您的变更管理数据模板

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此模板提供了一套结构化方法,帮助您收集对变更管理工作流进行有效流程挖掘所需的关键数据。模板列出了建议跟踪的属性和活动,并提供实用的数据提取指南。您可以据此准备数据,开展全面分析并优化流程。
  • 建议收集的属性
  • 准确发现流程所需跟踪的关键活动
  • 从ServiceNow提取数据的指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

变更管理属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于全面分析变更管理流程。
3 必填 7 建议填写 9 选填
名称 说明
事件时间
EventTime
具体活动或事件发生时的准确时间戳。
说明

事件时间记录活动执行或状态变更登记的准确日期和时间。此时间戳对于按时间顺序排列事件以及开展各类时长分析至关重要。

在流程挖掘中,此属性可用于计算活动间的周期时间、处理时间和等待时间。分析变更审批周期时间和端到端变更流程等绩效指标的仪表板也离不开它。准确的时间戳是发现延误、依据SLA衡量流程效率的基础。

重要性

此时间戳对于正确排列事件顺序和计算各类时间指标至关重要,包括周期时间、时长和SLA达成情况。

获取途径

ServiceNow表:sys_audit,字段:sys_created_on。此字段提供每项已记录变更的时间戳。

示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:15Z2023-10-27T14:05:00Z
变更请求ID
ChangeRequestNumber
变更请求的唯一标识符,用作案例ID,将所有相关事件归为一组。
说明

变更请求ID是变更管理流程分析的核心。每个变更请求都有一个唯一编号,例如“CHG0030001”,用于关联相关活动、审批和任务。

在流程挖掘中,此属性用于还原每项变更的端到端历程。分析人员可以追踪变更从创建到关闭的完整生命周期,清晰了解每项变更在系统中的进展。按此ID分组分析流程,有助于计算周期时间、发现返工循环并了解流程变体。

重要性

此ID对于跟踪变更的完整生命周期至关重要,可用于全面分析每项请求的流程、耗时和合规情况。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:number

示例
CHG0030001CHG0030045CHG0030112
活动名称
ActivityName
变更管理流程中发生的具体事件或任务的名称。
说明

活动名称描述变更请求生命周期中的具体步骤或状态变更,例如“变更等待评估”“已申请审批”和“变更已实施”。这些活动构成发现的流程图中的节点。

分析这些活动有助于详细了解流程。跟踪活动的顺序和频率,组织可以识别常见路径、偏离标准流程的情况,以及变更经常停滞的瓶颈。这是流程可视化和计算步骤间转换时间等指标的基础。

重要性

活动名称构成流程图的基础,可用于展示流程、识别瓶颈和分析偏差。

获取途径

根据change_request表中“state”字段或其他关键状态字段的变更得出,通常记录在sys_audit表中。

示例
变更已批准开始实施变更已关闭变更已取消
优先级
Priority
根据变更请求的影响和紧急程度确定的优先级。
说明

优先级表示变更请求的重要程度,并决定处理顺序。通常根据变更的影响和紧急程度确定,取值包括“严重”“高”“中”和“低”。

按优先级分析有助于确保高优先级变更比低优先级变更处理得更快。“严重变更绩效”仪表板可用于单独跟踪最重要变更的周期时间和失败率。如果低优先级变更反而比高优先级变更更快完成,可能说明资源分配或流程执行存在问题。

重要性

有助于评估资源是否合理分配给最关键的变更,并单独监控这些变更的绩效。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:priority

示例
1 - 严重2 - 高3 - 中4 - 低
变更状态
ChangeState
变更请求当前或历史状态,例如“Assess”“Authorize”“Implement”或“Closed”。
说明

变更状态属性表示变更请求在某个时间点的状态,可概括变更所处的生命周期阶段。活动表示具体事件,状态则表示该事件发生后形成的条件。

分析时,可用变更状态对案例分类并了解结果。它是筛选变更的基础,例如只分析“Closed”状态的变更,或调查大量变更为何停留在“Authorize”状态。如果存在“Failed”状态,此属性还可直接支持变更失败率等KPI。

重要性

呈现变更请求的状态快照,便于分析结果、筛选案例并发现停滞的变更。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:state

