您的财务报告 - 日记账分录数据模板

Microsoft Dynamics 365
您的财务报告 - 日记账分录数据模板

您的财务报告 - 日记账分录数据模板

此模板为您分析财务报告 - 日记账分录流程所需的核心数据点提供了全面指南。它概述了要收集的关键属性和要跟踪的核心活动,确保您能够为有效的 Process Mining 计划捕获所有必要信息。此外,您还将找到有关从源系统提取这些数据的实用指导。
  • 建议收集的属性
  • 需要追踪的关键活动
  • Microsoft Dynamics 365 提取指南
不熟悉事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

财务报告 - 日记账分录属性

为了进行全面的财务报告 - 日记账分录分析,建议在事件日志中包含以下数据字段。
3 必填 7 推荐 11 可选
名称 描述
Event 时间
EventTime
指示活动或事件发生的确切时间戳。
描述

事件时间记录了日记账分录流程中特定活动发生的日期和时间。此按时间顺序排列的数据对于排列事件顺序和计算事件之间的时长至关重要。

在分析中,此时间戳用于为每个 case 构建时间线,这对于计算所有基于时间的指标(如周期时间、处理时间和等待时间)至关重要。它可以识别步骤之间的延迟,并支持与瓶颈和 SLA 合规性相关的仪表板。

为何重要

此时间戳对于正确排列事件顺序以及计算所有基于时长的 KPI(如周期时间和处理延迟)至关重要。

获取方式

事件时间戳通常存在于工作流历史日志、审计追踪表(如 SysDatabaseLog)中,或作为 LedgerJournalTable 和 LedgerJournalTrans 等相关记录的创建/修改时间戳。

示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:10Z
日记账分录 ID
JournalEntryId
日记账分录的唯一标识符,用作主要的 case 标识符。
描述

日记账分录 ID 唯一地链接了与单个日记账分录交易相关的所有活动和数据点。它允许对日记账的生命周期进行完整的端到端跟踪,从创建、审核到最终在总账中过账。

在 Process Mining 分析中,此属性是重构流程流的基础。每个唯一的日记账分录 ID 代表流程的一个实例,从而能够对单个财务交易的流程变体、周期时间和合规性进行详细检查。

为何重要

这是从头到尾跟踪日记账分录的基本关键,使得分析每个 case 的完整流程流成为可能。

获取方式

此标识符通常可在日记账标头表中找到,例如 LedgerJournalTable,通常位于名为 JournalNum 的字段中。

示例
JRN-0012345JV-2023-08-156GENJ0000891
活动名称
ActivityName
发生的特定业务流程步骤或 event 的名称。
描述

此属性描述了日记账分录生命周期中的单个事件或任务,例如“已创建日记账分录”、“日记账已提交审批”或“已过账日记账分录”。这些活动构成了发现的流程图节点。

分析这些活动的顺序和频率是 Process Mining 的核心。它揭示了实际的流程流,有助于识别与标准程序的偏差,并突出显示活动耗时超出预期或重复发生的瓶颈环节。

为何重要

此属性定义了流程中的步骤,构成了流程图的骨架,并支持对流程流和变体进行分析。

获取方式

这是一个从 Microsoft Dynamics 365 内的系统事件、状态更改或工作流日志中派生的概念性属性。

示例
已创建日记账分录日记账已提交审批日记账已批准日记账分录已过账
事件结束时间
EventEndTime
指示活动或事件完成的时间戳。
描述

事件结束时间标记了特定活动的完成。虽然 StartTime 指示事件何时开始,但 EndTime 提供了另一个边界,从而能够精确计算单个任务的时长。

在 Process Mining 中,同时拥有开始和结束时间可以计算活动处理时间,这与等待时间不同。这对于分析用户绩效的仪表板以及识别哪些特定任务(而不仅仅是任务之间的间隙)耗时最长至关重要。

