Process Mining verileri: Başlamak için neler gerekir?

Process Mining için üç veri alanı yeterlidir: olayları birbirine bağlayan vaka kimliği, ne olduğunu gösteren etkinlik ve olayın ne zaman gerçekleştiğini belirten zaman damgası. Çoğu ekip bu alanları zaten elindeki bir dışa aktarımda bulur. Asıl iş, sordukları soruya yanıt verecek kayıtları seçmektir.

Kısa yanıt: Process Mining için hangi veriler gerekir?

Önce gerekli en küçük olay günlüğünü hazırlayın: her olay için bir satır, ayrıca vaka kimliği, etkinlik ve zaman damgası. Belirli bir soruyu yanıtlamaya yardımcı olduğunda öznitelikler ekleyin. Verilerin işlerin gerçekte nasıl yürüdüğünü gösterip gösteremeyeceğini kontrol etmeden önce kusursuz bir veri seti beklemeyin.

Aşağıdaki her şey, bu üç alanın güvenilir olmasını sağlamaya yöneliktir. Terimler size yeniyse, herhangi bir veriyi dışa aktarmadan önce process mining’in ne olduğunu ve bir günlüğün neler gösterebileceğini öğrenerek başlayın.

Gerekli alanlar, Process Mining veri şemasının temelini oluşturur; isteğe bağlı alanlar ise farklılıkları daha sonra açıklamanızı sağlar. Önce dışa aktarımınızda gerekli üç alanın bulunup bulunmadığını ve her satırın tek bir olayı temsil edip etmediğini kontrol edin. Yapının örnekli açıklaması için olay günlüğü oluşturma rehberine, alanların nasıl yapılandırıldığı içinse veri haritalama dokümantasyonuna göz atın.

Hangi veriler gerekir?

Müşterilerin neden beklediğini anlamak isteyen bir limonata tezgâhı işlettiğinizi düşünün. Her müşteriyle ilgili tüm ayrıntılara ihtiyacınız yok. Her siparişte hangi adımların izlendiğini bilmeniz yeterli.

Her olay için şunları kaydedin:

• Vaka kimliği: Sipariş numarası, aynı siparişe ait olayları birbirine bağlar.
• Etkinlik: “Siparişi al”, “Limonatayı hazırla” veya “Müşteriye servis yap” gibi, gerçekleşen olayın adı.
• Zaman damgası: Olayın gerçekleştiği zaman; olayları sıraya koymanızı sağlar.

Figure 1 — Her vakanın tüm ayrıntılarına değil, adımlara bakın.

Yapıyı göstermek için küçük bir örnek yeterlidir:

Bu alanlarla her siparişin izlediği sırayı ve her adımın ne kadar sürdüğünü görebilirsiniz. Sipariş türü veya satış kanalı gibi ek alanlar, bazı siparişlerin neden daha uzun sürdüğünü açıklar. Bu alanları, yanıtlamaya çalıştığınız bir soruya katkı sağladıklarında ekleyin.

Aynı mantık limonata tezgâhı dışındaki süreçler için de geçerlidir. Sipariş sürecinde vaka kimliği sipariş numarası olabilir, etkinlikler durum değişikliklerini gösterebilir ve zaman damgaları rapor dışa aktarımından değil, olay geçmişinden alınabilir. Alanlar eşleştirildikten sonra ProcessMind mevcut bir dışa aktarımı okur ve kaynak sistemde hiçbir şeyi değiştirmeden akışı Process Mining platformunda görünür hale getirir.

Kayıp limonata kayıtları vakası

Limonata tezgâhı yoğun, kuyruk da giderek uzuyor. Müşterilerin sipariş vermek için mi, hazırlık için mi beklediğini, yoksa bir sorunla mı karşılaştığını öğrenmek istiyorsunuz. Kanıtlar fişlere, sipariş kayıtlarına ve notlara dağılmış durumda.

Figure 2 — Tek bir siparişe ilişkin kanıtlar nadiren düzenli, tek bir tabloda bulunur.

Gerçek projelerde bu durum olağandır. Veriler vardır ama kullanıma hazır bir olay günlüğü halinde değildir. Farklı tablo veya sistemlerdeki kayıtları bir araya getirmeniz ve hangi alanların vakayı, etkinliği ve zaman damgasını temsil ettiğine karar vermeniz gerekir.

Yanıtlamak istediğiniz soruyu yazarak başlayın, ardından bu soruya yanıt verecek kayıtları bulun.

• Siparişin çevrim süresini ölçmek için sipariş tanımlayıcısını ve ilgili durum değişikliklerinin zaman damgalarını bulun.
• Kanalları karşılaştırmak için kanal bilgisini ek bir öznitelik olarak ekleyin.
• Şikâyetleri anlamak için, tutarlı biçimde kaydedilmişse şikâyetle ilgili etkinlikleri veya sonuçları ekleyin.