示例
评估授权已排期实施评审已关闭已取消
变更类型
ChangeType
变更的分类,例如“标准”“普通”或“紧急”。
说明

变更类型根据变更请求的性质、风险和审批要求进行分类。标准变更已预先批准,普通变更遵循完整流程,紧急变更则采用加急流程。

这是流程分析的重要维度,因为不同变更类型有各自适用的流程模型。比较普通变更与紧急变更的绩效,有助于了解流程遵循情况和效率。“风险评估标准化”等仪表板也会使用此属性,确保类似变更得到一致处理。

重要性

不同变更类型遵循不同的授权流程,绩效预期也各不相同,因此可按类型细分分析。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:type

示例
标准普通紧急
指派组
AssignmentGroup
负责处理变更请求的团队或小组。
说明

指派组表示当前负责变更请求的团队,例如“CAB审批”“网络工程”或“数据库管理员”。这是分析不同职能领域流程绩效的重要维度。

此属性可用于衡量团队效率、发现特定小组内的瓶颈,并分析团队间交接的效果。“跨职能交接效率”和“变更实施吞吐量”等仪表板会大量使用此数据,以定位由团队依赖关系造成的延误。

重要性

支持按团队分析绩效,突出显示各小组的瓶颈,并衡量不同职能领域之间的交接效率。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:assignment_group

示例
CAB审批网络团队服务器支持数据库管理员
结束时间
EndTime
活动结束时的时间戳,通常根据后续活动的开始时间推算。
说明

结束时间表示活动完成的时刻。源系统通常会记录事件的开始时间,结束时间则往往需要推算。通常以同一案例中下一项活动的时间戳作为结束时间。

此属性对于计算每项活动的时长,即处理时间,至关重要。了解每个步骤的耗时,是发现流程瓶颈和低效环节的基础。对于案例中的最后一项活动,结束时间与开始时间相同。

重要性

可用于计算活动处理时间,对于发现瓶颈和衡量具体流程步骤的耗时至关重要。

获取途径

此属性通常在数据转换过程中计算,取同一案例中下一事件的StartTime。

示例
2023-10-26T10:05:12Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T15:00:00Z
配置项
ConfigurationItem
变更涉及的具体IT组件、服务或系统。
说明

配置项(CI)是配置管理数据库(CMDB)中将受变更影响的资产,可以是服务器、软件应用、网络设备或业务服务。

此属性为变更提供重要背景信息。在流程挖掘中,可按资产类型细分分析。例如,“变更测试时长分析”仪表板会使用此属性比较不同应用或系统的测试时间,帮助发现测试周期较长的配置项。

重要性

提供必要的业务背景信息,可按受影响的应用、服务或系统筛选分析,以发现特定组件的问题。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:cmdb_ci

示例
SAP ERPOracle Database 19c电子邮件服务WebServer-01
风险等级
RiskLevel
评估得出的变更风险等级,例如“高”“中”或“低”。
说明

风险等级是变更请求风险评估的结果,用于量化实施变更可能造成不利后果的程度,并帮助确定所需的审查和审批级别。

此属性是“风险评估标准化”仪表板的关键数据,可用于检查类似变更的风险评级是否一致。按风险等级分析流程,还可了解高风险变更是否遵循了比低风险变更更严格的审批和测试流程,这是合规分析的重要内容。

重要性

对于合规分析至关重要,可确保高风险变更得到适当审查并遵循更严格的流程。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:risk

示例
高中低
SLA状态
SlaState
变更请求相对于其服务级别协议(SLA)的状态,例如“进展正常”“有风险”或“已违约”。
说明

SLA状态表示变更请求是否在SLA规定的时限内推进。您可以在流程的每个阶段跟踪此状态。

此属性对于监控服务级别承诺的履行情况至关重要。它是“变更SLA绩效概览”仪表板和“变更SLA达标率”KPI的主要数据来源。分析SLA在何处以及为何违约,有助于组织解决系统性延误问题,提高服务交付的可预测性。

