KYC Müşteri İşe Alım Veri Şablonunuz

Müşteri Başvuru ID'si, her yeni müşteri edinme talebine başlatıldığı andan itibaren tamamlanana veya sonlandırılana kadar atanan benzersiz bir anahtardır. Bu tanımlayıcı, tek bir müşteri edinme yolculuğuyla ilgili tüm bireysel faaliyetleri, olayları ve veri noktalarını bağlayan merkezi bir iplik görevi görür; bu da onu süreç madenciliği için en kritik nitelik haline getirir.

Analizde, bu ID her müşteri için uçtan uca sürecin yeniden yapılandırılmasına olanak tanır. Başvurunun ilerlemesinin takibini, toplam döngü süresinin hesaplanmasını ve yolunun diğerleriyle karşılaştırılmasını sağlar. Tüm süreç varyantları, darboğazlar ve performans metrikleri, başvuru bazında analiz edilir; bu da ancak bu niteliğin vaka ID'si olarak doğru bir şekilde tanımlanması ve kullanılmasıyla mümkündür.

Tüm ilgili olayları tek bir uçtan uca süreçte gruplamak için esastır ve tüm süreç madenciliği analizlerinin temelini oluşturur.

Genellikle müşteri başvurusu veya vaka yönetim sisteminin başlık veya ana tablosunda bulunur.

Faaliyet Adı, müşteri edinme yolculuğunda 'Başvuru Gönderildi', 'Uyumluluk İncelemesi Başlatıldı' veya 'Başvuru Onaylandı' gibi belirgin bir adımı veya dönüm noktasını tanımlar. Her faaliyet, bir kullanıcı veya bir sistem tarafından, başvuruyu süreçte ilerleten belirli bir eylemi temsil eder.

Bu nitelik, süreç madenciliğinin temelini oluşturan süreç haritasını görselleştirmek için temeldir. Farklı faaliyetlerin sırasını ve sıklığını analiz ederek, analistler gerçek süreç akışını anlayabilir, ortak yolları belirleyebilir, süreç sapmalarını keşfedebilir ve yeniden işleme veya tekrar alanlarını tespit edebilir. Faaliyet adlarının netliği ve tutarlılığı, anlamlı ve anlaşılır bir süreç modeli oluşturmak için çok önemlidir.

Sürecin adımlarını tanımlar, süreç akışının, darboğazların ve varyasyonların görselleştirilmesi ve analizine olanak tanır.

İş süreci adımlarını kaydeden olay günlüklerinde, denetim izlerinde veya işlem tablolarında bulunur.

Olay Başlangıç Zamanı, bir faaliyetin başlangıcını işaretleyen kesin tarih ve saattir. Vaka ID'si ve Faaliyet Adı ile birlikte süreç madenciliğinin üç temel direğinden biridir. Bu zaman damgalı veri, her vaka içindeki olayların kronolojik olarak sıralanmasına olanak tanır; bu da süreç akışını gerçekte olduğu gibi yeniden yapılandırmak için gereklidir.

Bu nitelik, tüm zamanla ilgili analizlerin temelidir. Faaliyetlerin süresini (bir bitiş zamanı mevcut olduğunda), faaliyetler arasındaki bekleme süresini (devir süresi) ve tüm müşteri edinme sürecinin toplam döngü süresini hesaplamak için kullanılır. Bu süreleri analiz etmek, darboğazları belirlemeye, SLA uyumunu ölçmeye ve genel süreç performansını izlemeye yardımcı olur.

Olayların kronolojik sırasını sağlar; bu, süreç modelini keşfetmek ve tüm zamana dayalı performans metriklerini hesaplamak için esastır.

Olay günlüklerinde, uygulama denetim izlerinde veya işlem tablolarında bulunur, genellikle 'Zaman Damgası', 'Oluşturma Tarihi' veya 'Başlangıç Zamanı' olarak etiketlenir.

Kaynak Sistem özniteliği, belirli bir faaliyet için veriyi oluşturan uygulamayı veya platformu belirtir. Karmaşık ortamlarda, KYC süreci başvuru gönderimi için bir CRM, risk değerlendirmesi için özel bir KYC platformu ve hesap oluşturma için bir temel bankacılık sistemi gibi birden fazla sistemi kapsayabilir.