Böylece ilk veri aktarımını odaklı tutarsınız. Her sistemdeki tüm alanları toplamanız gerekmez. Süreci yeniden oluşturup soruyu incelemeye yetecek kadar veri toplamanız yeterlidir.

Elinizde Excel veya CSV dışa aktarımı varsa yeni bir aktarım hazırlamasını veri ekibinizden istemeden önce dosyayı inceleyin. Mevcut alanların neleri desteklediğini ve daha iyi bir aktarımın neler ekleyebileceğini görebilirsiniz.

Veri arayışı

Process Mining veri kaynakları genellikle işleri gerçekleşirken kaydeden sistemlerdir: ERP, CRM, ITSM platformu, biletleme aracı veya başka bir operasyonel uygulama. İhtiyacınız olan kayıtlar bir veritabanında, raporda ya da dışa aktarımda bulunabilir.

Süreç sahibine ve sistem sahibine önemli olayların nerede kaydedildiğini sorun, ardından birkaç gerçek vakayı baştan sona izleyin. Her adım için vaka tanımlayıcısının, olay adlarının ve zaman damgalarının bulunup bulunmadığını kontrol edin.

1. Bir süreç ve bir soru seçin

   Siparişler nerede bekliyor veya en çok zaman kaybettiren devir teslim hangisi?

2. Sistemi ve sahibini bulun

   İşleri kaydeden uygulama ve bu uygulamayı yöneten ekip.

3. Olay geçmişini arayın

   Mevcut durumun anlık görüntüsü yerine durum değişikliklerini içeren bir rapor veya tablo.

4. Vaka kimliğini kontrol edin

   Bağlamak istediğiniz her olayda aynı tanımlayıcı bulunmalıdır.

5. Önce küçük bir örneği dışa aktarın

   Daha büyük bir veri aktarımı istemeden önce küçük bir örneği inceleyin.

Sırf erişilebilir diye her tabloyu almayın. Odaklı bir veri aktarımını incelemek, temizlemek ve açıklamak daha kolaydır. Süreç birden fazla sisteme yayılıyorsa kayıtların nasıl bağlandığını, örneğin bir CRM kaydını ERP kaydına hangi sipariş numarasının bağladığını not edin.

Yaygın kaynaklara genel bakış için verilerin nereden alınacağını açıklayan dokümantasyona göz atın. Birden fazla sistemdeki verileri birleştirmeniz veya dönüştürmeniz gerekiyorsa Process Mining için ETL rehberi bu kısmı ele alıyor.

Veri temizliği

Bir dışa aktarımda yinelenen olaylar, eksik zaman damgaları, tutarsız durum adları, test siparişleri veya incelemek istediğiniz sürece ait olmayan kayıtlar bulunabilir. Bu, dışa aktarımın işe yaramaz olduğu anlamına gelmez. Ancak sonuçları yorumlamadan önce her satırın neyi temsil ettiğini bilmeniz gerekir.

Verileri birkaç turda gözden geçirin:

• Yinelenen kayıtlar: Tekrarlanan satırların gerçekten yinelenen olaylar mı yoksa yanlışlıkla kopyalanmış kayıtlar mı olduğunu kontrol edin.
• Zaman damgaları: Eksik değerleri, farklı formatları, beklenmeyen saat dilimlerini ve sırası bozulmuş görünen olayları arayın.
• Etkinlikler ve durumlar: Aynı anlama gelen etiketleri standartlaştırın; farklı adımları temsil eden durumları ise ayrı tutun.
• Test veya iptal edilmiş kayıtlar: Analize dahil edilip edilmeyeceklerine karar verin, dışarıda bıraktığınız kayıtları ve nedenini not edin.
• Vaka kimlikleri: Bir vakayı birkaç parçaya bölebilecek veya ilgisiz vakaları birleştirebilecek boş ya da değişen tanımlayıcıları kontrol edin.

Sırf farklı görünüyorlar diye sıra dışı vakaları verilerden çıkarmayın. Önce bunların geçerli istisnalar mı yoksa veri hataları mı olduğunu belirleyin. Hazırlanan veri setini kaynakla karşılaştırarak açıklayabilmek için her değişikliği kaydedin.

Process Mining’de veri kalitesi genellikle evet veya hayır diye yanıtlanabilecek bir konu değildir. Önemli olan, sorunuzun dayandığı alanların tutarlı davranıp davranmadığıdır; bu nedenle bir örneği incelemek, sözlere güvenmekten daha değerlidir. ProcessMind kalite bilgisini doğrudan veri setinde gösterir: yüzde içeren bir kalite rozeti ve eksik değerler, tutarsız değerler ve zaman damgası sorunları dahil skoru etkileyen unsurları açıklayan bir panel. Sonuca göre harekete geçmeden önce ne ölçüde güvenebileceğinizi görebilir, sorunları düzelttikçe skorun nasıl değiştiğini izleyebilirsiniz. Ayrıntılar için veri kalitesi dokümantasyonuna göz atın.