为何重要

支持精确计算每项活动的耗时,这对于分析用户绩效和识别资源密集型任务至关重要。

获取方式

此数据可能明确存储在工作流日志中,或者可能需要通过使用序列中后续活动的 StartTime 来派生。

示例
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T15:00:00Z
凭证类型
JournalType
日记账分录的分类,例如总分类账或预提。
描述

“日记账类型”根据业务目的对分录进行分类,例如日常分录、预提、分配或抵销。这种细分对于理解不同的流程路径和行为至关重要。

此属性允许针对不同日记账类型进行流程过滤和比较。它对于“按类型的日记账分录吞吐量”仪表板至关重要,有助于分析某些类型的日记账是否更容易出现延迟、拒绝或返工。

为何重要

支持对分析进行分段,以对比不同业务用途的流程,这些流程可能具有不同的路径、周期时间和审批要求。

获取方式

这通常存储在日记账标头表 LedgerJournalTable 中与日记账名称或类型相关的字段(例如 JournalName)中。

示例
总分类账应计项目调整公司间转账工资单
拒绝原因
RejectionReason
审批流程中日记账分录被拒绝时提供的理由。
描述

当日记账分录被拒绝时,审批人通常会提供拒绝原因。此属性捕获了该信息,对于根本原因分析非常有价值。

这是“日记账分录拒绝率分析”仪表板的主要属性。通过对拒绝原因进行分类和分析,组织可以识别常见问题(如记录不正确、违反政策或数据录入错误),然后实施有针对性的培训或流程改进。

为何重要

解释返工发生的原因,为降低拒绝率和提升首次审批通过率提供直接洞察。

获取方式

此信息通常存储在与拒绝步骤关联的工作流历史记录或注释部分中。

示例
支持性单据不足使用了错误的科目超过审批限额重复分录
日记账总金额
JournalTotalAmount
日记账分录的总货币价值,通常是借方总额。
描述

此属性代表日记账分录的总财务价值。它可用于将分录归入不同的价值范围,例如低、中、高价值。

基于财务价值分析流程可以揭示重要的模式。例如,高价值的日记账分录可能会遵循更严格的审批流程,涉及更多步骤和更长的周期时间。此属性对于重要性分析以及理解流程低效带来的财务影响至关重要。

为何重要

支持按金额价值对流程进行细分,这通常与流程复杂性、风险等级和审批流相关联。

获取方式

此值可能需要通过汇总每个日记账分录的日记账行表 LedgerJournalTrans 中的借方金额来计算。

示例
1500.75125000.0050.25
日记账状态
JournalStatus
日记账分录的当前或最终状态。
描述

此属性指示日记账分录在特定时间点的状态,例如“草稿”、“审核中”、“已批准”、“已拒绝”或“已过账”。它提供了分录在其生命周期中所处位置的快照。

分析状态有助于了解 case 的结果。它可用于过滤所有被拒绝的日记账,或跟踪特定阶段的日记账数量。此属性通过为吞吐量和状态分析提供背景信息,支持多个仪表板。

为何重要

为每条日记账分录提供明确的结果,从而能够分析成功率、拒绝率以及不同阶段的工作量。

获取方式

状态通常可以在日记账标头表 LedgerJournalTable 中找到,或根据工作流状态派生。

示例
草稿已提交已批准已过账已驳回
法人实体
LegalEntity
记录日记账分录的法人实体或公司代码。
描述

法人实体代表组织内记录财务交易的特定公司或业务单位。这是财务系统中一个基础的组织维度。

在 Process Mining 中,此属性允许在组织的不同部分之间比较日记账分录流程。它可以揭示某些法人实体是否具有更高效的流程、更高的拒绝率或更长的周期时间,从而有助于识别和分享最佳实践。