重要性

直接衡量截止期限的达成情况,支持主动监控和分析SLA违约问题,从而改善服务交付。

获取途径

数据可来自ServiceNow的task_sla表,该表跟踪变更请求等任务相关的SLA;也可根据到期日期字段计算。

示例
进展正常有风险已违约
关闭代码
CloseCode
变更请求关闭时用于标明结果的代码,例如“成功”或“未成功”。
说明

关闭代码用于记录已完成变更请求的最终处理结果,明确变更是否成功实施、实施时是否遇到问题,或是否已回滚。

此属性是“变更失败率”KPI的直接数据来源。通过分析关闭代码的分布,组织可以量化变更工作的成功率。在流程图中筛选关闭代码为“未成功”的变更,有助于开展根因分析,发现导致失败的常见流程模式。

重要性

直接衡量变更结果,为计算变更失败率和分析变更失败的根因提供主要数据。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:close_code

示例
成功成功,但存在问题未成功/已回滚
周期时间
CycleTime
从创建变更请求到关闭所经过的总时间。
说明

周期时间是案例级指标,用于衡量变更请求整个生命周期的总时长。计算方法是:对某个变更请求,取第一个事件和最后一个事件的时间戳之差。

这是衡量整体流程速度的关键KPI。“端到端变更流程”仪表板使用此指标展示流程绩效概况。分析周期时间趋势,并按变更类型或优先级等维度进行比较,有助于组织发现流程改进机会。

重要性

衡量变更流程的端到端时长,是反映整体流程速度和效率的关键指标。

获取途径

在数据分析期间按案例计算:对每个CaseId,用最大StartTime减去最小StartTime。

示例
60480012096002592000
影响
Impact
变更对业务运营可能造成的影响,按高、中、低等等级评定。
说明

影响表示变更请求未得到妥善处理时可能对业务造成的影响。它与紧急程度共同决定变更的优先级。

按影响程度分析,有助于确保影响关键服务的变更得到妥善处理。“严重变更绩效”仪表板可用于筛选和监控业务影响较大的变更。此属性还可用于验证风险评估是否一致,确保高影响变更不会在缺乏依据的情况下被评为低风险。

重要性

有助于根据变更可能造成的业务影响确定优先级,并验证高影响变更是否经过充分审慎的处理。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:impact

示例
1 - 高2 - 中3 - 低
指派用户
AssignedToUser
在特定时间点负责处理变更请求的用户。
说明

此属性标识被指派处理变更请求的具体人员。在请求经过不同阶段、转交给不同团队的过程中,指派对象可能多次变更。

按用户分析有助于了解工作量分配和个人绩效,并发现培训需求。将此属性与指派组结合,还可分析工作交接,了解不同人员之间的任务移交效率。

重要性

有助于跟踪个人工作量和绩效,也有助于分析不同人员之间的交接延误。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:assigned_to

示例
Beth AnglinDavid LooAbel Tuter
数据最近更新时间
LastDataUpdate
表示此记录的数据最近一次从源系统刷新时间的时间戳。
说明

此属性提供最近一次提取数据的时间戳,是用于了解所分析数据时效性的关键元数据。

分析人员可通过此时间戳确认使用的是最新信息,并了解数据的新旧程度。对于监控流程实时绩效的运营仪表板,这一点尤为重要,可避免依据过时数据做出决策。

重要性

反映数据时效性,确保分析和仪表板使用当前且相关的信息。

获取途径

此元数据字段在数据提取和转换(ETL)过程中生成,用于标记数据提取时间。

示例
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
是否返工
IsRework
布尔标记;如果某项活动是同一案例中先前步骤的重复执行,则值为true。
说明

此计算属性用于识别返工活动。当流程需要返回已完成的步骤时,就会发生返工,例如变更获批后被拒绝,退回重新评估。

此标记对于量化流程低效至关重要。它直接支持“变更返工率”KPI和“变更失败与返工分析”仪表板。分析人员可筛选“是否返工”为true的活动,找出并研究返工原因,例如初始评估不完整或需求发生变化,并采取措施减少浪费。

重要性

通过标记重复工作,直接量化流程低效,帮助识别并解决流程循环和资源浪费的根因。

获取途径

在数据转换期间计算:检查给定CaseId下是否已发生相同活动,或标准流程中更早的活动。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
提取数据的系统,通常为“ServiceNow”。
说明