Süreci kaynak sisteme göre analiz etmek, teknolojik ortamı ve sürece etkisini anlamaya yardımcı olur. Bu, entegrasyon sorunlarını, sistemler arası veri gecikmelerini veya farklı sistemlerin bilgileri kaydetme şeklindeki tutarsızlıkları ortaya çıkarabilir. Bu görünüm, işe alım yolculuğunu destekleyen sistem mimarisini optimize etmek isteyen BT ve süreç geliştirme ekipleri için değerlidir.

Her süreç adımının nerede gerçekleştiği hakkında bağlam sağlar; bu, sistemler arası verimsizlikleri ve veri entegrasyonu zorluklarını belirlemeye yardımcı olur.

Genellikle veri özütlerine veya olay günlüklerine dahil edilir, özellikle birden fazla entegre sistemin olduğu ortamlarda.

Bu öznitelik, en son veri çıkarma veya yenileme tarih ve saatini kaydeder. İş sürecinin kendisinin bir parçası olmamakla birlikte, veri doğrulama ve yönetişim için kritik bir meta veridir. Analiz edilen verinin güncelliği hakkında şeffaflık sağlar.

Süreç analizinde, üretilen içgörülerin güncelliğini anlamak için son veri güncelleme zamanını bilmek esastır. Ne kadar güncel olduğunu teyit ederek kullanıcıların verilere güvenmesine yardımcı olur ve güncel olmayan bilgilere dayalı yanlış yorumları önler. Sürekli izleme için bu öznitelik, veri yenilemeleri geciktiğinde veya başarısız olduğunda uyarılar ayarlamak için kullanılabilir ve Process Mining dashboard'larının sürekli güvenilirliğini sağlar.

Veri setinin güncelliğini göstererek veri şeffaflığını sağlar; bu, analizlerin uygunluğu ve doğruluğu için kritiktir.

Veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulur; genellikle veri setinin meta verilerinde bulunur.

Başvuru Durumu, bir başvurunun 'Onaylandı', 'Reddedildi' veya 'Geri Çekildi' gibi nihai sonucunu gösterir. Sürecin iş sonucunu temsil eder ve performans ölçümü için kritik bir boyuttur.

Bu nitelik, sonuç odaklı analiz için esastır. Başarılı sonuçlara yol açan süreç yollarının, retlerle sonuçlananlarla karşılaştırılmasına olanak tanır. Analistler bunu yüksek ret oranlarıyla ilişkili süreç kalıplarını belirlemek, 'Başvuru Ret Oranı' gibi KPI'ları hesaplamak ve başvuru sahiplerinin nerede elendiğini görmek için bir 'Müşteri Edinme Hunisi Analizi' oluşturmak için kullanabilir. Başvuruların neden başarısız olduğunu anlamak, başarı oranını artırmak için süreci iyileştirmenin ilk adımıdır.

Her vakanın iş sonucunu tanımlar, başvuruların neden reddedildiğini ve onay oranının nasıl iyileştirileceğini analiz etmeyi sağlar.

Genellikle ana vaka veya başvuru tablosunda bulunur ve kaydın nihai durumunu gösterir.

Kullanıcı Departmanı, faaliyeti gerçekleştiren kullanıcının 'Compliance', 'Client Onboarding' veya 'Operations' gibi ait olduğu fonksiyonel grubu veya takımı belirtir. Bu, bireysel Kullanıcı ID'sine kıyasla daha üst düzey bir organizasyonel bağlam sunar.

Süreci departman bazında analiz etmek, departmanlar arası işbirliğini anlamak ve sistemik darboğazları belirlemek için kritik öneme sahiptir. Farklı ekipler arasındaki devir teslimleri görselleştirmeye yardımcı olur, ki bunlar genellikle gecikmelerin ve verimsizliklerin önemli bir kaynağıdır. Bu bilgi, daha sorunsuz bir işe alım deneyimi yaratmak için ekip yapılarını optimize etmek, sorumlulukları netleştirmek ve iletişim kanallarını iyileştirmek açısından anahtardır.

Süreç performansı ve farklı ekipler arasındaki devir analizini sağlayarak, çapraz fonksiyonel işbirliğini iyileştirme fırsatlarını vurgular.