为何重要

支持对比不同公司或业务单元的流程绩效,突出显示差异和改进机会。

获取方式

这是 Dynamics 365 中的一个核心字段,通常在 LedgerJournalTable 等交易表中提供,通常与 DataAreaId 绑定。

示例
USMFDEMFGBSI
用户名称
UserName
执行该活动的用户姓名。
描述

此属性标识负责执行特定活动(如创建、审批或过账日记账分录)的员工或系统用户。它将流程步骤与人力资源联系起来。

按用户分析绩效是 Process Mining 的一项关键能力。它有助于构建“日记账分录用户绩效”仪表板,以比较不同用户或团队的活动时长和吞吐量。这可以突出表现优异者,识别培训需求,并协助工作负载平衡。

为何重要

将流程活动关联到特定人员,从而实现对用户绩效、工作负载分布和资源分配的分析。

获取方式

用户信息通常可在 LedgerJournalTable 等表的 createdBy 或 modifiedBy 字段中找到,或者在相关的工作流历史日志中找到。

示例
Alice SmithBob Johnsonsystem.batch
最后数据更新
LastDataUpdate
数据从源系统最后一次刷新的时间戳。
描述

此属性指示从源系统进行最新数据提取的日期和时间。它提供了分析和所含数据时效性的背景。

在仪表板中显示此信息可以向用户保证数据的及时性,并帮助他们了解当前流程分析涵盖的时间范围。它是任何 Process Mining 项目的关键元数据。

为何重要

提供有关数据时效性的关键背景,确保用户了解流程分析的实时程度。

获取方式

此时间戳在数据提取、转换和加载 (ETL) 过程中生成并存储。

示例
2023-10-27T02:00:00Z
处理时间
ProcessingTime
在一项活动上实际投入工作的时间长度。
描述

处理时间衡量的是活动开始与结束之间的时间,代表实际的工作时长。这与包含活动间等待时间的周期时间不同。

此计算指标对于“日记账分录用户绩效”仪表板至关重要。它有助于了解用户或团队完成特定任务所需的时间,排除了排队或等待时间的影响。这可以对资源效率进行更公平、更准确的评估。

为何重要

衡量活动的实际工作时间,从而在排除等待时间干扰的情况下分析用户和团队的效率。

获取方式

这是通过计算每个活动的 EventEndTime 与 EventTime (StartTime) 之间的差值来得出的。

示例
PT5M15SPT1H15MP1DT2H
审批 SLA 状态
ApprovalSlaState
指示日记账分录审批是否满足其服务水平协议 (SLA)。
描述

此属性根据日记账分录的审批周期是否在服务水平协议 (SLA) 定义的目标时间内完成来进行分类。可能的值通常为“达标”或“违规”。

这是“日记账分录审批 SLA 合规性”仪表板的核心指标。它提供了清晰的、面向业务的绩效与目标对比视图,有助于监控和管理审批流程的及时性,并在 SLA 经常未达标的情况下推动改进。

为何重要

将原始周期时间数据转化为清晰的业务结果(达标或违规),从而轻松跟踪与关键目标的对比绩效。

获取方式

这是一个计算属性。其逻辑需要将计算出的审批周期时间 KPI 与预定义的 SLA 目标进行比较。

示例
已达成已超期
审批级别
ApprovalLevel
指示多级审批工作流中的当前或已完成阶段。
描述

对于需要多级审批的日记账分录,此属性跟踪分录已到达的层级,例如“经理审批”或“总监审批”。

该属性有助于更详尽地分析审批瓶颈。它可以帮助确定延迟是否一致发生在审批链的特定级别,从而提示该阶段可能需要流程重新设计或资源重新分配。

为何重要

提供对多级审批工作流的可见性,有助于识别特定审批级别的瓶颈。

获取方式

此信息将派生自工作流历史日志,用于跟踪不同审批步骤的完成情况。

示例
Level 1: ManagerLevel 2: DirectorLevel 3: VP Finance
是否为自动过账
IsAutomatedPosting
标识日记账分录是自动创建还是自动过账的标签。
描述

