您的记录到报告(日记账分录)数据模板

BlackLine
您的记录到报告(日记账分录)数据模板

您的记录到报告(日记账分录)数据模板

此模板将指导您收集分析记录到报告(日记账分录)流程所需的数据,列出应收集的关键属性、应跟踪的主要活动,以及从BlackLine提取这些信息的实用方法。借助此资源,确保收集到有效开展流程挖掘所需的全部数据。
  • 建议收集的属性
  • 要跟踪的关键活动
  • 数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

记录到报告(日记账分录)属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于全面分析记录到报告(日记账分录)流程。
5 必填 6 建议填写 8 选填
名称 说明
开始时间
EventTime
标明特定活动或事件发生时间的精确时间戳。
说明

事件时间记录业务事件发生的日期和时间,是流程的时间基准,用于确定所有活动的顺序和时长。

此时间戳对于所有基于时间的流程挖掘分析都至关重要,可用于计算周期时间、等待时间和活动间隔时长,帮助识别瓶颈、分析绩效变化,并评估是否遵守服务级别协议。

重要性

此时间戳是所有绩效指标的基础,包括周期时间和瓶颈分析,并可用于按时间顺序还原流程。

获取途径

此信息记录在BlackLine事件日志或交易记录的时间戳字段中。

示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:05:00Z
日记账分录ID
JournalEntryId
用于唯一标识单条日记账分录,是跟踪其生命周期的主要案例标识符。
说明

日记账分录ID可唯一标识记入总账的每组财务交易。它是关联创建、审核、审批和过账等相关活动的核心键。

在流程挖掘中,此ID对于关联属于同一日记账分录案例的所有事件至关重要。根据此标识符分析流程,可还原从发起到最终对账的端到端过程,并详细分析周期时间、瓶颈和流程差异。

重要性

这是核心案例标识符,可用于追踪单条日记账分录的完整生命周期并分析其绩效。

获取途径

这是BlackLine日记账分录表或数据导出中的主键。具体字段名称请参阅BlackLine文档。

示例
JE2024-001234JE2024-001235JE2024-001236
活动
ActivityName
日记账分录流程中某一时点发生的具体业务事件名称。
说明

此属性描述日记账分录生命周期中的单个步骤或任务,例如“日记账分录已创建”“日记账分录已批准”或“日记账分录已过账”。每项活动都代表流程中的一个独立事件。

分析这些活动的顺序,有助于直观呈现并理解流程。它是发现流程差异、衡量步骤间的转换时间以及识别返工循环的基础,例如日记账分录被拒绝后重新提交的情况。

重要性

此属性定义流程步骤,是呈现流程图、分析流程走向以及识别偏差或瓶颈的基础。

获取途径

通常根据BlackLine中的事件日志、状态变更记录或审计跟踪生成。可能需要将系统状态代码映射为便于用户理解的活动名称。

示例
日记账分录已创建日记账分录已提交日记账分录已批准日记账分录已过账
数据最近更新时间
LastDataUpdate
指示上次从来源系统刷新或提取数据时间的时间戳。
说明

此属性标记最近一次提取数据的日期和时间,可作为数据新鲜度的参考,帮助用户了解数据的时效性。

这是流程挖掘仪表板或分析中一项重要的元数据,可让用户了解分析结果的时效性,并判断视图是否包含最新交易。

重要性

此属性让数据新鲜度一目了然,帮助用户了解流程分析反映的最新情况。

获取途径

执行数据提取工具或ETL流程时,系统会生成此时间戳并将其添加到数据集中。

示例
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
源系统
SourceSystem
提取日记账分录数据的记录系统。
说明

此属性标识事件数据的来源系统。在此场景中,通常为“BlackLine”;如果流程从上游ERP系统开始,也可能包含该系统的数据。

识别来源系统有助于数据治理和理解流程背景,尤其是在整合多个系统数据的环境中。它还能帮助排查数据摄取问题并验证数据沿袭。

重要性

此属性提供重要的数据来源背景,确保可追溯性,并有助于管理不同平台间的数据集成。

获取途径

通常在数据提取和转换过程中添加一个固定值,用于标记数据集的来源。

示例
BlackLineSAP S/4HANAOracle NetSuite
公司代码
CompanyCode
用于唯一标识创建日记账分录的法人实体或公司。
说明