此属性标识流程数据的来源。本例中,来源预计为ServiceNow;如果需要合并多个系统的数据,此属性对于数据治理也至关重要。

分析时,此属性有助于厘清数据沿袭并验证数据来源。对于使用多个ITSM工具或集成系统的组织,还可据此筛选和比较不同平台上的流程。

重要性

清晰记录流程数据的来源,有助于追踪数据沿袭,对数据治理和多系统分析至关重要。

获取途径

此值通常在数据提取和转换(ETL)过程中作为静态值添加。

示例
ServiceNowServiceNow_PRODSNOW_ITSM
紧急程度
Urgency
变更需要解决的速度,通常按高、中、低等等级评定。
说明

紧急程度表示变更需要多快实施,反映业务角度对请求时效性的要求。它与影响程度共同用于计算总体优先级。

优先级是主要分析字段,紧急程度则提供更多背景信息。您可以据此分析某些变更为何被标记为紧急,以及流程能否在不影响稳定性的情况下有效处理这些请求。这也有助于判断组织是否经常处于被动应对、高紧急程度的状态。

重要性

说明变更的时效要求,帮助分析流程能否有效处理时间紧迫的请求。

获取途径

ServiceNow表:change_request,字段:urgency

示例
1 - 高2 - 中3 - 低
必填 建议填写 选填

变更管理活动

以下是建议记录在事件日志中的关键流程步骤和里程碑,有助于准确发现变更管理流程。
7 建议填写 6 选填
活动 说明
创建变更请求
此活动表示系统中创建了一条新的变更请求记录,是变更管理流程的正式起点。向change_request表插入新记录时,系统会记录此活动。
重要性

这是流程的主要开始事件。分析此活动与后续活动之间的时间,可了解总周期时间,并发现流程初期的延误。

获取途径

此事件对应ServiceNow的change_request表中的记录创建时间戳(sys_created_on)。

采集

使用change_request表中的sys_created_on时间戳。

事件类型 explicit
变更已关闭
变更请求已成功完成并通过评审,现已结束。这是流程成功完成的主要终点;变更状态转为“Closed”时,系统会记录此活动。
重要性

此活动标志着变更生命周期顺利结束,是衡量端到端流程时长和SLA达成情况的结束事件。

获取途径

根据change_request表中“state”字段设为“Closed”推断。时间戳取自此次最终状态变更的审计历史。

采集

记录“state”字段更新为“Closed”时的时间戳。

事件类型 inferred
变更已取消
变更请求在实施完成前的某个阶段被撤回或中止。状态设为“Canceled”时,系统会记录这一替代结束状态。
重要性

分析已取消的变更,可发现流程低效之处,例如不必要地创建请求,或请求在审批阶段停留过久,最终失效。

获取途径

根据change_request表中“state”字段设为“Canceled”推断。时间戳取自此次状态变更的审计日志。

采集

记录“state”字段更新为“Canceled”时的时间戳。

事件类型 inferred
变更已实施
实施工作已完成,变更进入评审、验证或测试阶段。通常可根据变更请求状态从“Implement”转为“Review”来判断。
重要性

这是标志实施阶段结束的重要里程碑,也是计算“变更失败率”和“变更返工率”KPI的关键事件。

获取途径

根据状态从“Implement”转为“Review”等后续状态推断。时间戳取自change_request表中“state”字段的审计历史。

采集

识别“state”字段从“Implement”变为“Review”的时间。

事件类型 inferred
变更已批准
变更请求已获得所有必要授权,可以进入排期和实施阶段。这是一个重要里程碑:最终审批通过且“approval”字段设为“approved”时,系统会记录此活动。
重要性

此里程碑标志着审批阶段结束,是衡量审批周期时间和发现决策流程瓶颈的重要依据。

获取途径

根据change_request表中“approval”字段变为“approved”推断。时间戳取自此次变更的审计历史。

采集

记录“approval”字段变为“approved”时的时间戳。

事件类型 inferred
变更已排期
已批准的变更已确定计划开始和结束日期,并正式列入实施日历。通常可根据变更请求状态转为“Scheduled”来判断。
重要性