İnceleme yinelemeli ilerler: bir örnekle başlayın, alanları eşleştirin, ortaya çıkan süreci inceleyin ve yanlış görünen noktaları araştırın. Veri temizleme ve hazırlama rehberi yaygın adımları ve kontrolleri açıklar.

Verileri analize hazırlama

Kayıtları bulup inceledikten sonra kaynak sütunları, süreç analizinin ihtiyaç duyduğu alanlarla eşleştirin. Kaynak sistemde farklı adlar kullanılmış olabilir; önemli olan, alanların ne anlama geldiğinin açık olmasıdır.

Bir etkinlik, belirsiz bir yorumu değil, süreçte gerçekleşen bir olayı tanımlamalıdır. “Müşteri memnun” bir görüş ya da not olabilir; sistem bu durumu kaydediyorsa “Sipariş teslim edildi” daha açık bir olay tanımıdır. Zaman damgası olarak raporun dışa aktarıldığı zamanı değil, olayın gerçekleştiği zamanı yansıtan değeri seçin.

Her sütunu elle eşleştirmeniz de gerekmez. Veri setini haritalarken ProcessMind olası eşleşmeleri önerir. AI veri önerileri, olası eşleşmeleri güven skoruyla birlikte gösterir; ardından analizi daha net hâle getirebilecek öznitelikleri, etkinlikleri veya kaynakları önerir. Alan listelerinde arama yapmak yerine önerileri inceleyip onaylarsınız. Böylece haritalama için bir haftanızı değil, bir öğleden sonranızı ayırmanız yeterli olabilir. AI veri önerilerine göz atın.

İyi bir haritalama, süreci işi bilen kişilerin anlayabileceği hâle getirir. Etkinlik adlarını süreç sahibiyle birlikte gözden geçirin; vaka kimliğinin ve zaman damgalarının beklendiği gibi çalıştığını doğrulayın. Veri haritalama dokümantasyonu, veri setini nasıl yapılandıracağınızı açıklar. Etkinlikleri haritalama rehberinde ise etkinlik tanımlarını bulabilirsiniz.

Ne kadar veriye ihtiyacınız var?

Her sürece uygun tek bir vaka sayısı ya da geçmiş verinin kapsaması gereken tek bir süre yoktur. İhtiyacınız olan veri miktarı; sürecin ne sıklıkta yürütüldüğüne, ne kadar değişkenlik beklediğinize ve neleri karşılaştırmak istediğinize bağlıdır.

İlk kontrol için hem olağan işleri hem de incelemek istediğiniz istisnaları kapsayacak kadar vaka kullanın. İlgili süreç döngülerini ve zaman içindeki anlamlı değişiklikleri görebileceğiniz kadar geçmiş veriyi dahil edin. Elinizde yalnızca kısa bir dönemden veya küçük bir örneklemden alınmış veri varsa şema ve haritalamayı yine de test edebilirsiniz; ancak sonuçların geneli temsil ettiğini varsaymayın.

Daha fazla veri, daha az rastlanan yolları ortaya çıkarabilir; ancak hazırlık ve analiz süresini de uzatır. Önce belirli bir döneme odaklanın, ilk sonuçlar yeni sorular doğurursa kapsamı genişletin. Büyük bir Event Log üzerinde çalışıyorsanız, ne kadar geçmiş veri yükleyeceğinize karar vermeden önce Process Mining performansı ve ölçeklenebilirliği hakkındaki yönergeleri inceleyin.

Biçim ve yükleme seçenekleri

İlk projeniz için ekibinizin hazırlayıp inceleyebileceği bir dışa aktarım kullanın. ProcessMind, CSV ve Excel dosyaları dahil yaygın elektronik tablo ve ayrılmış değerli dosya iş akışlarını destekler; büyük Event Loglar için Parquet veya ORC kullanabilirsiniz. Dosyayı yüklemek birkaç dakika sürer: dosyayı ekleyin, algılanan sütunları gözden geçirin ve bağlayıcılarla ilgili karar vermeden önce sürecinizi görün. Adımları veri setinizi nasıl yükleyeceğinizi anlatan belgede bulabilirsiniz.

Tüm veri setini yeniden oluşturmadan yeni kayıtlar eklemeniz gerektiğinde verileri artımlı olarak da yükleyebilirsiniz. Uygun yöntem, kaynak verilerinizin nasıl üretildiğine ve ne sıklıkta değiştiğine bağlıdır. Ayrıntılar için desteklenen veri biçimleri ve artımlı veri yükleme dokümantasyonuna göz atın.