Genellikle Kullanıcı ID'sine bağlı kullanıcı profili verilerinde bulunur veya doğrudan işlem üzerine kaydedilebilir.

Müşteri Tipi, başvuru sahibini 'Bireysel', 'Kurumsal', 'Vakıf' veya 'Kar Amacı Gütmeyen Kuruluş' gibi farklı kategorilere ayırır. Farklı müşteri tipleri genellikle oldukça farklı müşteri edinme gereksinimlerine ve süreç karmaşıklıklarına sahiptir.

Bu, analiz için anahtar bir segmentasyon niteliğidir. Süreç haritasını ve KPI'ları Müşteri Tipi'ne göre filtreleyerek, kuruluşlar önemli farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin, kurumsal bir müşteriyi kaydetmek genellikle gerçek faydalanıcıyı doğrulama gibi daha karmaşık adımlar içerir; bu, bireysel bir müşteri için gerekli değildir. Bu analiz, her süreç varyantının kendi özel segmenti için mümkün olduğunca verimli olmasını sağlar ve süreç iyileştirmelerini uyarlamada yardımcı olur.

Farklı müşteri türleri için müşteri edinme yolculuğunu karşılaştırmak ve optimize etmek amacıyla sürecin bölümlendirilmesine olanak tanır.

Genellikle başvuru sürecinin başında yakalanır ve ana müşteri veya başvuru tablosunda saklanır.

Olay Bitiş Zamanı, bir faaliyetin sona erdiği kesin tarih ve saati işaretler. Olay Başlangıç Zamanı ile eşleştirildiğinde, her bireysel görev için işlem süresinin tam olarak hesaplanmasına olanak tanır. Tüm sistemler hem başlangıç hem de bitiş zamanlarını sağlamaz; bazıları yalnızca tamamlanmayı temsil eden tek bir zaman damgası sunabilir.

Bir bitiş zamanına sahip olmak, performans analizi için son derece değerlidir. Bir çalışanın bir görev üzerinde aktif olarak çalıştığı süre (işlem süresi) ile görevin bir kuyrukta beklediği süre (bekleme süresi) arasında ayrım yaparak 'Ortalama Uyumluluk İnceleme Süresi' gibi detaylı metriklerin oluşturulmasını sağlar. Bu detay seviyesi, darboğazları doğru bir şekilde belirlemek ve iyileştirme çabalarını ya kaynak kapasitesine ya da süreç devirlerine odaklamak için çok önemlidir.

Faaliyet işlem sürelerinin doğru hesaplanmasını sağlayarak, aktif çalışma süresi ile boş bekleme süresi arasında ayrım yapmaya yardımcı olur.

Olay günlüklerinde veya işlem tablolarında başlangıç zamanıyla birlikte bulunur. 'Bitiş Zamanı', 'Tamamlama Tarihi' veya 'Değiştirilme Tarihi' olarak etiketlenebilir.

KYC sürecinin kritik bir çıktısı olan Risk Seviyesi, müşterileri sektörleri, coğrafyaları ve işlem alışkanlıkları gibi faktörlere göre sınıflandırır. Bu sınıflandırma, başvuruları için gereken inceleme ve detaylı durum tespiti düzeyini belirler.

Process Mining'de bu öznitelik, uyumluluk ve varyant analizi için güçlü bir boyuttur. Yüksek riskli bir müşterinin süreci, tasarımsal olarak düşük riskli bir müşterininkinden farklı ve daha sıkı olmalıdır. Farklı risk seviyelerindeki gerçek süreç akışlarını beklenen prosedürlerle karşılaştırarak, kuruluşlar iç politikalar ve düzenlemelerle uyumluluğu kontrol edebilirler. Bu, 'Yüksek riskli müşteriler her zaman gelişmiş durum tespiti sürecinden geçiyor mu?' veya 'Düşük riskli müşterilere çok mu zaman harcıyoruz?' gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur.

Uyum ve risk yönetimi için esastır; durum tespiti süreçlerinin farklı risk profilleri için uygun şekilde değişip değişmediğinin analizine olanak tanır.

Bir risk motoru tarafından hesaplanır veya bir uyum görevlisi tarafından manuel olarak atanır. Ana müşteri veya başvuru kaydında saklanır.