此活动区分规划和审批阶段与实际实施阶段。在此状态停留的时间可反映审批通过后、工作开始前的延误。

获取途径

根据change_request表中“state”字段变为“Scheduled”推断。时间戳取自对应的审计日志记录。

采集

跟踪change_request表审计历史中“state”字段变为“Scheduled”的记录。

事件类型 inferred
完成风险与影响评估
表示已完成变更请求的风险与影响分析。这是申请审批前的重要里程碑,通常可根据变更状态从“Assess”转为“Authorize”或“Awaiting Approval”来判断。
重要性

跟踪评估阶段的耗时,是计算“平均风险评估周期时间”KPI的关键。这有助于统一评估流程,并发现分析耗时过长的环节。

获取途径

根据change_request表中“state”字段从“Assess”转为“Authorize”推断。事件时间戳取自此次状态变更的审计日志。

采集

识别“state”字段从“Assess”变为“Authorize”等后续状态的时间。

事件类型 inferred
变更已拒绝
审批人或CAB已拒绝此变更请求。除非请求经过修改后重新提交,否则此活动表示请求已终止。当“approval”字段设为“rejected”时,系统会记录此活动。
重要性

跟踪拒绝情况有助于发现常见原因,例如信息不完整或风险过高。分析结果可用于提升后续变更申请的质量。

获取途径

根据change_request表中“approval”字段变为“rejected”推断。时间戳取自审计历史。

采集

记录“approval”字段变为“rejected”时的时间戳。

事件类型 inferred
变更等待评估
变更请求已提交,正在等待技术和业务评估。通常可根据变更请求状态转为“Assess”或类似状态来判断,这表示请求已离开草稿阶段。
重要性

此活动有助于衡量请求方将请求移交给评估团队所需的时间。此处延误可能意味着初始数据质量有问题,或评估资源不足。

获取途径

根据change_request表中“state”字段的变更推断,通常是变为“Assess”等值。时间戳取自该字段变更对应的审计历史(sys_audit)。

采集

跟踪change_request表审计历史中“state”字段变为“Assess”的记录。

事件类型 inferred
变更重新打开
变更请求进入较后阶段后,又退回到“Implement”或“Assess”等先前状态。此事件可根据非线性状态变更推断,表示需要返工。
重要性

此活动对于发现返工循环和计算“变更返工率”至关重要。频繁重新打开请求,可能意味着实施质量、测试或规划存在问题。

获取途径

通过分析change_request审计历史中的状态变更顺序推断。例如,状态从“Review”等较后阶段退回到“Implement”等较早阶段,即表示请求被重新打开。

采集

检测“state”字段历史记录中非顺序的回退变更。

事件类型 inferred
开始实施
变更实施工作已正式开始。变更请求的状态更新为“Implement”时,系统会记录此活动,表示流程从规划转入执行。
重要性

这标志着实际实施工作的开始,是计算“平均实施时长”KPI和分析团队效率的起点。

获取途径

根据change_request表中“state”字段变为“Implement”推断。时间戳取自此次状态变更的审计日志。

采集

从change_request审计历史中记录“state”变为“Implement”时的时间戳。

事件类型 inferred
正在评审
正在进行实施后评审(PIR),以确认变更是否成功并达到预期目标。变更请求状态设为“Review”时,系统会记录此活动。
重要性

分析评审阶段的耗时,有助于发现验证变更成效时的延误,也能找出跳过此步骤、未遵循流程要求的变更。

获取途径

根据change_request表中“state”字段变为“Review”推断。时间戳取自此次状态变更的审计日志。

采集

从change_request审计历史中记录“state”变为“Review”时的时间戳。

事件类型 inferred
申请审批
此活动表示变更请求已正式提交审批,通常由经理或变更咨询委员会(CAB)审批。当变更请求的审批状态设为“requested”时,系统会记录此事件。
重要性

这标志着审批周期的开始。计算此事件到“变更已批准”之间的时间,即可得出“平均变更审批时间”KPI。

获取途径

根据change_request表中“approval”字段变为“requested”推断。时间戳取自该字段在sys_audit表中的记录。

采集

change_request表中“approval”字段设为“requested”时的时间戳。

事件类型 inferred
建议填写 选填

数据提取指南

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