Verileri düzenli olarak yükleyeceğiniz bir yapı için API uygun olabilir. Kullanabileceğiniz seçenekleri öğrenmek için veri API’si dokümantasyonunu inceleyin. Verileri nasıl çıkarıp dönüştüreceğinize ve yükleyeceğinize karar veriyorsanız ETL rehberiyle başlayın.

Yüklememeniz gereken veriler

Yalnızca süreçle ilgili soruyu yanıtlamak için gereken verileri dahil edin. Özellikle serbest metinli notlarda, yorumlarda veya açıklamalarda beklemediğiniz kişisel bilgiler bulunabilir. Dışa aktardığınız verileri yüklemeden önce inceleyin; analiz için gerekli olmayan alanları kaldırın veya maskeleyin.

Kuruluşunuzun hangi verilere izin verdiğini doğrulamak için gizlilik, güvenlik ve veri yönetişimi ekiplerinizle birlikte çalışın. Adlara veya doğrudan kimlik belirleyici başka bilgilere gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını değerlendirin. Amacınıza ve politikalarınıza uygunsa birçok analiz için ekip, rol veya takma adla tanımlanmış bir kimlik yeterlidir.

Süreç analizini daha fazla kişisel veri toplamak için gerekçe olarak kullanmayın. Veri setini, süreci anlamak için gereken alanlarla sınırlı tutun; erişim, saklama ve işleme kurallarınıza uyun. ProcessMind kiracıları birbirinden ayırır ve erişimi rollere göre denetler. Denetim günlüğü, kimin hangi verileri görebildiğini kaydeder; böylece bu soruyu daha sonra yanıtlayabilirsiniz. Kullanıcılar, roller ve izinler, denetim günlüğü ve gizlilik politikamız hakkında bilgi edinin.

Veri ekibinizin desteğini alın

Açık bir talep, veri ekibinizin işi tahmin etmesine yardımcı olur ve gereksiz veri çıkarımını önler. Aşağıdaki bilgileri içeren tek sayfalık bir brief gönderin:

• Süreç: Sürecin adını, başlangıç ve bitiş noktalarını belirtin.
• Soru: Siparişlerin nerede beklediği gibi öğrenmek istediklerinizi açıklayın.
• Kapsam: Dahil edilecek sistemleri, tarih aralığını ve vaka türlerini belirtin.
• Gerekli alanlar: Her olay için vaka kimliği, etkinlik ve zaman damgası isteyin.
• İşe yarayacak alanlar: Yalnızca soruyu yanıtlamak için gereken öznitelikleri listeleyin.
• Örnekler: Gerekli yerlerde hassas değerleri kaldırılmış, süreci temsil eden birkaç vaka ekleyin.
• Kontroller: Ekipten eksik kimlikleri ve zaman damgalarını, yinelenen olayları ve belirsiz durum değerlerini bildirmesini isteyin.
• Gizlilik: Hangi alanların paylaşılabileceğini ve kaldırılması ya da maskelenmesi gereken alanlar olup olmadığını doğrulayın.

Ekibin ihtiyaç duyduğunuz yapıyı somut bir örnekle görmesi için Event Log rehberini paylaşabilirsiniz. Verilerin belirli bir sistemden alınması gerekiyorsa ilgili süreç iyileştirme rehberine yönlendirin. Dışa aktarım dosyanız hazır olduğunda verileri yüklemek ve süreci görüntülemek için başlangıç rehberini izleyin.

Sonraki adım: Verilerinizi yükleyip haritalayın

Verilerinizin ilk analizi destekleyip destekleyemeyeceğini görmek için kusursuz bir dışa aktarıma ihtiyacınız yok. Mevcut bir dışa aktarımla başlayın, gerekli üç alanı kontrol edin ve daha büyük bir veri projesine yatırım yapmadan önce nelerin ele alınması gerektiğini görün.

İlk süreç haritasının ötesinde de fayda elde edersiniz. Veri seti yüklendikten sonra ProcessMind, Süreç sağlığı özelliğiyle süreci hazır metrikler üzerinden puanlar. Her süreç için tekrarlanabilir tek bir skor sunar. Bu skor, CURES çerçevesinin beş boyutuna dayanır: Uyumluluk, Tutarlılık, Yeniden çalışma, Verimlilik ve Akıcılık. Skor, nereden başlayacağınızı gösterir; aynı Dashboardlar nelerin düzeltilmesi gerektiğine de işaret eder. Böylece ilk veri setiniz yalnızca bir görüntü değil, üzerinde çalışabileceğiniz bir görev listesi sunar. Süreç sağlığı ve skorları, Process Intelligence kullanıcı lisansına dahildir.