Kullanıcı ID'si, süreçteki belirli bir faaliyeti yürütmekten sorumlu kişiyi veya sistem botunu tanımlar. Bu, bir uyum görevlisi, bir veri giriş memuru veya otomatik bir risk puanlama motoru olabilir. Kullanıcı tanımlamasında tutarlılık, doğru kaynak analizi için anahtardır.

Bu öznitelik, sürece insan odaklı bir bakış açısı sunar. İş yükü dağılımını, bireysel ve ekip performansını ve kaynak tahsisini analiz etmek için hayati öneme sahiptir. Süreç haritasını Kullanıcı ID'sine göre filtreleyerek yöneticiler, farklı çalışanların görevleri nasıl ele aldığını anlayabilir, eğitim fırsatlarını belirleyebilir ve işin dengeli olduğundan emin olabilirler. Ayrıca, farklı kişiler arasında işin nasıl devredildiğini ortaya koyarak işbirliği analizine de yardımcı olur.

İş yükü, kaynak performansı ve işbirliği kalıplarının analizine olanak tanıyarak daha iyi kaynak yönetimi ve eğitim imkanı sunar.

Sistem denetim günlüklerinde veya işlem kayıtlarında bulunur, genellikle bir kaydı oluşturan veya en son değiştiren kullanıcıyla ilişkilendirilir.

Bu öznitelik, müşterinin başvurusunu 'Web Portal', 'Mobile App' veya 'In-Branch' gibi hangi yöntemle gönderdiğini tanımlar. Farklı kanallar, farklı veri yakalama süreçlerine ve müşteri deneyimlerine sahip olabilir.

Süreci kanala göre analiz etmek, her bir müşteri temas noktasının performansını ve verimliliğini değerlendirmeye yardımcı olur. Bu, 'Mobil başvurular web başvurularından daha hızlı mı işleniyor?' veya 'Şubeden yapılan başvurular için yeniden işleme oranı daha mı yüksek?' gibi soruları yanıtlayabilir. Bu içgörüler, tüm kanallarda müşteri yolculuğunu optimize etmek ve kaynakları etkin bir şekilde tahsis etmek için değerlidir.

Web, mobil veya şahsen gibi farklı başvuru kanalları arasında süreç verimliliği ve müşteri deneyiminin karşılaştırılmasına olanak tanır.

Genellikle sürecin en başında, başvuru ilk oluşturulduğunda kaydedilir.

Müşteri ID'si, birden fazla etkileşim veya uygulama boyunca devam eden, müşteri için benzersiz bir tanımlayıcıdır. Müşteri Başvuru ID'si tek bir müşteri edinme yolculuğunu takip ederken, Müşteri ID'si aynı müşteri için birden fazla müşteri edinme girişimini veya diğer süreçleri bağlayabilir.

Bu nitelik, tek bir vakanın ötesine geçen müşteri odaklı bir analiz sağlar. Tekrarlayan başvuru sahiplerini anlamak, bir müşterinin uzun vadeli ilişkisini analiz etmek veya müşteri edinme sürecini 'Kredi Başvurusu' veya 'Hesap Bakımı' gibi diğer süreçlere bağlamak için faydalıdır. Tek süreç görünümü için gerekli olmasa da, daha karmaşık, nesne odaklı süreç madenciliği için verileri zenginleştirir.

Aynı müşteriyle ilgili birden fazla müşteri edinme girişimini veya farklı süreçleri birbirine bağlayarak müşteri odaklı bir görünüm sağlar.

Genellikle merkezi bir müşteri ana veri sisteminde bulunur ve başvuru kaydına bağlıdır.

Müşteri Ülkesi, başvuru sahibinin coğrafi konumunu belirtir. Bu, KYC süreçlerinde hayati bir bilgi parçasıdır, çünkü düzenlemeler ve risk faktörleri bir ülkeden diğerine önemli ölçüde değişebilir.

Coğrafi analiz, başka bir önemli içgörü katmanı sağlar. Müşteri edinme süreçleri, ülkeye özgü yasal gereksinimlere göre farklılık gösterebilir. Müşteri Ülkesi'ne göre filtreleme yaparak, şirketler bu yargısal varyantların doğru bir şekilde takip edildiğini doğrulayabilir. Ayrıca, yüksek riskli ülkelerden gelen başvurular için daha uzun döngü süreleri gibi performans farklılıklarını da ortaya çıkarabilir; bu da geliştirilmiş durum tespiti gereksinimleri nedeniyle beklenebilir.