公司代码代表企业集团中的特定法人实体,是财务会计中的基本组织单元,可确保交易记入正确的实体。

在流程挖掘中,公司代码是重要的筛选和比较维度。它支持跨实体分析流程绩效,帮助发现区域或实体特有的瓶颈、合规差异,以及全球流程标准化的机会。它还直接支持“审批至过账延迟分析”仪表板。

重要性

此属性支持跨不同法人实体或业务单元比较绩效,并推动流程标准化。

获取途径

这是BlackLine日记账分录表头中的关键字段,通常与底层ERP系统同步。

示例
1000US01DE012500
拒绝原因
RejectionReason
审核人拒绝日记账分录时提供的原因。
说明

日记账分录退回更正时,审批人通常会说明拒绝原因。此属性记录该原因,可以是预设代码,也可以是自由文本。

此属性对于返工根因分析至关重要。通过分析最常见的拒绝原因,企业可以发现系统性问题,例如培训不足、政策不明确或支持文件存在问题。它直接支持“日记账分录拒绝与返工分析”仪表板,并有助于降低总体拒绝率。

重要性

此属性对于分析流程返工的根因至关重要,有助于找出日记账分录被拒绝的原因,并据此有针对性地改进。

获取途径

用户在BlackLine中执行“Reject”操作时,通常会在备注或原因代码字段中记录此数据。

示例
科目代码错误缺少支持文件超过限额重复分录
日记账分录状态
JournalEntryStatus
日记账分录生命周期中的当前状态,例如“In Progress”“Approved”或“Posted”。
说明

此属性表示提取数据时日记账分录案例的当前状态,反映分录在整个流程中的位置。

流程挖掘会根据活动还原流程走向,而最终状态则便于筛选和创建高层级汇总仪表板。它有助于快速找出当前待审批或停滞在特定状态的分录,便于分析积压工作。

重要性

此属性反映分录的当前状态,有助于分析积压工作并了解进行中的工作。

获取途径

这是BlackLine日记账分录中的标准状态字段。

示例
处理中待审批已批准已过账已拒绝
日记账分录类型
JournalEntryType
日记账分录的分类,例如标准、定期或冲销。
说明

日记账分录类型根据分录的性质或用途进行分类。常见类型包括标准手工分录、系统自动生成的分录、用于月末计提的定期分录,以及会在下一期间自动冲销的冲销分录。

此属性对于细分和比较分析至关重要。您可以按不同分录类型比较流程绩效,例如周期时间或拒绝率,从而判断某些类型的分录是否更容易出现问题或效率低下,并据此有针对性地改进流程。

重要性

此属性支持分组分析,帮助了解不同类型的日记账分录是否遵循不同路径,或具有不同的绩效特征。

获取途径

这是BlackLine日记账分录表头中的标准字段。确切字段名称请参阅BlackLine文档。

示例
标准定期冲销应计
日记账分录金额
JournalEntryAmount
日记账分录的货币总额,通常为借方金额之和。
说明

此属性表示日记账分录的财务价值,可用于了解流程低效造成的财务影响,例如高金额分录过账延迟。

按分录金额分析流程,可根据重要性进行评估。例如,您可以优先改进高金额分录的处理流程,调查其审批路径是否不同,或判断其周期时间是否更长。这样可以为流程分析补充重要的业务背景。

重要性

此属性提供财务背景,支持按重要性开展分析,例如优先处理高金额分录,或识别与金额相关的流程偏差。

获取途径

这是BlackLine日记账分录表头中的计算字段或标准字段,表示借方或贷方总额。

示例
15000.00250.75125000.50500.00
用户
UserName
执行活动的用户姓名或ID。
说明

此属性标识负责执行特定流程步骤的人员,例如提交、审核或批准日记账分录的人。可以是姓名或唯一用户ID。

按用户分析活动有助于了解工作量分配和个人绩效,并发现培训需求。它可以回答“团队工作分配是否均衡?”或“哪些用户的审批时间最长?”等问题,也对合规和审计跟踪分析至关重要。

重要性

此属性有助于分析工作量、比较团队成员的绩效,并发现与资源相关的瓶颈或培训需求。

获取途径

此信息可在BlackLine审计日志中找到,通常记录在与各事件关联的“User ID”或“Changed By”字段中。

示例
j.doea.smithr.joness.patel
审批至过账延迟
ApprovalToPostingLag
最终审批与日记账分录实际过账之间的计算时长。
说明

此指标衡量日记账分录完成审批后、记入总账前的延迟时间,计算方式为“Journal Entry Approved”活动与“Journal Entry Posted”活动之间的时间差。

