摘要或标题。
描述

此属性包含创建问题时输入的文本摘要。它通常描述症状或正在调查的问题。

在分析中,这在下钻到具体案例时为分析人员提供上下文。此处也可以应用文本挖掘技术来聚类相似问题,或识别结构化类别字段未捕获的重复话题。

为何重要

为单个案例提供易于理解的背景信息。

获取方式

Zendesk Ticket 对象,字段 'subject'

示例
无法处理欧盟地区的付款登录服务器延迟激增管理员用户数据导出失败
必填 推荐 可选

问题管理活动

捕获这些关键流程步骤和状态变更,以可视化从最初问题识别到最终永久修复实施的端到端流程。
8 推荐 4 可选
活动 描述
临时方案已发布
记录并共享该问题临时修复方案的操作。在 Zendesk 中,这通常通过特定标签或指示“有可用变通方法”的自定义复选框字段来捕捉。
为何重要

支持“临时方案发布合规性”仪表板,确保在漫长的调查期间为用户提供临时缓解措施。

获取方式

监控“workaround_published”标签的添加,或名为“Workaround”的自定义布尔字段的更改。

捕获

对比自定义字段或标签值

事件类型 inferred
已识别根因
确定问题潜在原因的时间点。通常在支持人员填充自定义“根本原因”文本字段或下拉类别时捕获。
为何重要

用于衡量诊断效率及“根因调查速度”仪表板的关键里程碑。

获取方式

监控标记为“根本原因”、“RCA”或“问题来源”的自定义字段中非空值的更改。

捕获

对比自定义字段的填充值

事件类型 inferred
指派给支持小组
将问题记录路由到特定技术团队或部门。这在工单上的“小组 ID”字段更新时进行跟踪。
为何重要

对于“支持小组交接分析”仪表板衡量部门间等待时间至关重要。

获取方式

监控工单审计日志中“group_id”字段的更改。

捕获

执行“小组分配变更”事务时记录

事件类型 explicit
永久修复已应用
表示技术解决方案已部署到环境中。这通常在工单完全解决之前,通过自定义状态转换或特定标签进行跟踪。
为何重要

对于“修复实施效率”仪表板衡量从诊断到部署的时间至关重要。

获取方式

根据特定标签(如 'fix_deployed')或自定义状态字段(如有)推断。

捕获

监控标签或自定义状态下拉菜单

事件类型 inferred
解决方案已验证
正式将问题标记为“已解决”。在 Zendesk 中,当标准系统状态设为“已解决”时发生,表示修复已验证且案例已完成。
为何重要

SLA 绩效与风险计算以及问题 SLA 达成率的主要终点。

获取方式

源自工单状态变更为“已解决”。

捕获

状态变更为“已解决”时记录

事件类型 explicit
调查已开始
标记从被动的“新建”状态到主动工作状态的转换。这表示技术支持人员已确认问题并开始诊断。
为何重要

用于计算“陈旧问题记录”指标,也是“平均根本原因分析时长”KPI 的起点。

获取方式

当工单状态从“新建”变为“开启”或“待处理”时推断得出。

捕获

比较状态字段的前后变化

事件类型 inferred
问题记录已关闭
生命周期的最终事件,此时工单被锁定,无法再进行更改。在 Zendesk 中,这通常在处于“已解决”状态 4 天后自动发生。
为何重要

标记记录生命周期的绝对终点,用于数据保留和历史报告。

获取方式

源自工单状态变更为“已关闭”。

捕获

状态变为“已关闭”时记录

事件类型 explicit
问题记录已记录
在 Zendesk Support 中初始创建问题工单。此事件捕获问题首次记录在系统中的时间戳,通常会触发流程实例。
为何重要

确立“端到端解决周期”的开始时间,并作为所有后续前置时间指标的基准。

获取方式

源自工单对象中的 'created_at' 时间戳或工单审计日志中的第一条记录。

捕获

执行“工单创建”事务时记录

事件类型 explicit
已发起变更请求
表示已触发正式的变更管理流程来修复问题。通常根据“变更请求 ID”自定义字段被填充或关联了“变更”类型工单来判定。
为何重要

跟踪“变更请求启动率”,并将问题管理与变更管理工作流相链接。

获取方式

监控“change_reference”等自定义字段的更新,或“problem_change”链接类型的创建。

捕获

监控自定义字段中的外部 ID 输入

事件类型 inferred
已执行实施后评审
确认修复后已完成回溯评审。这通常是由流程协调员更新的复选框或日期字段。
为何重要

“实施后评审频率”KPI 所必需,用于确保符合质量标准。

获取方式

监控自定义复选框“PIR 已完成”或日期字段“PIR 日期”的更新。

捕获

监控自定义字段的完成情况

事件类型 inferred
拟定解决方案草案
基于问题调查创建知识库文章。这通过 Zendesk 知识捕获应用的使用情况或关联新文章来推断。
为何重要

支持“知识库集成率”KPI,确保组织学习。

获取方式

监控与“知识捕获”集成相关的事件或类似“kcs_draft”的标签。

捕获

源自特定的系统标签或链接事件

事件类型 inferred
问题调查已重新开启
当先前标记为“已解决”的问题记录返回到“开启”或活跃状态时发生。这通常表示修复失败或解决方案被拒绝。
为何重要

支持“问题重新开启率”KPI,有助于识别解决流程中的质量问题。

获取方式

当状态从“已解决”跳回“开启”、“新建”或“待处理”时推断得出。

捕获

比较状态字段的前后变化

事件类型 inferred
推荐 可选

提取指南

如何从 Zendesk Support 获取数据