Süreç varyasyonlarının ve coğrafyaya dayalı performansın analizine olanak tanır; bu da yerel düzenlemelere uyumu sağlamak için kritiktir.

Başvuru süreci sırasında müşteriden alınır ve müşteri veya başvuru kaydında saklanır.

Bu boolean öznitelik, yazılım veya botlar tarafından yürütülen görevler ile insan kullanıcılar tarafından gerçekleştirilen görevler arasında ayrım yapar. Otomatik faaliyetler; ilk veri doğrulama, yaptırım taraması veya standartlaştırılmış iletişim gönderme gibi adımları içerebilir.

Bu özniteliği analiz etmek, otomasyon girişimlerinin etkinliğini değerlendirmek için kritik öneme sahiptir. Otomatik adımların hızını ve sonuçlarını manuel olanlarla karşılaştırarak, işletmeler maliyetleri ve döngü sürelerini azaltmak için daha fazla otomasyon fırsatları belirleyebilir. Ayrıca, otomatik sistemlerin performansını izlemeye ve uçtan uca süreç içinde beklendiği gibi çalıştıklarından emin olmaya da yardımcı olur.

Süreçteki otomasyonun etkisini ve verimliliğini ölçmeye yardımcı olarak, daha fazla robotik veya sistematik iyileştirme fırsatlarını belirler.

Olay günlüğünde özel bir alan olabilir veya Kullanıcı ID'sine göre türetilebilir; örneğin, ID 'SİSTEM' veya 'BOT' ise.

Bir başvurunun durumu 'Reddedildi' olduğunda, Reddetme Nedeni 'Eksik Belge', 'Yüksek Risk Profili' veya 'Yaptırım Eşleşmesi' gibi belirli bir neden sunar. Bu öznitelik, başarısız süreçlere kritik bir bağlam katar.

Reddetme nedenlerini analiz etmek, 'Application Rejection Analysis' dashboard'ı için temeldir. İşletmelerin işe alım sürecindeki en yaygın başarısızlık noktalarını anlamak için kök neden analizi yapmasına yardımcı olur. Bu nedenleri kategorize ederek ve nicelikselleştirerek, kuruluşlar iyileştirmeleri önceliklendirebilirler. Örneğin, 'Eksik Belge' en önemli nedenlerden biriyse, şirket müşteriler için talimatları netleştirmeye veya belge gönderim portalını iyileştirmeye odaklanabilir.

Başarısız başvuruların temel nedenini sağlayarak, ret oranını azaltmak ve müşteri deneyimini iyileştirmek için hedeflenmiş iyileştirmeler yapılmasını sağlar.

Genellikle ana başvuru veya vaka tablosunda saklanır, durum 'Reddedildi' olarak ayarlandığında doldurulur.

Hizmet Seviyesi Anlaşması (SLA) Hedef Tarihi, müşteri işe alım sürecini tamamlamak için belirlenen son tarihtir. Bu tarih genellikle iç politikalar veya sözleşme yükümlülükleri ile belirlenir ve zamanında tamamlamayı ölçmek için bir ölçüt olarak hizmet eder.

Bu öznitelik, 'SLA Performance Monitoring' dashboard'ı için temel oluşturur. Bir başvurunun gerçek tamamlanma tarihini SLA Hedef Tarihi ile karşılaştırarak 'SLA Adherence Rate' hesaplanabilir. SLA'larını kaçıran vakaları analiz etmek, gecikmelere neden olan belirli faaliyetleri veya departmanları belirlemeye yardımcı olur. Bu, SLA ihlallerini en aza indirmek ve müşteri memnuniyetini artırmak için iş kuyruklarının proaktif yönetimine ve kaynak tahsisine olanak tanır.

Performans karşılaştırması sağlar, bu da SLA uyumunun ölçülmesini ve gecikme riski taşıyan vakaların belirlenmesini mümkün kılar.

Vaka oluşturulduğunda, başvuru türüne veya diğer kriterlere göre genellikle ana başvuru kaydında hesaplanır ve saklanır.