这是识别审批后瓶颈的关键KPI,此类瓶颈可能显著延迟财务结账。“审批至过账延迟分析”仪表板使用此指标调查已批准的分录为何未能及时过账,帮助优化流程的最后几个步骤。

重要性

此指标专门衡量审批后的效率,有助于发现并消除影响财务结账速度的延迟。

获取途径

流程挖掘工具会计算每个案例中“Journal Entry Approved”与“Journal Entry Posted”事件之间的时长,得出此指标。

示例
P0DT1H10MP1DT2H0MP0DT0H5M
已附加文档
IsDocumentAttached
用于标记日记账分录是否附有支持文件的标记。
说明

此布尔属性表示日记账分录是否附有一份或多份支持文件,例如发票或计算表。附加文件通常是审批的前提条件。

此标记对于“日记账分录文档合规”仪表板和“文档附件率”KPI至关重要。它有助于分析缺少文档是否是导致拒绝或延迟的常见原因,并落实提交审核前必须附加文件的政策。

重要性

此属性直接衡量文档政策的执行情况,并有助于查明审批延迟和拒绝的常见根因。

获取途径

这可能是一个派生字段,可通过检查提交活动发生前是否存在与JournalEntryId关联的附件记录来计算。

示例
truefalse
币种
Currency
日记账分录金额所用的币种代码。
说明

此属性指定日记账分录金额的币种,例如USD、EUR或GBP,对于正确解读交易的财务价值至关重要。

对于跨国组织,按币种分析可提供有用的背景信息。它支持按特定币种筛选流程分析,也是汇总财务金额的仪表板所必需的字段。

重要性

此属性为财务金额提供必要背景,确保解读准确,并支持按币种分析。

获取途径

这是BlackLine日记账分录表头中的标准字段,通常名为“Document Currency”或类似名称。

示例
USDEURGBPJPY
是否自动处理
IsAutomated
用于标记日记账分录是否由自动化流程创建或过账。
说明

此布尔属性用于区分由用户手动创建和处理的日记账分录,以及由系统自动生成的分录,例如定期分录或系统集成生成的分录。

分析此属性有助于评估自动化效果,并直接比较自动化与手动流程的周期时间、错误率和成本。这对于论证进一步自动化的商业价值以及衡量现有举措的投资回报率至关重要。

重要性

此属性支持直接比较手动与自动化流程,对于衡量自动化举措的影响和投资回报率至关重要。

获取途径

可根据“日记账分录类型”(例如“定期”)推断,也可根据“用户”字段判断是否使用系统用户(例如“SYSTEM”或“BATCH”)进行自动过账。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
计算得出的标记;如果日记账分录至少被拒绝过一次,则值为true。
说明

此布尔标记用于识别经历过返工的日记账分录。如果案例中包含“Journal Entry Rejected”活动,随后又出现“Corrected and Resubmitted”活动,通常会将此标记设为true。

此属性便于筛选所有经历过拒绝的案例,从而简化返工分析。它是计算“日记账分录拒绝率”KPI的基础,也支持在“日记账分录拒绝与返工分析”仪表板中深入分析质量问题造成的成本和时间影响。