此布尔属性区分由用户手动创建的日记账分录,以及由系统或子系统(如系统集成或自动分配流程)自动生成的日记账分录。

分析此属性有助于比较自动化流程与手动流程的效率和错误率。通过展示手动分录是否更容易出现错误、返工或延迟,它可以突显进一步自动化的机会。

为何重要

区分手动流程与自动化流程,从而能够比较它们的效率、准确性和合规性。

获取方式

这可能由“创建者”用户(例如系统或批处理用户)或日记账标头或类型配置上的特定标志指示。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
标识属于返工或更正循环一部分的活动的标签。
描述

此计算布尔属性对于拒绝后发生的活动(如“已更正日记账分录”或重复的“日记账已提交审批”)设为 true。它有助于隔离和量化返工。

此属性对于“日记账分录返工和更正循环”仪表板以及“返工率”KPI 至关重要。通过标记返工,可以轻松可视化并衡量更正循环的频率和影响,而这些循环是流程低效的主要来源。

为何重要

直接标注低效的返工循环,便于量化拒绝和更正对整体周期时间及成本的影响。

获取方式

这是一个在数据转换过程中通过分析 case 内活动顺序而得出的计算属性。

示例
truefalse
是否首次即正确
IsFirstTimeRight
标识日记账是否在未经历任何拒绝的情况下获得批准的标签。
描述

如果一条日记账分录从提交到批准的过程中没有经过任何“日记账被拒绝”或“日记账分录已更正”活动,则此 case 级布尔属性为 true。它是衡量流程质量的关键指标。

“一次审批通过率”KPI 直接由此属性计算得出。高比率表示流程高效且高质量,而低比率则预示着初始数据质量、需求清晰度或提交程序存在系统性问题。

为何重要

这是衡量流程质量的关键指标,突出了有多少日记账在没有返工的情况下顺利通过审批流程。

获取方式

这是一个在 case 级别通过分析每个日记账分录 ID 的活动顺序而得出的计算属性。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
提取 data 的记录系统。
描述

此属性标识日记账分录数据来源的源应用程序。对于此流程,该值通常是一个常量,例如“Microsoft Dynamics 365”。

在更广泛的分析背景下,特别是在具有多个 ERP 或集成系统的环境中,此字段有助于区分流程和数据源。它确保了数据来源的清晰性,对于数据治理和验证非常重要。

为何重要

识别数据来源,这对于数据治理以及涉及多个企业系统的跨平台分析至关重要。

获取方式

这是在数据提取、转换和加载 (ETL) 过程中添加的静态值,用于标记数据集的来源。

示例
Microsoft Dynamics 365D365 F&O
货币代码
CurrencyCode
日记账分录金额的货币。
描述

此属性指定了日记账分录的计价货币,例如美元、欧元或英镑。它为“日记账总额”提供了必要的背景信息。

虽然货币并不总是用于分析流程流本身,但对于基于日记账金额的任何财务报告或分析都至关重要。它允许对数值进行正确的汇总和比较,特别是在跨国组织中。

为何重要

为财务分析提供必要的背景,确保正确解读货币价值,尤其是在多货币环境下。

获取方式

货币代码通常可在日记账行表 LedgerJournalTrans 中找到。

示例
美元EURGBPJPY
过账日期
PostingDate
日记账分录过账到总账的日期。
描述

过账日期是交易影响总账余额的官方日期。此日期对于财务报告和结账期间至关重要。

此属性用于分析审批与过账之间的滞后时间,这是“日记账分录过账提前期”KPI 的重点。减少这种滞后通常是加速财务结账流程的关键目标。它还可以用于分析一段时间内的过账量。

为何重要

这对于计算过账前置时间 KPI,以及理解审批通过到交易正式计入总账之间的延迟至关重要。

获取方式

此日期通常存储在日记账标头表 (LedgerJournalTable) 或相关的已过账交易表中。

示例
2023-10-282023-11-012023-10-31
部门
DepartmentName
与日记账分录关联的部门或成本中心。
描述

部门或成本中心标识了负责财务交易或受其影响的内部业务部门。这是内部管理报告的关键维度。

此属性允许按部门分析日记账分录流程。它可以帮助回答以下问题:哪些部门提交的日记账最多?某些部门的拒绝率是否更高或审批时间更长?这对于有针对性的流程改进工作非常有用。

