Process Mining para comprobar el cumplimiento en el sector bancario

Conformidad de procesos bancarios: qué debe mostrar la evidencia

En los bancos, comprobar la conformidad de un proceso consiste en verificar si las actividades de cada caso siguen el proceso aprobado y sus controles. Process Mining compara los datos del Registro de eventos con el estándar documentado para identificar desviaciones y variantes que no se ajustan al proceso. Después, permite exportar pruebas de auditoría para los procesos de control del banco. No certifica el cumplimiento.

¿Qué preguntas sobre los controles puede responder?

Para la apertura de cuentas, la aprobación de préstamos u otro proceso incluido en el alcance, utilice la evidencia disponible para investigar:

• ¿Quién aprobó el caso? Revise las actividades registradas y los atributos del caso para saber quién realizó o aprobó cada paso.
• ¿Se completaron los pasos necesarios en el orden correcto? Compare la secuencia de eventos con el proceso aprobado para detectar actividades omitidas, repetidas o fuera de orden.
• ¿Qué evidencia respalda la decisión? Revise los datos de eventos y los detalles del caso en sus sistemas de origen. La evidencia disponible depende de los campos registrados en el Registro de eventos.
• ¿Dónde está la brecha de control? Encuentre casos en los que falte una actividad de control prevista, se produzca en un momento inesperado o dé lugar a una ruta que no se ajuste al proceso.

Este análisis ayuda a su equipo a evaluar el funcionamiento de los controles. El banco es responsable de interpretar los hallazgos y decidir si se cumplen sus requisitos.

¿Cómo detecta desviaciones la comprobación de conformidad?

Documente el proceso previsto y compárelo con el proceso reconstruido a partir de los datos de eventos. Los resultados muestran dónde difieren los casos observados del estándar, incluidas las actividades faltantes, los pasos inesperados y los cambios en la secuencia.

Una variante que no se ajusta al proceso es una ruta distinta del flujo previsto. Agrupar los casos por variante permite ver si una desviación es aislada o recurrente. Así, puede revisar los casos pertinentes y la evidencia disponible, en lugar de basarse únicamente en una muestra.

Comprenda la comprobación de conformidad

¿Qué aspecto tienen una desviación y su evidencia?

Supongamos que el proceso aprobado para abrir cuentas exige una revisión antes de la aprobación. El Registro de eventos muestra que algunos casos se aprobaron antes de que quedara registrada la revisión.

Exporte la evidencia de cada caso de su análisis para revisarla. La exportación solo puede incluir información presente en los datos que proporcione. Sirve de apoyo para el trabajo de auditoría, pero no certifica el cumplimiento ni sustituye la evaluación de los controles del banco.

Descubra cómo es la evidencia lista para una auditoría

¿Qué procesos bancarios puede examinar?

Process Mining puede ayudarle a examinar procesos bancarios cuando los datos de eventos registran las actividades y su secuencia. Algunos ejemplos son:

• Apertura de cuentas y revisiones KYC
• Evaluación y aprobación de préstamos
• Procesamiento de transacciones y excepciones de pago
• Incorporación de clientes y solicitudes de servicio

Para analizar el proceso KYC con Process Mining, busque solicitudes de información repetidas, pasos de revisión omitidos o traspasos inesperados, siempre que los datos de origen registren esos eventos. La guía de incorporación KYC para PEGA enumera las actividades que debe buscar, las tablas que debe extraer y una plantilla de datos que puede completar.

Satisfacción del cliente al abrir cuentas y durante el proceso KYC

Una solicitud de información repetida, un paso de revisión omitido o una espera entre dos pasos son situaciones que el solicitante experimenta directamente y que también quedan registradas en el registro de eventos. Compare las variantes del mismo proceso según el tiempo transcurrido y la frecuencia con que un caso vuelve a un paso anterior. Después, abra los casos más lentos y revise qué ocurrió. Así podrá analizar la satisfacción del cliente desde la perspectiva del proceso. La puntuación proviene de sus propias encuestas, y conviene comparar ambas fuentes lado a lado.

El mismo método sirve para solicitudes de préstamos, tarjetas y servicios, siempre que sus datos registren el tiempo transcurrido en cada caso.

¿Cómo investigar una brecha de control?

Empiece con el proceso aprobado y las actividades de control que su equipo espera encontrar. Compare esas expectativas con los casos reales y revise las desviaciones por variante del proceso, caso, período u otros atributos disponibles.

Para cada hallazgo, compruebe que los datos de eventos estén completos y que el registro del caso respalde su interpretación. La ausencia de un evento puede indicar una brecha de control o deberse a un registro incompleto. Confirme la causa con las personas responsables del proceso y de los controles antes de decidir qué hacer.

¿Cómo puede ayudar Process Mining a optimizar los procesos bancarios?

La optimización de los procesos bancarios empieza por detectar dónde la ejecución real difiere del flujo aprobado. Process Mining puede mostrar dónde esperan los casos, se repiten actividades o se siguen rutas inesperadas. Esto ofrece a los equipos de operaciones, riesgos y control interno una base común para decidir qué investigar.

ProcessMind también ofrece mapeo de procesos, Dashboards y KPI. Utilícelos para documentar el estándar y supervisar las métricas que defina su equipo. Process Simulation puede ayudarle a evaluar cambios propuestos antes de implementarlos, pero no los ejecuta.

Para obtener una visión más amplia de cómo el análisis de procesos contribuye a la mejora, lea nuestra guía sobre la mejora de procesos basada en datos y descubra cómo analizar su proceso.

¿Cómo empezar?

Elija un proceso de cuentas en el que sea importante contar con evidencia de control y haya datos de eventos disponibles. Defina la secuencia aprobada, los controles necesarios y los campos del caso que su equipo debe revisar.

Después, compare el estándar con la ejecución real. Compruebe un conjunto pequeño de desviaciones con los registros de origen, confirme que el Registro de eventos incluya las actividades pertinentes y determine si los hallazgos apuntan a una brecha de control, una variación del proceso o un problema con los datos. Cuando el análisis funcione para su equipo, aplique el mismo método a otro proceso.

Compruebe la conformidad en un proceso de cuentas

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