重要性

此属性可快速识别发生返工的案例,简化拒绝率计算和质量问题影响分析。

获取途径

流程挖掘工具会检查每个案例的活动顺序并计算此标记。

示例
truefalse
账户已对账
AccountReconciled
通过该日记账分录进行对账的总账科目编号。
说明

此属性标识会受到影响或需要对账的科目表中的具体科目。日记账分录通常属于账户对账流程的一部分,此属性可将分录关联到相应科目。

此属性直接支持“日记账分录对账周期时间”仪表板。按科目分析流程,可以发现某些科目的对账是否总是耗时更长,从而判断这些科目是否存在复杂性或数据问题。

重要性

此属性将日记账分录流程与需要对账的具体科目关联起来,支持有针对性地分析对账瓶颈。

获取途径

此信息包含在BlackLine日记账分录的行项目详情中。如果一条分录涉及多个科目,可能需要汇总到案例层级。

示例
101000210500400100550200
过账日期
PostingDate
日记账分录正式记入总账的日期。
说明

过账日期是交易在财务记录中的生效日期。它对会计工作至关重要,因为它决定交易计入哪个会计期间。

事件时间戳记录过账活动发生的时间,而过账日期本身则是重要的数据属性。财务分析会用它确保分录记入正确期间,也可用于分析交易日期、审批日期和过账日期之间的延迟。

重要性

此日期对于确保财务报告准确性至关重要,也有助于分析分录是否记入正确的会计期间。

获取途径

这是BlackLine日记账分录表头中的标准日期字段。

示例
2023-10-312023-11-012023-10-30
部门
Department
与日记账分录关联的业务部门或成本中心。
说明

此属性指定发起日记账分录的部门、成本中心或职能领域,或相关成本的分摊对象,为分析提供更多组织背景。

按部门分析流程,有助于了解业务不同部门如何使用日记账分录流程,并揭示部门间在效率、合规或返工率方面的差异,从而找出需要更多支持或流程标准化的环节。

重要性

此属性支持跨业务部门比较流程绩效,揭示差异和标准化机会。

获取途径

此信息通常包含在BlackLine日记账分录的行项目数据或表头数据中,且常与总账科目关联。

示例
财务市场营销销售运营
必填 建议填写 选填

记录到报告(日记账分录)活动

以下是建议记录在事件日志中的关键流程步骤和里程碑,可用于准确发现并分析日记账分录流程。
6 建议填写 6 选填
活动 说明
日记账分录已创建
此活动标志着日记账分录案例的开始。用户在BlackLine中创建新的日记账分录记录时,系统会生成唯一的日记账分录ID,并记录创建时间戳和用户信息。
重要性

这是流程的主要开始事件。分析此活动到其他活动之间的耗时,可了解流程总周期时间,并帮助发现工作流起始阶段的延误。

获取途径

此事件会明确记录在BlackLine的日记账分录模块中。系统会从主日记账分录表或其审计历史中,提取与每个日记账分录ID关联的创建时间戳和用户信息。

采集

根据与日记账分录记录关联的“创建日期”时间戳获取。

事件类型 explicit
日记账分录已对账
标志着日记账分录生命周期结束:该分录已纳入最终完成并获认证的账户对账。在BlackLine中,这对应于包含该日记账分录的对账获得认证。
重要性

此活动是端到端流程的最终节点。从“Journal Entry Posted”到“Reconciled”的时长可衡量财务结账中账户对账环节的效率。

获取途径

这是一个推断事件。可在BlackLine的Account Reconciliation模块中,识别包含特定日记账分录的账户对账状态何时变为“Certified”,据此推断此事件。

采集

将日记账分录与对应的账户对账关联,并记录该对账的认证日期,即可推断此事件。

事件类型 inferred
日记账分录已批准
此活动表示日记账分录已通过所有必要的审核和审批步骤。最终授权用户批准分录后,状态变为“Approved”,即可记录此活动。
重要性

这是审批流程结束的重要里程碑。从“Journal Entry Submitted”到此事件的时长即为“Approval Cycle Time”,是衡量工作流效率的关键KPI。

获取途径

可根据日记账分录记录中的状态变为“Approved”推断此事件。最终审批人的用户ID和审批时间戳通常记录在BlackLine的审计历史中。

采集

根据日记账分录状态更新为“Approved”时的时间戳推断。

事件类型 inferred
日记账分录已拒绝
此活动表示审核人或审批人拒绝了日记账分录。用户执行“拒绝”操作后,分录状态会更新为“已拒绝”,并记录在审计日志中。
重要性

此活动对于发现返工、质量问题和培训需求至关重要。分析拒绝频率、原因及后续返工循环,是改进流程和缩短周期时间的关键。

获取途径

通常可根据日记账分录数据中的状态变更为“已拒绝”或“需要更正”推断得出。BlackLine历史记录会记录拒绝操作的时间戳和执行用户。

采集

根据日记账分录状态更新为“已拒绝”时的时间戳推断得出。

事件类型 inferred
日记账分录已提交
制单人正式提交日记账分录,进入审核和审批工作流时,就会发生此活动。通常会记录为状态变更,例如从“准备中”变为“已提交”,并附带时间戳。
重要性

此活动标志着准备阶段结束、审批周期开始,是衡量准备和审批阶段时长的重要节点。

获取途径

此活动可能根据BlackLine日记账分录记录中的状态变更推断得出。状态变为“已提交审批”或类似值的时间戳,即为事件发生时间。

采集

根据日记账分录状态字段更新为“已提交”或“待审批”时的时间戳推断得出。

事件类型 inferred
日记账分录已过账
表示已批准的日记账分录正式记入总账的时点。这通常是BlackLine中的明确操作,随后系统会将分录状态更新为“Posted”。
重要性