为何重要

提供按业务职能分析流程绩效的方法,有助于识别特定部门的瓶颈或培训需求。

获取方式

此信息通常作为财务维度在日记账行级别 (LedgerJournalTrans) 找到。

示例
销售财务市场营销运营
必填 推荐 可选

财务报告 - 日记账分录活动

为确保流程发现与分析准确,建议在事件日志中记录以下关键步骤与里程碑。
5 推荐 7 可选
活动 描述
已创建日记账分录
此活动标志着新日记账分录的启动。它在用户系统中创建新日记账标头记录时获取,并建立唯一的日记账分录 ID,作为流程分析的 case 标识符。
为何重要

这是流程的主要开始事件。分析从这一点到过账的时间对于衡量端到端周期时间和识别初始数据录入延迟至关重要。

获取方式

此事件是从 GeneralJournalEntry 或 LedgerJournalTable 实体中日记账标头的创建时间戳获取的。它通常是一个显式的记录创建事件。

捕获

使用 GeneralJournalEntry 或 LedgerJournalTable 上的“createdDateTime”字段。

事件类型 explicit
日记账分录已过账
此活动标志着日记账分录成功过账到总账,成为正式的财务记录。这是一个关键事件,在日记账标头状态更新为“已过账”时获取。
为何重要

这是流程的主要成功结束事件。它用于计算端到端周期时间及过账提前期,这些是衡量财务结账效率的关键指标。

获取方式

通过 LedgerJournalTable 上的状态字段更改(例如 JournalStatus 变为“已过账”)以及 GeneralJournalAccountEntry 表中相应分录的创建来获取。

捕获

识别日记账状态变为“已过账”的时间戳。

事件类型 inferred
日记账已批准
日记账分录已获得指定权限部门的批准,完成了审批工作流的最后一步。这通常通过日记账标头的状态更改(例如更改为“已批准”)来获取。
为何重要

这是一个关键里程碑,它标志着审批流程的结束并允许过账。这对于计算审批周期时间、过账提前期和一次通过率至关重要。

获取方式

根据 LedgerJournalTable 上的状态字段更改(例如 ApprovalStatus 变为“已批准”)或从指示最终审批状态的工作流历史表推断得出。

捕获

识别日记账状态变为“已批准”的时间戳。

事件类型 inferred
日记账已提交审批
代表将填好的日记账分录正式提交到审核和审批工作流中。这通常通过日记账标头的状态更改来推断,例如从“草稿”更改为“审核中”或“已提交”。
为何重要

这是启动审批循环的关键里程碑。衡量从提交到最终审批的时间对于识别审核流程中的瓶颈和监控 SLA 合规性至关重要。

获取方式

根据 LedgerJournalTable 上的状态字段更改(例如 ApprovalStatus 变为“审核中”)或从与该日记账关联的工作流历史日志推断得出。

捕获

识别日记账状态更改为“已提交”或“审核中”状态的时间戳。

事件类型 inferred
日记账被拒绝
日记账分录已被审核人或审批人拒绝,需要更正。此事件通过日记账的状态更改(例如更改为“已拒绝”或“需要更正”状态)来获取。
为何重要

跟踪拒绝情况是计算拒绝率和识别返工根本原因的基础。它突出了数据质量、合规性或用户培训方面的问题。

获取方式

根据 LedgerJournalTable 上的状态字段更改(例如 ApprovalStatus 变为“已拒绝”)或从工作流历史日志推断得出。

捕获

识别日记账状态变为“已拒绝”的时间戳。

事件类型 inferred
尝试日记账过账
此活动表示用户已启动已获批日记账的过账流程。如果系统记录了过账作业的开始,则可以显式获取此活动。
为何重要

区分“尝试过账”和“成功过账”有助于诊断系统性能问题或影响财务结账的批处理作业延迟。

获取方式

这可能是在批处理作业历史表中记录的显式事件,也可能是根据 LedgerJournalTable 上“过账进行中”的状态更改推断出来的。

捕获

需要分析与总账过账程序相关的批处理作业或系统日志。

事件类型 explicit
已发起日记账分录冲销
此事件代表冲销之前已过账日记账分录流程的开始。当用户在系统中启动冲销操作时,将获取此事件。
为何重要

跟踪冲销有助于识别更正已过账分录的频率和原因。这可以指向初始数据录入或审批阶段的潜在问题。

获取方式

这通常是一个显式的用户操作,可以从审计追踪中获取,或者通过识别与原件关联的新冲销日记账的创建来获取。

捕获

使用被标记为已过账日记账冲销的新日记账分录创建事件。

事件类型 explicit
日记账分录已冲销
标记日记账分录冲销流程的完成,即冲销分录成功过账。这可作为错误日记账生命周期的另一种终点。
为何重要

此活动为更正后的分录提供结项,并有助于分析过账后调整所花费的总精力,这会影响整体流程效率。

获取方式

当新的冲销日记账分录本身进入“已过账”状态时捕获。与原始日记账的关联通过引用字段维持。

捕获

识别关联冲销日记账分录的“已过账”状态事件。

事件类型 inferred
日记账分录已更正
此活动表示用户修改了之前被拒绝的日记账分录。这通常通过在记录“已拒绝”状态后检测对日记账标头或其行的修改来推断。
为何重要

此活动明确标识了返工。分析更正循环的频率和时长有助于优化流程并减少手动工作。

获取方式

通过在发生“日记账已拒绝”事件后,跟踪 LedgerJournalTable 或 LedgerJournalTrans 表上的“modifiedDateTime”和“modifiedBy”字段来推断。

捕获

将“已拒绝”状态的时间戳与创建者后续的修改时间戳进行对比。

事件类型 inferred
日记账审核已开始
此活动标志着审核人开始主动处理提交的日记账。这可以从日记账分配给审核人或审核人首次打开记录进行检查时推断出来。
为何重要

此活动有助于衡量审核人移交时间,即从提交到开始审核之间的延迟。它可以揭示资源分配或通知方面的问题。

获取方式

这通常没有明确记录。它可能从工作流分配日志中推断出来,或者需要将提交时间戳与审核人用户的首次修改时间戳进行比较。

捕获

需要分析工作流用户分配日志或用户活动日志,这些可能不是标准日志。

事件类型 inferred
日记账已重新提交审批
更正后的日记账分录被送回审批工作流,开始新的审核周期。这是通过状态从“已拒绝”或“草稿”变回“审核中”或“已提交”推断出来的。
为何重要

此活动标志着返工循环的开始。统计这些事件有助于量化返工率和每条日记账分录的平均审批循环次数。

获取方式

根据工作流历史记录推断,或通过跟踪 LedgerJournalTable 上的状态更改(即状态从拒绝状态回到提交状态)得出。

捕获

识别同一日记账在“已拒绝”状态事件之后发生的“已提交”状态事件。

事件类型 inferred
日记账行已添加
此事件表示已在日记账分录中添加了借方或贷方行。每当创建新的交易行并将其与日记账标头关联时,都会获取此事件。
为何重要

跟踪行项目创建有助于了解不同日记账类型的复杂性和数据录入工作量。它还可以突出标头创建与行完成之间的延迟。

获取方式

从关联到日记账表头的 LedgerJournalTrans 实体记录的创建时间戳中获取。每行创建都是一个独立的事件。

捕获

对 LedgerJournalTrans 表中的每条记录使用“createdDateTime”字段。

事件类型 explicit
推荐 可选

提取指南

如何从 Microsoft Dynamics 365 获取您的数据