这是一个关键里程碑,通常标志着流程在运营层面结束。从“Journal Entry Approved”到此活动的延迟时间,是衡量审批后效率的重要指标。

获取途径

通常可根据状态变为“Posted”推断此事件。过账历史表或审计跟踪中也可能明确记录该事件,并注明具体过账日期和时间戳。

采集

根据日记账分录状态更新为“Posted”时的时间戳推断。过账日期字段也与此相关。

事件类型 inferred
分录已更正并重新提交
日记账分录被拒绝后,编制人员完成必要更正并重新提交时发生。可通过状态从“Rejected”变回“Submitted for Approval”来识别。
重要性

此活动有助于量化返工所耗费的时间和精力。“Journal Entry Rejected”与此事件之间的时长即为返工时间,是衡量效率的重要指标。

获取途径

可通过观察BlackLine数据中的一系列状态变化推断此事件,具体表现为同一日记账分录ID的状态从“Rejected”变为“Submitted”或“Pending Approval”。

采集

根据状态从“Rejected”变为“Submitted”或“Pending Approval”推断。

事件类型 inferred
审批已撤销
此活动表示审批人撤销先前授予的批准,使日记账分录返回之前的状态。可通过状态从“Approved”变回“In Preparation”等较早状态来识别。
重要性

这一少见但重要的活动揭示了审批后、过账前发现的流程例外和潜在问题,可能表明分录存在数据错误,或受到政策变更影响。

获取途径

这是一个推断事件,可通过状态从“Approved”变为尚未过账且可编辑的状态来识别。此操作会记录在BlackLine的详细审计日志中。

采集

根据状态从“Approved”变回“In Preparation”或“Submitted”等先前状态来识别。

事件类型 inferred
已附上支持性文档
表示用户为日记账分录附加一份或多份支持性文档。此事件通常记录在审计日志或与日记账分录ID关联的附件表中。
重要性

跟踪此活动对于监控合规性和效率至关重要。它有助于分析审批延迟是否由文档缺失造成,也可用于支持“文档附件率”关键绩效指标。

获取途径

这通常是BlackLine中的明确事件,记录在审计轨迹或附件日志中。相关数据包括日记账分录ID、上传文件的用户和时间戳。

采集

每当有文件上传至某笔日记账分录,系统就会在审计轨迹或专用附件历史表中记录该事件。

事件类型 explicit
日记账分录冲销已处理
此活动记录新日记账分录的创建和过账,该分录用于冲销先前已过账的分录。通常在原分录过账后发现错误时发起此操作。
重要性

此事件是上游数据质量问题的重要信号。跟踪冲销率有助于衡量“过账后调整率”,并找出需要提高准确性的环节。

获取途径

这通常是一个明确事件:用户在BlackLine中对已过账的日记账执行“Reverse”操作。系统会创建新的冲销分录,通常与原日记账分录ID关联。

采集

记录“Reverse”操作时,或创建带有冲销标记且关联原日记账ID的新日记账时,即可捕获此事件。

事件类型 explicit
日记账分录已审核
表示多级审批流程中的正式审核步骤,由指定审核人完成。通常会记录为状态变更,或表明审核人已执行操作的特定日志条目。
重要性

对于审核和审批分开的组织,此活动有助于定位审批链中的瓶颈,并了解分录等待初步审核和最终审批各自所需的时间。

获取途径

在BlackLine工作流中,此活动可能明确记录在审批历史日志中,也可能根据状态变为“已审核”或“待最终审批”推断得出。系统会记录用户和时间戳。

采集

根据日记账分录状态变更为审核阶段已完成时的时间戳推断得出。

事件类型 inferred
过账已核实
表示确认已过账的日记账分录成功接收并记入目标ERP系统。这可能是自动系统握手,也可能是人工确认步骤。
重要性

此活动为过账步骤提供最终确认,确保系统间的数据完整性。从“Posted”到“Verified”的时长可揭示集成问题或系统同步延迟。

获取途径

这可能是系统集成日志中的明确事件,也可能根据状态变为“Posted and Verified”等值推断。如果由人工完成,则会由用户更新状态。

采集

根据状态更新为“Verified”,或根据从目标ERP系统收到的确认标记推断。

事件类型 inferred
建议填写 选填

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